保証金返還の領収書テンプレート
レンタル業者や会場、貸主向けの保証金返還の領収書テンプレート。預かった額、差し引いた理由、返した金額を書き、受け取った人の署名をもらえます。
業種別テンプレート
- 機材の保証金の返還（レンタル契約H-2291）
- 鍵・入館カードの預り金の返還
- 点検後の清掃保証金の返還
作成ガイド
進め方の例
入金と請求書の照合
例：「機材の保証金の返還（レンタル契約H-2291）」の入金を対象の請求書と照合し、請求書番号、受領金額、残額を確認します。
支払い内容の記録
支払日、支払方法、受領金額を入力し、「点検後の清掃保証金の返還」まで今回の支払いに含まれる項目を確認します。
領収書の送付
取引先に領収書を送り、請求書を支払済みにします。残額がある場合、その請求書は未完了のままにします。
レンタル業者や会場、貸主が保証金を返すときは、いくら戻ったのか、なぜ一部を差し引いたのかを双方が確認できる記録が必要です。保証金返還の領収書は事業者が作成し、お金を受け取る人が署名して、署名済みの控えを事業者が保管します。このテンプレートは返す保証金を種類ごとの行に分け、差引額とその根拠になった点検の結果、当初預かった金額は備考に書くようにしています。
記載する項目
- 納品物と作業項目
- 機材の保証金の返還（レンタル契約H-2291）, 鍵・入館カードの預り金の返還, 点検後の清掃保証金の返還：今回の支払いで精算した項目を、元の請求書の記載どおりに記入します。
- 機材の保証金の返還（レンタル契約H-2291）
- レンタル契約番号と当初の保証金を書き、一部を差し引いた場合は刃のカバーの割れなど理由を備考に記します。
- 鍵・入館カードの預り金の返還
- この行を書く前に返却された鍵とカードの数を数え、足りないものがあれば書いておきます。
- 点検後の清掃保証金の返還
- 清掃保証金は点検を終えてから返し、点検の記録や写真を署名済みの領収書と一緒に保管します。
- 支払いの内容
- 支払日、支払方法（振込・カード・現金）、実際に受け取った金額をそのまま記録します。
- 対象の請求書
- この支払いで精算した請求書の番号を記載し、一部入金の場合は残額を明記します。
- 具体的に確認する範囲
- 預かっていた保証金、差し引いた金額ごとの理由と根拠、実際に返す金額を書き、返金を受け取る人に署名してもらいます。
送付前の確認事項
- 「機材の保証金の返還（レンタル契約H-2291）」は、今回精算する請求書の明細と一致していますか。
- 「鍵・入館カードの預り金の返還」の代金は、全額か一部かを問わず実際に入金されていますか。
- 「点検後の清掃保証金の返還」を受領した金額で記載し、残額があれば明記しましたか。
あと3件を表示
- 入金を確認してから領収書を発行します。
- 受領金額が請求額と一致するかを確認し、差額があれば残額または過入金として記載します。
- 精算した請求書の番号を記載し、領収書番号は別の連番で管理します。
記入例：差し引きが1件ある機材レンタルの保証金
金額は例です。お客様が床用カッターを借りる際、機材の保証金5万円、鍵の預り金5千円、清掃保証金1万2千円を支払いました。返却時に刃のカバーが割れていたため、レンタル業者は規約に基づき2万円を差し引きます。
| 品目 | 数量 × 単価 | 金額 |
|---|---|---|
| 機材の保証金の返還（レンタル契約H-2291） | 1 × 30,000円 | 30,000円 |
| 鍵・入館カードの預り金の返還 | 1 × 5,000円 | 5,000円 |
| 点検後の清掃保証金の返還 | 1 × 12,000円 | 12,000円 |
| 請求合計 | 47,000円 | |
| 受領額 | 47,000円 | |
| 残額 | 0円 | |
お客様は機材の保証金のうち3万円と、鍵と清掃の保証金の全額、合わせて47,000円を受け取って署名します。備考には当初の5万円、カバーのために差し引いた2万円、損傷を記録した点検の内容を書きます。
保証金を返すときによくある間違い
- 差引額と理由を書かずに、預かった額より少なく返す
- お金が実際に渡る前にお客様の署名をもらう
- 書面の指示なしに、支払った人以外へ返金する
- 差し引きの根拠となる点検記録や写真を残さない
- 契約で定めた期間を過ぎても保証金を返さない
書類に記載が必要な項目
領収書に次の項目がそろっていると、取引先の承認も申告資料の整理もスムーズになります。
- 発行者の名称と住所（登録している場合は登録番号）
- 領収書番号と発行日（代金を受け取った日）
- 支払った方の名称（宛名）
- 支払方法（振込、カード、現金）
- 但し書き（何の代金か）と、精算した請求書の番号
- 受領金額（消費税を含む場合はその税額を区分）
- 一部入金の場合は残額
- 営業に関する紙の領収書は、受取金額が5万円以上（消費税額を区分して記載した場合は税抜金額で判定）なら収入印紙が必要です。PDFなど電子データで送る領収書には印紙税はかかりません。
この書類の消費税は10%で、税抜金額に適用し独立した行として表示します。
税率の公式出典: Japan NTA: consumption tax rates
記載事項の詳細: 領収書に収入印紙は必要？5万円の基準・税額表・貼り忘れ
よくある質問
保証金返還の領収書には誰が署名しますか？
お金を受け取る本人か、本人が書面で委任した人が署名します。事業者が作成し、署名済みの控えを保証金を返した証拠として保管します。
保証金から差し引いた分はどう示しますか？
当初の保証金と差引額、その理由を備考に書き、明細には実際に返す金額だけを入れます。そうすると領収書の金額が渡したお金と一致します。
別の人や別の口座に返してもよいですか？
保証金を支払った人から書面の指示がある場合に限ります。そうでなければ支払った本人に、受け取ったときと同じ方法で返し、その旨を領収書に書きます。
お客様が差引額に納得しない場合は？
争いのない部分だけを先に返して領収書を発行し、争っている金額は備考に分けて書きます。求められたら、署名が差引に同意する意味ではないことも書き添えます。
損傷のために残した金額は帳簿でどう扱いますか？
差し引いた金額を損害の弁償とみるか、サービスの対価とみるかは税理士に確認してください。この領収書は返した金額だけを記録します。
このテンプレートの税額はどのように計算しますか。
この書類の消費税は10%で、税抜金額に適用し独立した行として表示します。エディターが税抜金額、税額、合計を分けて保持し、数量や単価、国の設定を変更すると三つとも計算し直します。
ロゴや署名を入れられますか。
はい。エディターの発行者の欄に、会社のロゴと署名・印鑑の画像を入れる場所があります。画像のアップロードには無料のアカウントが必要で、会員は設定に保存しておくと、新しい書類に毎回入ります。
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