Gutschrift für Inzahlungnahme Vorlage
Gutschrift für Inzahlungnahme als Vorlage: den nach Prüfung vereinbarten Wert des Altgeräts Posten für Posten auf die Verkaufsrechnung gutschreiben.
Vorlagen nach Branche
- Inzahlungnahme: gebrauchter Aufsitzmäher, geprüft
- Inzahlungnahme: zwei Ersatzakkus
- Zubehör, mit dem Altgerät übernommen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Rechnung und Grund bestimmen
Beispiel: Suchen Sie für „Inzahlungnahme: gebrauchter Aufsitzmäher, geprüft“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Betroffene Positionen mindern
Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Zubehör, mit dem Altgerät übernommen“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.
Senden und ausgleichen
Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.
Händler für Maschinen, Gartengeräte und Fahrzeuge verkaufen oft zuerst das neue Gerät und bewerten das alte des Kunden später, wenn es abgeholt und geprüft ist. Ist die Verkaufsrechnung schon zum vollen Preis hinausgegangen, wird der vereinbarte Inzahlungnahmewert per Gutschrift abgezogen. Werden Altgerät, Akkus und Zubehör getrennt mit Seriennummern aufgeführt, bleibt der Beleg auch beim Weiterverkauf durch den Händler brauchbar.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Inzahlungnahme: gebrauchter Aufsitzmäher, geprüft, Inzahlungnahme: zwei Ersatzakkus, Zubehör, mit dem Altgerät übernommen: nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
- Inzahlungnahme: gebrauchter Aufsitzmäher, geprüft
- Halten Sie Modell, Seriennummer und Betriebsstunden oder Kilometerstand fest sowie die Prüfung, die den Wert bestimmt hat.
- Inzahlungnahme: zwei Ersatzakkus
- Akkus altern anders als die Maschine; ein eigener Wert in eigener Zeile vermeidet späteren Streit.
- Zubehör, mit dem Altgerät übernommen
- Zubehör führen Sie nur auf, wenn es einen Wiederverkaufswert hat; was zur Entsorgung mitgenommen wird, gehört in die Anmerkungen, nicht in die Gutschrift.
- Ursprüngliche Rechnung
- Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
- Ausgleich
- Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Bezeichnen Sie das in Zahlung genommene Gerät mit Modell und Seriennummer, nennen Sie den nach der Prüfung vereinbarten Wert und die Verkaufsrechnung, die er mindert.
Vor dem Versand prüfen
- Gehört „Inzahlungnahme: gebrauchter Aufsitzmäher, geprüft“ zu den korrigierten Positionen, zum Preis der ursprünglichen Rechnung?
- Ist die gutgeschriebene Menge oder der Betrag für „Inzahlungnahme: zwei Ersatzakkus“ nicht höher als berechnet?
- Weiß der Kunde, warum „Zubehör, mit dem Altgerät übernommen“ gutgeschrieben wird: Rücksendung, Preisänderung oder Stornierung?
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- Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
- Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
- Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Inzahlungnahme: gebrauchter Aufsitzmäher, geprüft | 1 × 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Inzahlungnahme: zwei Ersatzakkus | 2 × 85,00 € | 170,00 € |
| Zubehör, mit dem Altgerät übernommen | 1 × 60,00 € | 60,00 € |
| Zwischensumme | 1.430,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 271,70 € | |
| Gesamt | 1.701,70 € | |
Gutschrift netto 1.430,00 €, zurückgerechnete Umsatzsteuer 271,70 €, Gutschrift gesamt 1.701,70 €.
- Korrigierte Rechnung: INV-2026-0877.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Gutschrift enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben
Häufige Fragen
Ist eine Inzahlungnahme eine Gutschrift oder ein Ankauf vom Kunden?
Beides kommt vor. Manche Händler behandeln sie als Minderung des Verkaufs, andere als eigenen Ankauf des Gebrauchtgeräts; das wirkt sich steuerlich aus, besonders bei gewerblichen Kunden oder bei Differenzbesteuerung im Weiterverkauf. Legen Sie das Verfahren mit Ihrer Steuerberatung fest, bevor Sie diese Vorlage nutzen.
Das Gerät war weniger wert als zuerst geschätzt. Was nun?
Schreiben Sie den nach der Prüfung vereinbarten Wert gut, nicht die erste Schätzung, und bewahren Sie das Prüfprotokoll auf. Lehnt der Kunde den niedrigeren Betrag ab, kann die Inzahlungnahme rückgängig gemacht und das Gerät zurückgegeben werden.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.430,00 € netto 271,70 €, zusammen 1.701,70 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Warum eine Rechnungskorrektur ausstellen, statt die Rechnung zu ändern?
Eine versendete Rechnung steht in den Büchern beider Seiten. Ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, der Nummer der ursprünglichen Rechnung und dem Grund mindert oder storniert sie, sodass beide Buchführungen nachvollziehbar bleiben.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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