レンタル機材の早期返却クレジットノートテンプレート
早期返却によって前払いのレンタル日数が余ったとき、その日数分を減額するクレジットノートのテンプレート。返却受付番号と料金の再計算もあわせて記入できます。
業種別テンプレート
- 8トン油圧ショベル：未使用のレンタル4日分
- ブレーカーアタッチメント：未使用4日分
- 未使用期間の補償料
作成ガイド
進め方の例
元の請求書と理由の確認
例：「8トン油圧ショベル：未使用のレンタル4日分」について元の請求書を探して番号と日付を控え、返品・値引き・取消しのどれにあたるかを記録します。
対象項目の減額
「未使用期間の補償料」まで減額する項目ごとにクレジットする数量や金額を入力し、税額も比例して戻します。
送付と精算
取引先にクレジットノートを送り、返金または次回の請求での相殺を行い、二つの書類をあわせて保管します。
建機や工具のレンタル料は、見込みの期間分を前もって請求することがよくあります。工事が早く終わってお客様が返却を申し出ると、回収後の日数は支払済みなのに使われなかった期間になります。このクレジットノートはその日数を日額で返し、補償料のように日ごとにかかる料金もあわせて減額します。元が週単位の料金なら、短くなった期間が割高な料金区分に入ることがあるので、減額する前に料金表を確認します。
記載する項目
- 納品物と作業項目
- 8トン油圧ショベル：未使用のレンタル4日分, ブレーカーアタッチメント：未使用4日分, 未使用期間の補償料：減額または取り消す項目だけを、クレジットする数量や金額とともに記載します。
- 8トン油圧ショベル：未使用のレンタル4日分
- 未使用の日数は、お客様が機械を止めた日ではなく、営業所が確認した返却日から数えます。
- ブレーカーアタッチメント：未使用4日分
- 機械と一緒に借りたアタッチメントは、お客様が手元に残していない限り一緒に返却されます。回収票を確認します。
- 未使用期間の補償料
- 補償料やGPS端末のように日ごとにかかる追加料金は、本体に合わせて同じ日数分を減額します。
- 元の請求書
- 訂正する請求書の番号と日付、理由（返品、値引き、取消し）を記載します。
- 精算方法
- クレジット額を返金するか、次回の請求で相殺するかを記載します。
- 具体的に確認する範囲
- 返却受付番号と返却日を書き、その後の日数だけを取り決めた単価で減額し、週単位の料金が当てはまらなくなったら期間の料金を計算し直します。
送付前の確認事項
- 「8トン油圧ショベル：未使用のレンタル4日分」は訂正の対象で、元の請求書の単価で記載していますか。
- 「ブレーカーアタッチメント：未使用4日分」のクレジット数量や金額は、請求した分を超えていませんか。
- 取引先は「未使用期間の補償料」をクレジットする理由（返品、価格変更、取消し）を知っていますか。
あと3件を表示
- 対象の項目だけを減額し、その税額も元の請求書と同じ税率で戻します。
- 元の請求書番号を流用・変更せず、クレジットノートには独自の番号を付けます。
- 送付の前に、返金か相殺かを取引先と合意します。
サンプルの金額で見る記入例
以下の金額は、このテンプレートの計算の流れを示すための架空の例です。日本円建ての3行に、消費税10%をかけています。
| 品目 | 数量 × 単価 | 金額 |
|---|---|---|
| 8トン油圧ショベル：未使用のレンタル4日分 | 4 × 18,500円 | 74,000円 |
| ブレーカーアタッチメント：未使用4日分 | 4 × 4,000円 | 16,000円 |
| 未使用期間の補償料 | 4 × 1,200円 | 4,800円 |
| 小計 | 94,800円 | |
| 消費税 (10%) | 9,480円 | |
| 合計 | 104,280円 | |
税抜のクレジット額94,800円、戻す消費税9,480円、クレジット合計104,280円です。
- 訂正する請求書：INV-2026-0652。
書類に記載が必要な項目
クレジットノートに記載が必要な項目と、それぞれが必要な理由は、下のガイドにまとめています。
この書類の消費税は10%で、税抜金額に適用し独立した行として表示します。
税率の公式出典: Japan NTA: consumption tax rates
記載事項の詳細: クレジットノートとは｜デビットノートとの違い・書き方と返還インボイス
よくある質問
週単位の料金でした。未使用の3日分はどう減額しますか？
実際に使った期間を、その長さに合う料金表の単価で計算し直し、請求済みの額と再計算した額の差を減額します。お客様が追えるよう、計算の過程を備考に示します。
最低レンタル期間はありますか？
多くのレンタル約款は、1日や1週間といった最低期間を定めています。最低期間内の日数は早く返却されても減額せず、該当する場合はその条項を示します。
このクレジットノートの消費税はどう計算しますか。
上の記入例では、税抜金額94,800円に消費税10%をかけて税額は9,480円、合計は104,280円です。数量や単価、国を変えると、エディターが三つとも計算し直します。
エクセル、ワード、PDFでダウンロードできますか。
はい。PDFはアカウントなしでも、テンプレートに入力して印刷／PDFで保存できます。エクセルファイルとワードファイルは、無料アカウントでこのページからダウンロードできます。エクセルは数式が入っているため、数量を変えると税額と合計が計算し直されます。
書類番号はどのように付きますか。
QuoteBillが新しい書類ごとに重複しない番号を自動で付けます。会員は設定でCN-2026-0001のような連番に切り替えられ、連番は書類の種類ごとに続き、暦年ごとに最初から始まります。手で入力した番号はそのまま残ります。
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