経費精算書
領収書を日付と区分ごとに書き、走行距離や日当を加え、仮払金を差し引くと、受け取る金額または返す金額が計算される経費精算書です。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通
- アメリカ合衆国 *
- イギリス *
- 韓国 *
- 日本 *
- ドイツ *
* 現地の専門家に確認
テンプレートであり、助言ではありません。
詳しく読む
どんな書式か
経費精算書は、業務のために立て替えたお金を戻してもらうための書類です。出張の交通費、宿泊費、取引先との会食、資料の印刷代など、何をいつ、いくらで、何のために支払ったのかを書き、経理担当者が領収書と照らし合わせて支払えるようにします。内容が分かりやすい精算書は処理が早く、領収書と目的がそろっていれば、後日の確認でも役に立ちます。
この書式は紙の経費精算書と同じ使い方ができます。領収書1枚につき1行で、金額を交通費・宿泊費・飲食費・その他のうち該当する欄に入れると、行ごとの小計、区分ごとの合計、総額が電卓なしで表示されます。表の下には、自家用車の走行距離（距離×会社の単価）と日当（日数×1日の単価）を加え、すでに受け取った仮払金を差し引くと、受け取る金額または会社に返す金額が表示されます。数値はすべて、入力した数字の足し算と掛け算の結果です。税金は計算せず、会社の単価も分からないため、単価はご自身で入力します。国を選ぶと、列の名前（日本の勘定科目、ドイツの接待記入欄など）、距離の単位、承認欄がその国の慣行に合わせて変わります。
使う場面
- 業務のために立て替えた費用を戻してもらいたいとき
- 出張中の交通費・宿泊費・飲食費を1枚にまとめたいとき
- 会社から、領収書を日付と区分ごとに整理して提出するよう求められたとき
- 仮払金を受け取っていて、実際の支出と精算する必要があるとき
- 個人事業主として、事業の経費をきれいに記録しておきたいとき
書き方
- 氏名と所属は保存した情報から入ります。確認して、経費の目的を書きます。
- 精算の通貨を選びます。別の通貨の領収書は先に換算し、元の金額は内容欄にメモします。
- 領収書ごとに1行ずつ、日付、内容、領収書番号を書き、金額は該当する区分の欄に入れます。
- 走行距離と日当は、会社の規程で支給される場合だけ、会社が決めた単価で入力します。
- 受け取った仮払金があれば入力し、最後の2つの欄で、受け取る金額または返す金額を確認します。
- 領収書を添付し、印刷またはファイルに保存して署名し、承認に回します。
よくある間違い
- 1通の精算書に通貨を混ぜてしまい、合計の意味がなくなること
- 1つの金額を同じ行の2つの欄に入れて、二重に加算されること
- 目的を空欄にする、または「その他」とだけ書くこと。経理が最初に尋ねる項目です。
- 同じ出張について、走行距離とタクシー代の両方を請求すること
- 会社の規程の単価ではなく、ネットで見つけた単価を使うこと
- 仮払金を忘れて、同じお金が二重に支払われること
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
- アメリカ合衆国 (US): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- イギリス (GB): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
- 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
- ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- 枠付き書式
- レッジャー
- コンパクト
- バナー
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
- モダン
- 公文書
- サイドバンド
- クラシック
- ミニマル
- エグゼクティブ
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- 会社が何を精算してくれるのか、書式で分かりますか。
- いいえ。精算の対象は会社の規程によって決まり、税務上の扱いは国の規則によって異なります。この書式は費用を整理して合計するだけで、何を支払うかは経理担当者が判断します。
- 外貨の領収書はどうすればよいですか。
- 1通の精算書で使う通貨は1つです。会社の規程が定める為替レート（カード明細や社内レート）で換算した金額を表に入れ、元の金額と通貨は内容欄に書いてください。外貨の領収書が多い出張では、為替レートの欄がある出張報告書・旅費精算書が便利です。
- 領収書の原本は必要ですか。
- 多くの場合、原本または鮮明なコピーが必要で、写真で受け付ける会社もあります。経理担当者に確認してください。証憑の保存に関する税法は国によって異なり、国ごとの案内に基本となる規定を記しています。
- 消費税などの税金も計算しますか。
- いいえ。金額は入力したとおりに合計されます。経理で領収書の税額が必要な場合は、内容欄に書き添えてください。この書式は一般的なひな形であり、税務上の助言ではありません。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 6か国の書式があります：国際共通、アメリカ合衆国、イギリス、韓国、日本、ドイツ。デザインは12種類。
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書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。