就業規則等の受領・確認書
従業員が就業規則や社内ハンドブックを受け取ったことを確認する1枚の書式です。文書とバージョン、従業員の確認事項、秘密保持の一文、署名を載せ、署名済みの写しを保管します。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通
- アメリカ合衆国 *
- イギリス *
- 韓国 *
- 日本 *
- ドイツ *
* 現地の専門家に確認
テンプレートであり、助言ではありません。
詳しく読む
どんな書式か
就業規則等の受領・確認書は、従業員が、就業規則や社内規程を受け取り、読んで質問する機会があったこと、その規程が自分に適用されることを理解したことを確認する短い書式です。会社は署名済みの写しを保管します。後で規則をめぐって争いが生じた場合に、その規則がいつ、どの版で知らされていたかを示す手がかりになります。
この書式は、文書名とバージョンを記載し、対象の規程を挙げ、従業員が確認する4つの文、任意の秘密保持の一文、従業員と人事担当者の署名欄を設けています。国ごとの版では署名の意味が変わります。米国では、雇用が随意であること、ハンドブックが契約でないことを記載するのが一般的で、英国では契約に含まれる方針と含まれない方針を区別します。日本、韓国、ドイツでは、就業規則や労使の合意がそれぞれの手続きで作られ、変更されるため、この確認書は受領と内容の確認だけを示し、署名が労働条件の不利益な変更への同意ではないことを明記します。
使う場面
- 新しい従業員が入社し、ハンドブックと主な規程を受け取るとき
- ハンドブックの新版や改定した規程を配布し、誰がいつ受け取ったかを記録したいとき
- 安全、行動、個人情報保護の規則を従業員に周知した書面上の根拠が必要なとき
- 初日に紙で署名してもらう、あるいは画面で署名してもらうための共通の書式がほしいとき
書き方
- 会社の情報を確認し、人事担当者を入力します。保存済みの氏名と役職が自動で入ります。
- 文書名とバージョン、施行日、交付の方法を入力します。
- 対象の規程を選び、経費規程など他の文書があれば加えます。
- 従業員を入力してプレビューを確認し、人数分を印刷するか、ファイルを送って署名してもらいます。
- 署名済みの写しは人事記録に保管し、従業員から求められたら写しを渡します。
よくある間違い
- 従業員が実際には受け取っていない版や、その後に改定された版に署名させること
- 署名をもらえば、国が求める方法で規則を掲示・公開・交付する義務に代わると考えること
- 署名を、労働条件を不利益に変更することへの同意とみなすこと。多くの国ではそうなりません。
- 秘密保持の規則を、賃金や労働条件にまで及ぶほど広く書くこと
- 署名済みの確認書を保管しない、あるいは誰も探せない場所に置くこと
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
- アメリカ合衆国 (US): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- イギリス (GB): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
- 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
- ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- 枠付き書式
- レッジャー
- コンパクト
- バナー
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
- モダン
- 公文書
- サイドバンド
- クラシック
- ミニマル
- エグゼクティブ
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- ハンドブックは雇用契約の一部になりますか。
- 国と文面によって異なります。米国と英国のハンドブックは、通常、契約ではないと述べるか、どの部分が契約かを示します。日本、韓国、ドイツでは、就業規則や労使の合意がそれぞれ固有の法的地位と手続きを持ちます。この書式は受領を記録するだけで、何が契約内容かを決めるものではありません。
- 従業員が署名を拒んだらどうなりますか。
- 署名を無理に求めないでください。交付した日付、交付した人と方法を記録し、書式とともに保管します。掲示や公開で規則を周知することが法律上認められている場合は、署名ではなく、その方法で周知したことが重要です。
- 改定のたびに署名をもらう必要がありますか。
- 安全、行動、個人情報保護の規則など重要な改定は、新版を交付して改めて確認書を受け取り、記録しておくのが望ましい運用です。軽微な変更は、規程に定めた方法で知らせれば足ります。この書式にはバージョンの欄があり、署名済みの写しごとに、従業員がどの版を受け取ったかが分かります。
- この書式は法的助言ですか。
- いいえ。一般的な書式です。規則が従業員に及ぶ仕組みや、署名が何を証明するかは国によって異なるため、この書式に頼る前にご自身で確認するか、専門家にご相談ください。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 6か国の書式があります：国際共通、アメリカ合衆国、イギリス、韓国、日本、ドイツ。デザインは12種類。
書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。