月額定期サービス請求書テンプレート
保守や設備管理など、毎月同じ契約で請求する定期サービス請求書のテンプレート。月額の定額料金、契約外の緊急出動、使用した消耗品を分けて記入できます。
業種別テンプレート
- 月額サービス料（契約MS-220）
- 契約時間外の緊急出動
- 定期訪問で使用した消耗品
作成ガイド
進め方の例
範囲と数量の確認
例：「月額サービス料（契約MS-220）」の承認内容と作業記録を照合し、今回の請求に含める数量を確認します。
納品と検収の記録
「定期訪問で使用した消耗品」まで各項目の完了状況を確認します。作業記録、使用資材、未解決の事項、合意した次回訪問日を伝えます。
請求内容の送付
最終的な請求内容、納品の参照情報、支払期日を顧客に送付し、入金時は該当する請求書番号で照合します。
警報監視、オフィスの観葉植物管理、複合機の保守、エレベーター点検のサービスには共通点があります。保守契約に基づいて毎月同じ料金を受け取り、ときどき追加作業が加わることです。このテンプレートはその流れに合わせ、1行目に契約番号と対象月を付けた定額料金を置き、夜間の緊急出動のような契約外の作業は日付と作業番号を添えてその下に書きます。
記載する項目
- 納品物と作業項目
- 月額サービス料（契約MS-220）, 契約時間外の緊急出動, 定期訪問で使用した消耗品：実際に提供した数量と作業期間を記録します。
- 月額サービス料（契約MS-220）
- 契約に従って前払いか後払いでその月の料金を請求し、毎月同じ文言を使います。
- 契約時間外の緊急出動
- 緊急出動ごとに日付、時刻、作業番号と、月額料金に含まれない根拠となる条項を書きます。
- 定期訪問で使用した消耗品
- 消耗品は契約で除外している場合だけ請求し、一括ではなく種類ごとに書きます。
- 対象設備と訪問
- 対象となる設備または区画、訪問日、訪問回数、立ち入り条件を記録します。
- 工賃と使用資材
- 作業時間、使用した部品・消耗品の数量、定期範囲外の作業を分けて記載します。
- 具体的に確認する範囲
- 毎回契約番号と対象月を書き、定額料金は1行にまとめ、契約範囲外の出動や資材は別の行にします。
送付前の確認事項
- 「月額サービス料（契約MS-220）」の数量は、最初の見積もりではなく実際に納めた数ですか。
- 「契約時間外の緊急出動」の単価は取引先と合意した金額で、変更は承認済みですか。
- 「定期訪問で使用した消耗品」は完了・検収済みですか。まだなら次回の請求に回しますか。
あと3件を表示
- 追加部品や再訪問の費用は承認された内容と照合します。
- 作業前の状態と作業後の確認結果を記録します。
- 発注書または承認記録と完了内容を照合し、支払期日とすでに受け取った金額を確認します。
サンプルの金額で見る記入例
以下の金額は、このテンプレートの計算の流れを示すための架空の例です。日本円建ての3行に、消費税10%をかけています。
| 品目 | 数量 × 単価 | 金額 |
|---|---|---|
| 月額サービス料（契約MS-220） | 1 × 64,000円 | 64,000円 |
| 契約時間外の緊急出動 | 1 × 9,500円 | 9,500円 |
| 定期訪問で使用した消耗品 | 3 × 1,800円 | 5,400円 |
| 小計 | 78,900円 | |
| 消費税 (10%) | 7,890円 | |
| 合計 | 86,790円 | |
税抜金額78,900円、消費税7,890円、ご請求金額の合計86,790円です。
書類に記載が必要な項目
請求書に記載が必要な項目と、それぞれが必要な理由は、下のガイドにまとめています。
この書類の消費税は10%で、税抜金額に適用し独立した行として表示します。
税率の公式出典: Japan NTA: consumption tax rates
記載事項の詳細: 適格請求書（インボイス）の記載事項
よくある質問
契約に定めた料金改定はどう反映しますか？
契約で定めた月から適用し、その月の請求書に新しい料金を書き、備考に根拠の条項を示します。定期請求で説明のない金額の変化を見たお客様は、たいてい支払いを保留します。
1枚の請求書で複数月を請求できますか？
契約が四半期や年単位の請求を認めていれば可能です。月ごとに1行ずつ書くか期間をはっきり示し、お客様が費用を該当する月に計上できるようにします。
この請求書の消費税はどう計算しますか。
上の記入例では、税抜金額78,900円に消費税10%をかけて税額は7,890円、合計は86,790円です。数量や単価、国を変えると、エディターが三つとも計算し直します。
このテンプレートは無料ですか。
はい。アカウントがなくても、このテンプレートに入力して印刷したりPDFで保存したりでき、支払いの手順も書類への透かしもありません。アカウントに保存したり、エクセル・ワードでダウンロードしたりするには、無料のアカウントが必要です。
取引先にメールで送れますか。
はい、お使いのメールアプリから送れます。無料アカウントでログインすると、エディターのダウンロードメニューに書類をメールで送る項目があり、書類の内容を書いたメールの下書きがメールアプリに開きます。QuoteBillからは送信しないので、PDFを保存して添付してから送ってください。
関連記事
月額定期サービス請求書テンプレートの作成前に読んでおきたい記事は、適格請求書（インボイス）の記載事項と請求書番号の付け方：連番のルールと訂正の記録です。税額の計算にはVAT・GST計算ツールが使えます。