イベント企画運営契約書のテンプレート

イベント企画運営業務委託契約書

当事者: 企画会社 · 主催者

第1条（目的）

本契約は、企画会社が主催者のために以下のイベントを企画し、準備し、当日の運営を行うにあたっての条件を定めることを目的とする。

第2条（イベントの概要）

1　名称：[[イベントの名称又は仮称]]

2　日時：[[開催日]]の[[開始時刻]]から[[終了時刻]]まで

3　会場：[[会場の名称及び所在地。未定の場合は「追って選定」]]

4　想定参加者数：約[[100]]名

5　日時、会場又は参加者数の変更は、委託料及び外部業者の予約への影響を含め、当事者が書面又は電磁的方法により合意した時に効力を生じる。

第3条（企画業務の範囲）

1　企画会社が行う業務は、次のとおりとする。

[[業務内容と成果物を具体的に記載してください]]

2　上記に記載のない次の事項は、業務の範囲に含まれない：[[例：参加者の交通費及び宿泊、印刷物の制作、講演者への謝礼]]

3　範囲外の業務は、当事者が書面又は電磁的方法により合意した場合に限り、代金明細の単価又は別途合意した金額で行う。

第4条（会場及び外部業者の予約）

1　企画会社は、会場及び外部業者（ケータリング、音響映像、装飾など）を提案し、見積りを比較する。

2　会場及び外部業者との契約は主催者の名義で締結し、その代金は主催者が直接支払う。ただし、当事者が書面又は電磁的方法により合意した特定の業者については、企画会社が自己の名義で予約し、その費用に代金明細の手配手数料を加えて実費で主催者に請求する。

3　企画会社は、主催者が見積りを承認する前に予約を行わない。

第5条（予算及び承認）

1　企画会社の委託料を除くイベントの予算は、[[予算額]]とする。

2　企画会社は予算の一覧表を作成し、少なくとも[[2週間ごと]]に更新し、いずれかの費用が承認額を超える見込みとなったときは直ちに主催者に知らせる。

3　[[金額]]を超える支出の約束及び予算を増やすすべての変更については、事前に主催者の書面又は電磁的方法による承認を得る。

第6条（主催者の協力）

1　主催者は、主催者のために決定できる担当者1名を定め、企画会社が必要とする情報、発表内容、参加者名簿、ブランド資料及び判断を適時に提供する。

2　期限を定めて求めた判断がその期限までに行われなかったことにより生じる日程の遅れ及び外部業者の価格変動について、企画会社は責任を負わない。

第7条（委託料及び支払）

1　主催者は、本契約の代金明細に記載した委託料を、支払条件に従って支払う。

2　委託料の[[30]]％は本契約の締結時に前払金として支払い、最終請求額から差し引く。残額は開催日の[[14]]日前までに支払う。

3　経費は、主催者が事前に承認した場合に限り、領収書と引換えに精算する。

第8条（中止及び延期）

1　主催者は、書面又は電磁的方法による通知によりイベントを中止することができる。通知が開催日の[[90]]日前より前に到達したときは前払金をそれまでの業務の対価として返還せず、開催日の[[90]]日前から[[30]]日前までに到達したときは委託料の[[50]]％を、[[30]]日前より後に到達したときは委託料の全額を支払う。

2　いずれの場合も、主催者は、企画会社が主催者の承認を得て既に支出し又は約束し、取り消すことができない費用を併せて支払う。

3　会場及び外部業者との契約はそれぞれの中止条件に従い、企画会社は予約の前にその条件を主催者に示す。

4　主催者は、企画会社の日程が許す限り、[[12]]か月以内の日へ一度に限り中止料なしでイベントを延期することができる。新たな日程のための追加の企画業務は、代金明細の単価で請求する。

第9条（不可抗力）

1　天災地変、感染症、行政上の命令、いずれの当事者の責めにも帰さない会場の使用不能など、当事者が合理的に支配できない事由により予定どおりイベントを開催できなくなったときは、当事者はまず日程の変更に努める。

2　日程を変更したときは、本契約は新たな日程についてそのまま効力を有する。[[6]]か月以内に変更できないときは、各当事者は書面又は電磁的方法による通知により本契約を解除することができる。この場合、主催者はそれまでの業務の対価及び回収できない費用を支払い、企画会社は前払金の残額を返還する。

第10条（外部業者及び責任）

1　企画会社は、善良な管理者の注意をもって外部業者を選定し調整するが、企画会社の責めに帰すべき場合を除き、外部業者自身の履行、遅延又は不履行について責任を負わない。外部業者の履行に関する請求は、その業者との契約に基づきその業者に対して行い、企画会社は主催者の請求に協力する。

2　故意、重大な過失、人の生命又は身体に対する損害及び法令上制限できない場合を除き、本契約に基づく各当事者の損害賠償責任は、本契約の委託料の額を上限とする。

第11条（当日の役割）

1　開催日に、企画会社は[[時刻]]から撤収の完了まで自己の人員[[2]]名とともに現場に立ち、進行表に従ってイベントを運営し、外部業者への事前説明と調整を行い、会場側の第一の連絡窓口となる。

2　主催者は、参加者及び講演者の行動、主催者の物品及び展示物、並びに事前に受け取った会場の利用規則の遵守について責任を負う。

3　各当事者は自己の役割に通常必要な保険を維持し、会場が求めるときは主催者がイベント賠償責任保険に加入する。

第12条（秘密保持及び実績の公表）

1　各当事者は、本契約の期間中及び終了後[[2]]年間、参加者名簿、参加者の情報及び予算を含む相手方の非公開の情報を秘密として保持し、本契約のためにのみ使用する。

2　参加者の情報はイベントの運営にのみ使用し、主催者が別段の求めをしない限り、終了後に削除又は返還する。

3　企画会社は、主催者が書面又は電磁的方法により異議を述べない限り、主催者の名称及び秘密の内容を含まないイベントの写真を実績として紹介することができる。

第13条（契約期間及び解除）

1　本契約は、効力発生日から、最終請求額が支払われ、業務の範囲に記載した開催後の業務が完了した時まで効力を有する。

2　一方の当事者が本契約に重大な違反をし、相手方から是正を求められた日から[[14]]日以内に是正しないときは、相手方は書面又は電磁的方法による通知により本契約を解除することができる。

3　解除の場合、主催者はそれまでの業務の対価及び取り消すことができない約束済みの費用を支払い、企画会社は主催者がイベントを続けられるよう、予約の内容、連絡先及び企画資料を引き渡す。

第14条（独立した当事者）

当事者は互いに独立した事業者であり、本契約により雇用、組合、共同事業又は代理の関係は生じない。企画会社は、主催者が書面で与えた権限の範囲内に限り、外部業者に対して主催者のために行為することができる。

第15条（準拠法及び紛争解決）

本契約は、準拠法の欄に記載した法律に従って解釈する。本契約に関する紛争は、当事者がまず誠実に協議して解決を図り、協議が調わないときは、強行法規に別段の定めがある場合を除き、管轄の欄に記載した裁判所を専属的合意管轄裁判所とする。

支払条件

本契約の締結時に委託料の[[30]]％を前払金として、残額は開催日の[[14]]日前までに、承認された経費は請求書を受領した日から[[14]]日以内に、請求書に記載の口座へ振り込んで支払う。

準拠法

[[適用する法律。例：日本法]]

管轄裁判所

[[紛争を扱う裁判所。例：東京地方裁判所]]