出張報告書・旅費精算書

出張報告書は、帰ってきてから2つの役割を果たします。1つは、出張の目的と成果を会社に伝えること、もう1つは、出張にかかった費用を精算することです。報告の部分は、行かなかった人たちが結果を知るためのもので、誰に会い、何を合意し、次に誰が何をするのかを書きます。精算の部分は、経理が費用を戻し、受け取った仮払金を締めるために使います。

この書式は、両方を1枚にまとめています。報告では、目的、日ごとの日程、成果の要約、決定事項、担当者と期限つきのフォローアップを書きます。精算では、精算通貨を1つ選び、費用ごとに実際に支払った通貨と金額、そして精算通貨に直すレートを入力します。書式は行ごとに換算して合計し、仮払金を差し引いて、受け取る金額または返す金額を表示します。レート、手当、金額を書式が調べてくれることはなく、会社の規程にもとづいてご自身で入力した値です。韓国・日本版には承認欄と押印が、ドイツ版には出発・帰着の時刻と提供された食事の欄が加わります。この書式は一般的なひな形であり、税務・法律上の助言ではなく、手当や税金を計算することもありません。

• 出張から戻り、会社から報告書と費用の精算を求められているとき
• 出張の費用に複数の通貨が混ざっているとき
• 仮払金を受け取っていて、精算が必要なとき
• 何を合意し、誰が次に何をするのかを、ほかの人に伝える必要があるとき
• メールと表計算ではなく、保管用の書類を1枚にまとめたいとき

1. 出張先、期間、同行者を入力し、出張の目的を書きます。
2. 日程を、1日または1件の面談ごとに1行で、場所と会った相手とともに書きます。
3. まず成果を書き、決定事項を書いて、フォローアップには担当者と期限を付けます。
4. 精算通貨を選び、レートの出典（社内月次レート、カード明細など）を書きます。
5. 費用ごとに支払った通貨で金額と費目を入力し、精算通貨でない行にはレートを入れます。
6. 仮払金があれば入力して、受け取る金額または返す金額を確認し、領収書を添付して署名のうえ承認に回します。

• レートを逆に入れてしまい、外貨の費用が極端に大きく、または小さく計算されること
• 金額を自分で換算したうえにレートも入力して、二重に換算されること
• 同じ日の費用に、理由なく別々のレートを使うこと
• 行ったことは並べるのに、成果が書かれていない報告書
• フォローアップを書かず、誰が次に何をするのか分からなくなること
• 仮払金を忘れて、同じお金が二重に支払われること

1. 入力
2. プレビューで確認
3. PDF・Word・Excelで保存

必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。

• 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
• アメリカ合衆国 (US): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
• 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
• 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
• ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認