Quittung über die Schlusszahlung
Quittung über die Schlusszahlung als Vorlage: Restbetrag nach Anzahlung, freigegebene Änderungen und Montage, mit dem klaren Vermerk „vollständig bezahlt“.
Vorlagen nach Branche
- Restbetrag zu Auftrag Q-2207 nach Anzahlung
- Freigegebene Änderung: Griffe aus Messing
- Lieferung und Montage vor Ort
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Restbetrag zu Auftrag Q-2207 nach Anzahlung“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Lieferung und Montage vor Ort“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Die Quittung über die Schlusszahlung ist das letzte Papier eines Auftrags, der in Stufen bezahlt wird: zuerst die Anzahlung, vielleicht eine Zwischenzahlung, jetzt der Rest. Der Kunde bewahrt sie als Nachweis auf, dass nichts mehr offen ist, und Sie schließen damit den Auftrag in der Buchhaltung. Die Vorlage trennt den Restbetrag, unterwegs freigegebene Änderungen und die Montage und lässt Platz für die früheren Quittungen, die sie abschließt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Restbetrag zu Auftrag Q-2207 nach Anzahlung, Freigegebene Änderung: Griffe aus Messing, Lieferung und Montage vor Ort: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Restbetrag zu Auftrag Q-2207 nach Anzahlung
- Nennen Sie Auftragssumme und Anzahlung in den Anmerkungen, damit der Kunde sieht, wie der Restbetrag zustande kommt.
- Freigegebene Änderung: Griffe aus Messing
- Berechnen Sie nur Änderungen, die der Kunde freigegeben hat, und nennen Sie Datum oder Nachricht der Freigabe für die Messinggriffe.
- Lieferung und Montage vor Ort
- Wurde die Lieferung getrennt angeboten, bleibt sie eine eigene Zeile, passend zum ursprünglichen Angebot.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie Anzahlung und frühere Zahlungen mit Quittungsnummer auf, bestätigen Sie, dass der Auftrag vollständig bezahlt ist, und nennen Sie den Beginn von Garantie- oder Servicezeit.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Restbetrag zu Auftrag Q-2207 nach Anzahlung“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Freigegebene Änderung: Griffe aus Messing“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Lieferung und Montage vor Ort“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
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- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: Abschluss eines Auftrags für einen Einbauschrank
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Werkstatt baut einen Einbauschrank für 4.600 € und erhält 2.000 € Anzahlung. Während der Arbeit wünscht der Kunde Messinggriffe; Lieferung und Montage standen im Angebot gesondert.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Restbetrag zu Auftrag Q-2207 nach Anzahlung | 1 × 2.600,00 € | 2.600,00 € |
| Freigegebene Änderung: Griffe aus Messing | 1 × 340,00 € | 340,00 € |
| Lieferung und Montage vor Ort | 1 × 180,00 € | 180,00 € |
| Rechnungssumme | 3.120,00 € | |
| Erhalten | 3.120,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Der Kunde zahlt 3.120,00 €: den Restbetrag von 2.600 €, die Griffe und die Montage. Mit der Nummer der Anzahlungsquittung in den Anmerkungen zeigen beide Quittungen zusammen, dass der Auftrag vollständig bezahlt ist.
Häufige Fehler bei der Schlussquittung
- Den Auftrag als vollständig bezahlt markieren, obwohl ein strittiger Punkt offen ist.
- Die Anzahlung erneut als Position aufführen, sodass die Quittungen mehr ergeben als der Auftrag.
- Änderungen berechnen, die besprochen, aber nie freigegeben wurden.
- Die Schlussquittung ausstellen, bevor Scheck oder Überweisung gutgeschrieben sind.
- Nicht angeben, wann Garantie oder Servicezeit beginnt.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Gehört „vollständig bezahlt“ auf die Schlussquittung?
Ja, sobald das Geld gutgeschrieben ist. Ein Satz wie „Auftrag Q-2207 vollständig bezahlt, kein Restbetrag offen“ ist genau das, wonach der Kunde später sucht.
Was, wenn noch eine Kleinigkeit strittig ist?
Dann ist der Auftrag nicht vollständig bezahlt. Quittieren Sie den gezahlten Betrag, nennen Sie den strittigen Punkt in den Anmerkungen und stellen Sie die Schlussquittung erst nach der Klärung aus.
Steht die Anzahlung auf der Schlussquittung?
Nicht als Position, denn sie kam früher. Nennen Sie Quittungsnummer und Betrag der Anzahlung und einer Zwischenzahlung in den Anmerkungen, damit die Belege zusammen die Auftragssumme ergeben.
Der Kunde zahlt den Rest per Scheck. Wann quittiere ich?
Wenn das Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist, oder Sie vermerken auf der Quittung „Eingang vorbehalten“. Sonst übergeben Sie womöglich Ware gegen eine Zahlung, die später platzt.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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