配送受領書テンプレート
配送ドライバーが荷物を引き渡すときに使う受領書のテンプレート。荷物ごとの引渡し時刻、署名した人、受取拒否の品を記録し、配達の証拠を残せます。
業種別テンプレート
- 印刷パンフレットの箱
- ポスター用の紙管
- ストレッチ包装した什器のパレット
- 署名済み書類の封筒
作成ガイド
進め方の例
ピッキングと梱包
例：「印刷パンフレットの箱」とほかの明細を注文と照合して数え、後日出荷する品目を書き留めます。
納品書を添えて出荷
追跡番号と梱包数を記載した納品書を荷物に同梱または貼付し、「署名済み書類の封筒」が記載されているか確認します。
受領の署名
受取人に受領者欄への署名と日付をもらい、署名済みの控えを納品の証拠として保管します。
受領書は、ドライバーが玄関先で署名をもらう書類です。後で問われるのは、荷物がお客様に届いたか、いつ、どんな状態だったかという一点です。運送会社や販売者は、届いていない、壊れて届いたという申し出に対応するためにこれを保管します。このテンプレートは荷物ごとに1行を使い、引渡し時刻、受取人の氏名と署名、受取を断られた品について書く欄を設けています。
記載する項目
- 納品物と作業項目
- 印刷パンフレットの箱, ポスター用の紙管, ストレッチ包装した什器のパレット, 署名済み書類の封筒：各明細で実際に出荷した数量を記録し、価格は記載しません。
- 印刷パンフレットの箱
- 車両から降ろすときに箱を数え、ラベルの数ではなく受取人が確認した数を書きます。
- ポスター用の紙管
- 紙管はつぶれやすいので、へこみがあれば受取人が署名する前にその行の横に書きます。
- ストレッチ包装した什器のパレット
- パレットは、引渡し時にフィルム包装が破れていなかったかを書きます。その場で書いた破れ一つが双方を守ります。
- 署名済み書類の封筒
- 書類も1行として扱います。送り主が証明したいのは、たいてい封筒を渡した時刻です。
- 注文と納品
- この納品が対応する注文番号または請求書番号、納品日、納品先を記載します。
- 発送の情報
- 梱包数、運送会社または配送方法、追跡番号を記載します。
- 具体的に確認する範囲
- 引き渡した時刻、署名した人の氏名（楷書）、受け取りを断られた品や置き配した品を書き、後で届いていないと言われたときに答えられるようにします。
送付前の確認事項
- 「印刷パンフレットの箱」は梱包時に数え、その数は注文と合っていますか。
- 「ポスター用の紙管」が不足して出荷される場合、残りをいつ何個送るか書きましたか。
- 受け取る側は到着時に「ストレッチ包装した什器のパレット」をこの書類と照合できますか。
あと4件を表示
- 「署名済み書類の封筒」は梱包時に数え、その数は注文と合っていますか。
- 納品先、梱包数、この納品が対応する注文番号または請求書番号を確認します。
- 明細ごとに注文と照合して数量を数え、後日出荷する品目は省かずに明記します。
- 取引先から求められない限り、価格は記載しません。価格は請求書に記載します。
記入例：1箱の受け取りを断られた配達
数字は例です。ドライバーが事務所へ印刷物を届けます。パンフレットの箱6個、ポスターの紙管2本、什器のパレット1枚、書類の封筒1通です。1箱が見て分かるほど濡れていて、お客様は受け取りを断ります。
| 品目 | 出荷 / 注文 | 残り |
|---|---|---|
| 印刷パンフレットの箱 | 5 / 6 | 1 |
| ポスター用の紙管 | 2 / 2 | 0 |
| ストレッチ包装した什器のパレット | 1 / 1 | 0 |
| 署名済み書類の封筒 | 1 / 1 | 0 |
| 合計 | 9 / 10 | 1 |
配達リストの10個のうち9個を引き渡して署名をもらい、1個は断られた理由を横に書いて営業所へ持ち戻ります。印刷会社は注文全体で揉めずに、1箱だけ刷り直せば済みます。
受領書でよくある間違い
- 白紙の用紙に先に署名をもらい、荷物の内容を後から書き込む
- 氏名を添えない判読できない署名をそのまま受け取る
- 荷物を玄関先に置き、どこに置いたかを書かない
- 配達時刻を勤務の終わりに記憶で書く
- 受取を断られた荷物を書かず、送り主がその分まで請求してしまう
書類に記載が必要な項目
納品書に次の項目がそろっていると、取引先の承認も申告資料の整理もスムーズになります。
- 自社の名称と住所
- 顧客の名称と納品先
- 納品書番号と納品日
- 対応する注文または請求書
- 品目ごとの納品数量
- 梱包数と運送会社または追跡番号
- 受取人の署名と日付の欄
この書類は価格を載せずに数量だけを表示するため、明細の列を価格と合計に切り替えない限り税額は表示されません。
よくある質問
署名できる人が誰もいないときはどうしますか？
送り主の指示に従います。指定の置き場所、近所の方、営業所への持ち戻りのいずれかです。どれを選んだか、時刻と置いた場所を書き、写真を撮ったなら写真の番号も添えます。
読めない走り書きの署名で足りますか？
署名の横に氏名を楷書で書いてもらいます。読める名前があって初めて、送り主は誰が受け取ったかを示せます。
お客様が受け取りを断った箱はどう記録しますか？
その行に未配達として数え、お客様が言った理由を書いて持ち帰ります。この記録が、送り主に何を返金し何を再送するかを伝えます。
受領書はどのくらい保管すべきですか？
お客様が配達や請求について申し立てできる間は保管します。送り主の契約や経理担当者が求める期間を確認してください。
このテンプレートの税額はどのように計算しますか。
この書類は価格を載せずに数量だけを表示するため、明細の列を価格と合計に切り替えない限り税額は表示されません。
納品書に価格は記載しますか。
通常は記載しません。納品書は受け取る側が確認できるよう出荷した品物を一覧にしたもので、価格は請求書に記載します。QuoteBillも、明細の列を価格表示に切り替えない限り価格を表示しません。
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