Quittung über eine Teilzahlung
Quittung über eine Teilzahlung als Vorlage: zeigen, wie eine Zahlung auf offene Rechnungen verteilt wurde und was je Rechnung noch offen ist.
Vorlagen nach Branche
- Teilzahlung auf Rechnung INV-2026-0412
- Restbetrag Rechnung INV-2026-0377 ausgeglichen
- Mahngebühr zu INV-2026-0377, wie vereinbart
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Teilzahlung auf Rechnung INV-2026-0412“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Mahngebühr zu INV-2026-0377, wie vereinbart“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Kunden, die in Raten zahlen, zahlen selten passgenau: Eine Überweisung deckt vielleicht die Hälfte einer Rechnung, den Rest einer älteren und eine kleine Gebühr. Die Quittung über eine Teilzahlung hält fest, wie Sie das Geld verbucht haben, damit Ihre Buchhaltung und die des Kunden danach dieselben offenen Beträge zeigen. Die Vorlage gibt jeder Rechnung eine eigene Zeile mit Nummer; was je Rechnung noch offen ist, steht in den Anmerkungen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Teilzahlung auf Rechnung INV-2026-0412, Restbetrag Rechnung INV-2026-0377 ausgeglichen, Mahngebühr zu INV-2026-0377, wie vereinbart: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Teilzahlung auf Rechnung INV-2026-0412
- Nennen Sie die Rechnungsnummer und schreiben Sie dazu, was nach dieser Zahlung darauf noch offen ist.
- Restbetrag Rechnung INV-2026-0377 ausgeglichen
- Vermerken Sie, dass die ältere Rechnung damit ausgeglichen ist, damit der Kunde sie in seiner Buchhaltung schließen kann.
- Mahngebühr zu INV-2026-0377, wie vereinbart
- Berechnen Sie eine Mahngebühr nur, wenn Ihre Bedingungen oder eine schriftliche Absprache sie vorsehen, und ordnen Sie sie der Rechnung zu.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Zeigen Sie, auf welche Rechnung welcher Teil der Zahlung entfällt, was auf jeder noch offen ist und wann und wie gezahlt wurde.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Teilzahlung auf Rechnung INV-2026-0412“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Restbetrag Rechnung INV-2026-0377 ausgeglichen“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Mahngebühr zu INV-2026-0377, wie vereinbart“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
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- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: eine Überweisung für zwei Rechnungen
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Kunde schuldet 4.000 € auf Rechnung 0412 und noch 420 € auf Rechnung 0377, dazu eine vereinbarte Mahngebühr von 25 €. Mit einer einzigen Überweisung zahlt er einen Teil der ersten Rechnung und die zweite vollständig.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Teilzahlung auf Rechnung INV-2026-0412 | 1 × 1.500,00 € | 1.500,00 € |
| Restbetrag Rechnung INV-2026-0377 ausgeglichen | 1 × 420,00 € | 420,00 € |
| Mahngebühr zu INV-2026-0377, wie vereinbart | 1 × 25,00 € | 25,00 € |
| Rechnungssumme | 1.945,00 € | |
| Erhalten | 1.945,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Die Quittung bestätigt den Eingang von 1.945,00 €. Rechnung 0377 und die Gebühr sind erledigt; zu Rechnung 0412 steht in den Anmerkungen, dass noch 2.500 € offen sind: 4.000 € abzüglich der heute verbuchten 1.500 €.
Häufige Fehler bei Teilzahlungen
- Die fällige Rate quittieren statt des Betrags, der tatsächlich einging.
- Das Geld einer neueren Rechnung zuordnen, obwohl der Kunde eine ältere bestimmt hat.
- Den offenen Rest weglassen, sodass der Kunde glaubt, alles sei bezahlt.
- Auf der Quittung Steuer ausweisen, die schon auf der Rechnung stand.
- Mehreren Raten dieselbe Quittungsnummer geben.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Auf welche Rechnung verbuche ich eine Teilzahlung zuerst?
Folgen Sie der Bestimmung des Kunden, etwa im Verwendungszweck der Überweisung. Fehlt sie, verrechnen viele Betriebe zuerst die älteste Rechnung; nennen Sie die gewählte Reihenfolge auf der Quittung.
Brauche ich für jede Rate eine neue Quittung?
Ja. Jede Zahlung erhält eine eigene Quittung mit eigener Nummer und eigenem Datum; in den Anmerkungen kann die bisher gezahlte Summe stehen, dann erzählt die jüngste Quittung den ganzen Verlauf.
Der Kunde hat weniger als die vereinbarte Rate gezahlt. Und nun?
Quittieren Sie genau den eingegangenen Betrag, nicht die fällige Rate. Notieren Sie den Fehlbetrag und vereinbaren Sie schriftlich, wann er ausgeglichen wird.
Ersetzt die Quittung über eine Teilzahlung eine Rechnung?
Nein. Sie bestätigt den Eingang auf Rechnungen, die Sie bereits gestellt haben; die Umsatzsteuer steht dort. Weisen Sie die Steuer auf der Quittung nicht noch einmal aus.
Was gilt, wenn Bankgebühren abgezogen wurden?
Quittieren Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag und vermerken Sie die Differenz. Ob Sie sie nachfordern, richtet sich nach Ihren Zahlungsbedingungen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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