Honorarrechnung für Architekten
Honorarrechnung für Architekten: Planungsphasen als Anteil am vereinbarten Honorar abrechnen, Zusatztermine und verauslagte Gebühren getrennt aufführen.
Vorlagen nach Branche
- Vorentwurf, 15 % des vereinbarten Honorars
- Genehmigungsplanung, 20 % des vereinbarten Honorars
- Ortstermin auf Wunsch des Bauherrn, zusätzlich
- Planplots und verauslagte Antragsgebühren
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Vorentwurf, 15 % des vereinbarten Honorars“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Planplots und verauslagte Antragsgebühren“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die ausgeführten Mengen, Baustellenfotos, die vereinbarten Prüfergebnisse und offene Restarbeiten.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Architekten erhalten ihr Honorar selten in einer Summe. Der Vertrag verteilt es meist auf Planungsphasen, und jede Rechnung fordert die seit der letzten abgeschlossenen Phasen an. Diese Vorlage nennt jede Phase mit ihrem Prozentsatz, damit der Bauherr sie mit dem Vertrag abgleichen kann, und trennt Leistungen außerhalb der Phasen: einen zusätzlich gewünschten Ortstermin sowie Planplots und Gebühren, die Sie verauslagt haben. Die bisher berechnete Summe gehört in die Anmerkungen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Vorentwurf, 15 % des vereinbarten Honorars, Genehmigungsplanung, 20 % des vereinbarten Honorars, Ortstermin auf Wunsch des Bauherrn, zusätzlich, Planplots und verauslagte Antragsgebühren: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Vorentwurf, 15 % des vereinbarten Honorars
- Übernehmen Sie Phasenbezeichnung und Prozentsatz wörtlich aus dem Vertrag und rechnen Sie erst ab, wenn der Bauherr die Pläne der Phase hat.
- Genehmigungsplanung, 20 % des vereinbarten Honorars
- Nennen Sie den Bauantrag, für den die Pläne erstellt wurden; finanzierende Banken wollen diese Phase oft getrennt sehen.
- Ortstermin auf Wunsch des Bauherrn, zusätzlich
- Geben Sie Datum und Anlass jedes zusätzlichen Termins an und vermerken Sie, dass er über die im Honorar enthaltenen hinausging.
- Planplots und verauslagte Antragsgebühren
- Berechnen Sie Gebühren in der Höhe des Behördenbelegs weiter und bewahren Sie eine Kopie auf; klären Sie die Umsatzsteuer auf durchlaufende Posten.
- Baustelle und Aufmaß
- Halten Sie Anschrift, Arbeitsbereiche, Flächen, Längen oder Stückzahlen und die Zugangszeiten fest.
- Material und Bauabschnitte
- Benennen Sie Material, Lohn, Demontage, Entsorgung und Wiederherstellung sowie das Abschlusskriterium je Bauabschnitt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Rechnen Sie jede abgeschlossene Planungsphase mit ihrem vereinbarten Anteil am Honorar ab, führen Sie Zusatztermine und Auslagen gesondert und nennen Sie die bisher berechnete Summe.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Vorentwurf, 15 % des vereinbarten Honorars“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Genehmigungsplanung, 20 % des vereinbarten Honorars“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Ortstermin auf Wunsch des Bauherrn, zusätzlich“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Planplots und verauslagte Antragsgebühren“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Vereinbaren Sie, wie Mengenänderungen nach Aufmaß oder Planänderung freigegeben werden.
- Klären Sie vom Kunden beigestelltes Material und Vorleistungen anderer Gewerke.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: zwei Phasen eines Einfamilienhauses
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Der Architektenvertrag sieht ein Honorar von 40.000 € vor. Vorentwurf und Genehmigungsplanung sind fertig, der Bauherr wünschte zwei zusätzliche Ortstermine, und die Planplots wurden verauslagt.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Vorentwurf, 15 % des vereinbarten Honorars | 1 × 6.000,00 € | 6.000,00 € |
| Genehmigungsplanung, 20 % des vereinbarten Honorars | 1 × 8.000,00 € | 8.000,00 € |
| Ortstermin auf Wunsch des Bauherrn, zusätzlich | 2 × 280,00 € | 560,00 € |
| Planplots und verauslagte Antragsgebühren | 1 × 185,00 € | 185,00 € |
| Zwischensumme | 14.745,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.801,55 € | |
| Gesamt | 17.546,55 € | |
Die vier Positionen ergeben 14.745,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 2.801,55 €; angefordert werden 17.546,55 €. Die noch offenen 65 % des Honorars stehen in den Anmerkungen.
Häufige Fehler bei Honorarrechnungen von Architekten
- Eine Phase abrechnen, bevor der Bauherr ihre Pläne hat.
- Prozentsätze runden, sodass die Phasen nicht mehr das ganze Honorar ergeben.
- Termine berechnen, die im Honorar bereits enthalten sind.
- Antragsgebühren ohne den Beleg der Behörde weiterberechnen.
- Die bisher berechnete Summe weglassen, sodass der Bauherr den Überblick verliert.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie zeige ich die Phasen, die schon früher abgerechnet wurden?
Führen Sie sie mit Rechnungsnummern und der bisher berechneten Honorarsumme in den Anmerkungen auf und lassen Sie in den Positionen nur die Phasen dieser Rechnung. So sieht der Bauherr, was vom Honorar noch offen ist.
Was gilt, wenn der Bauherr das Projekt nach dem Vorentwurf beendet?
Rechnen Sie die abgeschlossenen Phasen und bereits erbrachte Leistungen der nächsten Phase so ab, wie der Vertrag es für eine Kündigung vorsieht. Nennen Sie die Klausel in den Anmerkungen.
Die geschätzten Baukosten sind gestiegen. Ändert sich mein Honorar?
Nur wenn das Honorar als Anteil der Baukosten vereinbart ist und der Vertrag es an die Kostenschätzung bindet. Dann zeigen Sie die neue Bemessungsgrundlage in den Anmerkungen, bevor Sie die Prozentsätze anwenden.
Werden Planplots zum Selbstkostenpreis oder mit Aufschlag berechnet?
Richten Sie sich nach der Nebenkostenregel im Vertrag. Steht dort Selbstkosten, berechnen Sie den Betrag der Druckerei; ist ein Aufschlag erlaubt, zeigen Sie ihn in einer eigenen Position.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
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Lesen Sie zu „Honorarrechnung für Architekten“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.