退職者面談シート
退職する人との面談のための簡潔な枠組みです。退職の理由、評価、良かった点と変えてほしい点、回答の共有範囲、人事担当者向けのチェックリストを含みます。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通
- アメリカ合衆国 *
- イギリス *
- 韓国 *
- 日本 *
- ドイツ *
* 現地の専門家に確認
テンプレートであり、助言ではありません。
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どんな書式か
退職者面談は、人が職場を去るときに、なぜ去るのか、職場がもっと良くできる点は何かを聞くための対話です。退職する人が率直に話せる数少ない機会であり、社内アンケートでは見落としがちな傾向が見えてきます。上司との問題、給与の差、聞いていた話と違った仕事などです。また、備品の返却、アクセス権の停止、最終給与の精算を確認する自然なタイミングでもあるため、退職の手続きをきちんと締めくくる助けにもなります。
この書式は、面談に簡潔な枠組みを与えます。まず事実関係（誰が、いつ、どのような退職か）を書き、退職の理由は複数選べるようにチェックリストにしてあります。続いて、1〜5で答える8つの設問と、ご本人の言葉で書く3つの自由記述が並びます。冒頭の欄には、回答をどの範囲で共有してよいか、本人が同意した内容を記録します。氏名つき、氏名なしでテーマごと、人事のみのいずれかで、必ず本人に確認し、その答えを守ってください。末尾には人事担当者向けのチェックリストがあり、国別の版では、その国の規則が指し示す項目に置き換わります。韓国、日本、ドイツ、米国、英国の版は、この部分で異なります。この書式は面談のためのひな形にすぎず、法的助言ではなく、最終給与や予告期間については何も決めません。
使う場面
- 従業員が退職する、または契約が終わるため、そこから学びたいとき
- うわさ話ではなく、整理された形で退職の理由を聞きたいとき
- 退職時に漏れがないよう、チェックリストが必要なとき
- 回答の使い方について本人が同意した内容を記録したいとき
- 退職が続くパターンが見え、比較できる回答が欲しいとき
書き方
- 直属の上司ではない人が面談を担当し、本人が話しやすい環境をつくります。
- 関係者と日付を入力します。勤続年数は入社日と退職日から自動で計算されます。
- 回答の使い道を説明し、共有の範囲を確認して、上の欄にチェックを付けます。
- 退職の理由と8つの設問を順にたずね、自由記述にはご本人の言葉をそのまま書きます。
- 面談後に、人事担当者用チェックリストとフォローアップのメモを記入します。
- 印刷または保存し、本人が同意した範囲に合わせて非公開で保管します。
よくある間違い
- 直属の上司が面談を担当し、率直な回答が得にくくなること
- 共有の範囲を本人に確認せず、面談者が代わりに決めてしまうこと
- 回答に反論してしまい、傾聴して記録することを怠ること
- 平均点を結果だと考えること。数字より言葉のほうが多くのことを伝えます。
- 回答を集めるだけで、何も対応しないこと
- 人事のチェックリストを忘れ、アクセス権が残ったり最終給与が遅れたりすること
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
- アメリカ合衆国 (US): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- イギリス (GB): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
- 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
- ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- 枠付き書式
- レッジャー
- コンパクト
- バナー
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
- モダン
- 公文書
- サイドバンド
- クラシック
- ミニマル
- エグゼクティブ
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- 退職する人は必ず参加しなければなりませんか。
- 退職者面談は通常、任意であり、すべての質問に答える義務はありません。退職予定者の署名欄は任意で、面談を行った事実を確認するだけのものです。
- いつ行うのが最適ですか。
- 多くは最後の1〜2週間で、最初の感情が落ち着き、まだ連絡が取れる時期です。退職の数週間後に短い電話を加え、より率直な話を聞く会社もあります。
- 回答はどのように使われますか。
- 書式の上部で本人が同意した範囲内で、会社が決めます。回答は個人情報なので、非公開で保管し、チェックした範囲でのみ共有してください。この書式は一般的なひな形であり、法的助言ではありません。
- 平均点はどう読めばよいですか。
- 回答した8つの設問を一目で要約した値です。1人の平均だけでは分かることが少ないため、まず記述された言葉を読み、平均は多くの面談を比べるときに使ってください。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 6か国の書式があります：国際共通、アメリカ合衆国、イギリス、韓国、日本、ドイツ。デザインは12種類。
書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。