Rechnung für Ferienwohnung
Rechnung für Ferienwohnung als Vorlage: Nächte zum Haupt- und Nebensaisonpreis, Endreinigung, weitere Gäste und Kurtaxe getrennt, Kaution im Vermerk.
Vorlagen nach Branche
- Übernachtung in der Hauptsaison, je Nacht
- Übernachtung in der Nebensaison, je Nacht
- Endreinigung je Aufenthalt
- Aufpreis für weiteren Gast, je Nacht
- Kurtaxe, je Person und Nacht
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Übernachtung in der Hauptsaison, je Nacht“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Kurtaxe, je Person und Nacht“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächliche Nutzung, erbrachte Zusatzleistungen und den Rückgabe- oder Abschlussnachweis.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Gäste, die eine Ferienwohnung direkt statt über eine Plattform buchen, erwarten eine Rechnung, die sich wie eine Buchungsbestätigung liest: Daten, Personenzahl, die geltenden Nachtpreise, Endreinigung und eine etwaige Kurtaxe. Ein Aufenthalt über den Saisonwechsel braucht zwei Preise, und die Kaution ist gar keine Einnahme. Die Vorlage teilt die Nächte nach Saison, ergänzt Reinigung und weitere Gäste und führt die Kurtaxe getrennt, damit Gäste sehen, was für die Gemeinde erhoben wird.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Übernachtung in der Hauptsaison, je Nacht, Übernachtung in der Nebensaison, je Nacht, Endreinigung je Aufenthalt, Aufpreis für weiteren Gast, je Nacht, Kurtaxe, je Person und Nacht: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Übernachtung in der Hauptsaison, je Nacht
- Nennen Sie An- und Abreisedatum und zählen Sie die Nächte zum Hauptsaisonpreis.
- Übernachtung in der Nebensaison, je Nacht
- Zählen Sie die übrigen Nächte zum Nebensaisonpreis; ein Aufenthalt über den Saisonwechsel nutzt beide Positionen.
- Endreinigung je Aufenthalt
- Berechnen Sie die Endreinigung wie ausgeschrieben einmal je Aufenthalt und nennen Sie, was dazugehört, etwa Bettwäsche und Handtücher.
- Aufpreis für weiteren Gast, je Nacht
- Berechnen Sie jeden Gast über die im Preis enthaltene Zahl hinaus für die Nächte seines Aufenthalts.
- Kurtaxe, je Person und Nacht
- Tragen Sie den örtlichen Satz je Person und Nacht ein, vermerken Sie Altersbefreiungen und halten Sie ihn aus den Mietpositionen heraus.
- Buchung und Zeitraum
- Benennen Sie Räumlichkeit, Gerät oder Leistung mit Kennzeichnung und Menge sowie Beginn und Ende der Nutzung.
- Enthaltene Leistungen und Zusatznutzung
- Vereinbaren Sie den enthaltenen Nutzungsumfang, Transport oder Personal sowie Einheiten und Preise für eine Mehrnutzung.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Teilen Sie die Nächte nach Saisonpreis auf, führen Sie Endreinigung und weitere Gäste getrennt und weisen Sie eine örtliche Kurtaxe in eigener Position neben der Miete aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Übernachtung in der Hauptsaison, je Nacht“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Übernachtung in der Nebensaison, je Nacht“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Endreinigung je Aufenthalt“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
5 weitere anzeigen
- Steht bei „Aufpreis für weiteren Gast, je Nacht“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Kurtaxe, je Person und Nacht“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Prüfen Sie Umbuchungs- und Stornobedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen.
- Benennen Sie, wer Zeitpunkt und Zustand der Rückgabe oder des Abschlusses bestätigt.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: eine Woche über den Saisonwechsel
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Vier Personen bleiben sieben Nächte, drei zum Haupt- und vier zum Nebensaisonpreis. Der Preis gilt für drei Gäste, die vierte Person wird als weiterer Gast berechnet, und die Kurtaxe fällt für alle vier an.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Übernachtung in der Hauptsaison, je Nacht | 3 × 180,00 € | 540,00 € |
| Übernachtung in der Nebensaison, je Nacht | 4 × 120,00 € | 480,00 € |
| Endreinigung je Aufenthalt | 1 × 95,00 € | 95,00 € |
| Aufpreis für weiteren Gast, je Nacht | 7 × 20,00 € | 140,00 € |
| Kurtaxe, je Person und Nacht | 28 × 2,50 € | 70,00 € |
| Zwischensumme | 1.325,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 251,75 € | |
| Gesamt | 1.576,75 € | |
Die Positionen ergeben 1.325,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 251,75 €, die Rechnung also 1.576,75 €. Muss die Kurtaxe außerhalb der Bemessungsgrundlage stehen, stellen Sie sie vor dem Versand entsprechend dar.
Fehler in Rechnungen für Ferienwohnungen
- Alle Nächte zum Hauptsaisonpreis berechnen, obwohl der Aufenthalt in die Nebensaison reichte.
- Die Kaution als Einnahme aufführen.
- Die Kurtaxe im Nachtpreis verstecken, sodass der Gast sie nicht sieht.
- An- und Abreisedatum auf der Rechnung weglassen.
- Eine Endreinigung berechnen, die bei der Buchung nicht genannt war.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wohin gehört die Kaution?
Nicht in die Positionen, denn sie wird zurückgezahlt. Nennen Sie in den Anmerkungen Betrag, Zahlungsweg und Rückzahlungstermin; wird später ein Schaden einbehalten, berechnen Sie ihn gesondert mit einer Beschreibung.
Gehört die Kurtaxe zur steuerpflichtigen Summe?
Das entscheiden die örtlichen Regeln. Gastgeber erheben sie oft für die Gemeinde und weisen sie neben der Miete aus; klären Sie vor dem Versand, wie Ihre Gemeinde sie behandelt, und stellen Sie sie entsprechend dar.
Wie berechne ich eine Stornierung nach meinen Bedingungen?
Berechnen Sie den Anteil, den Ihre veröffentlichten Stornobedingungen erlauben, mit den ursprünglichen Daten und dem Stornodatum in den Anmerkungen. Den Rest erstatten Sie und bewahren beide Belege zusammen auf.
Kommt die Rechnung vor der Anreise oder nach der Abreise?
Üblich ist eine Anzahlung bei Buchung, der Restbetrag vor der Anreise und danach nur eine kurze Rechnung für Extras wie späten Check-out. Legen Sie sich auf einen Ablauf fest und nennen Sie ihn in Ihren Buchungsbedingungen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Ferienwohnung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.