業務引継書
進行中の業務の状況と次のアクション、期限、連絡先、アクセスが必要なシステム（パスワードは書かない）、ファイルの場所、未解決の課題を整理し、業務を確実に引き継ぐ書式です。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通
- 韓国 *
- 日本 *
* 現地の専門家に確認
テンプレートであり、助言ではありません。
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どんな書式か
業務引継書は、ある人の仕事を別の人に渡し、担当者が退職、異動、長期休暇に入るときに何も失われないようにするための書類です。仕事について人が知っていることの大半は、どこにも書かれていません。どの作業が繰り返し発生するか、何が途中か、誰に連絡するか、ファイルはどこか、何が静かに判断を待っているか、といったことです。引継書は、その知識が職場を離れる前に書き残す要約版です。
この書式は、後任者が初日に必要とする内容に絞っています。まず担当業務を数文で書き、次に進行中の業務を、頻度、状況、優先度、次のアクションとともに並べます。続いて、今後の期限、連絡する相手とその用件、後任者に必要なシステムと権限を付与する人、ファイルの場所、未解決の課題とアドバイスを書きます。アクセス権は名前だけで記載します。パスワード、PIN、リカバリーコード、キーは書かないよう警告を入れてあり、これらは会社のパスワード管理ツールまたはIT部門を通じてのみ引き継ぎます。双方が署名し、上長が承認します。韓国・日本版には、それぞれの職場で使われる承認欄と押印が加わります。引継書には標準となる法定の様式がないため、ほかの国は一つの版を共有し、会社独自の規則が優先されます。
使う場面
- 退職にあたり、自分がいなくても業務が続くようにしたいとき
- 異動にともない、担当業務の一部を引き継ぐとき
- 育児休業などの長期休暇に入り、代わりの人が必要なとき
- プロジェクトやチームの担当者が変わるとき
- 後任者として、初日に何をたずねればよいか知りたいとき
書き方
- 誰が誰に引き継ぐのか、理由、引継日、担当の最終日を入力します。
- 担当業務を、目的、範囲、その業務に依存している人を中心に、数文で書きます。
- 進行中の業務ごとに、頻度、状況、優先度、日付つきの次のアクションを書きます。
- 今後の期限と、連絡先およびそれぞれの用件を書きます。
- システムと権限を付与する人を氏名のみで書き、ファイルは保管場所とともに書きます。
- 未解決の課題と、自分にかけたいアドバイスを書いたら、一緒に内容を確認し、署名して、上長の承認を受けます。
よくある間違い
- 文書にパスワードやコードを書いてしまうこと。システム名と権限を付与する人だけを書いてください。
- 状況と次のアクションがなく業務だけを並べて、後任者がどこから始めればよいか分からないこと
- 途中の案件や待ち状態の案件を書き漏らすこと。問題が起きるのは、そうした項目です。
- 数週間前ではなく、最終日になって慌てて書くこと
- 顧客や同僚の個人情報をそのまま書き写し、保管場所を伝えないこと
- 一緒に確認する場を設けず、書類だけを渡すこと
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
- 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
- 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- レッジャー
- バナー
- エグゼクティブ
- クラシック
- モダン
- 公文書
- ミニマル
- サイドバンド
- コンパクト
- 枠付き書式
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- 文書にログイン情報を書いてもよいですか。
- いいえ。引継書は回覧され保管されるため、パスワードが書かれていると、見るべきでない人にも読まれてしまいます。システム名と権限を付与できる人だけを書き、認証情報は会社のパスワード管理ツールまたはIT部門を通じて渡してください。
- いつから始めるのがよいですか。
- 最終日が分かった時点から始めてください。思い出した項目を随時追加し、引継ぎの面談まで内容を更新し続けます。複雑な職務なら、数週間前から始めても早すぎることはありません。
- どのくらい詳しく書けばよいですか。
- 有能な人があなたに電話をしなくても続けられる程度で十分です。長い手順書はコピーせずに場所を示し、備考欄にはあなたしか知らないことを書いてください。
- 署名は何を意味しますか。
- 引継ぎが行われたことと、その対象を記録するものです。誰が何に責任を負うかは、この書式ではなく、契約と会社の規則で決まります。この書式は一般的なひな形であり、法的助言ではありません。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 3か国の書式があります：国際共通、韓国、日本。デザインは12種類。
書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。