Abo-Rechnung Vorlage
Abo-Rechnung als Vorlage für Tarife je Platz oder Monat: Tarif, Zeitraum, anteilig berechnete Zusatzplätze, Erweiterungen und nächster Verlängerungstermin.
Vorlagen nach Branche
- Team-Tarif, 12 Plätze, ein Monat
- Zusatzplätze ab Monatsmitte, anteilig
- Speichererweiterung, 100 GB
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Team-Tarif, 12 Plätze, ein Monat“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Speichererweiterung, 100 GB“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Abo-Rechnung wiederholt sich jeden Zeitraum, deshalb liest der Kunde vor allem, was sich geändert hat: wie viele Plätze, welche Erweiterungen und was geschah, als mitten im Monat ein Platz hinzukam. Die Vorlage stellt Tarif und Zeitraum in die erste Zeile, Änderungen im Zeitraum in eine eigene anteilige Zeile mit Datum und Erweiterungen darunter. Softwarehäuser und Datenanbieter nutzen sie, wenn die Quittung der Zahlungsplattform für die Buchhaltung des Kunden nicht reicht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Team-Tarif, 12 Plätze, ein Monat, Zusatzplätze ab Monatsmitte, anteilig, Speichererweiterung, 100 GB: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Team-Tarif, 12 Plätze, ein Monat
- Nennen Sie Tarifnamen und den genauen Zeitraum, etwa vom 1. bis 30., damit Verlängerung und Neuvertrag nicht verwechselt werden.
- Zusatzplätze ab Monatsmitte, anteilig
- Geben Sie das Datum der Erweiterung und die berechneten Tage an; eine anteilige Zeile ohne Daten erzeugt Supportanfragen.
- Speichererweiterung, 100 GB
- Eine Erweiterung berechnen Sie erst ab dem Tag der Freischaltung und sagen, ob sie sich mit dem Tarif verlängert.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Zeigen Sie Tarif, Abrechnungszeitraum und Zahl der Plätze, rechnen Sie Änderungen während des Zeitraums mit Datum anteilig ab und nennen Sie den Verlängerungstermin.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Team-Tarif, 12 Plätze, ein Monat“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Zusatzplätze ab Monatsmitte, anteilig“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Speichererweiterung, 100 GB“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Team-Tarif, 12 Plätze, ein Monat | 12 × 18,00 € | 216,00 € |
| Zusatzplätze ab Monatsmitte, anteilig | 3 × 9,00 € | 27,00 € |
| Speichererweiterung, 100 GB | 1 × 25,00 € | 25,00 € |
| Zwischensumme | 268,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 50,92 € | |
| Gesamt | 318,92 € | |
Nettobetrag 268,00 €, Umsatzsteuer 50,92 €, zu zahlender Gesamtbetrag 318,92 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie rechne ich ab, wenn ein Kunde mitten im Zeitraum herabstuft?
Die meisten Dienste stellen bei der nächsten Verlängerung um und berechnen den laufenden Zeitraum unverändert. Erstatten Sie stattdessen die Differenz, stellen Sie eine Gutschrift zu dieser Rechnung aus, damit beide Unterlagen übereinstimmen.
Welche Steuer gilt bei Abos für Kunden im Ausland?
Digitale Leistungen an Verbraucher werden in vielen Ländern am Ort des Kunden besteuert, teils über eine Registrierung dort; bei Unternehmen im Ausland kann das Reverse-Charge-Verfahren greifen. Klären Sie das vor dem ersten ausländischen Kunden mit Ihrer Steuerberatung.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 268,00 € netto 50,92 €, zusammen 318,92 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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