Gutschrift für Versandkosten Vorlage
Gutschrift für Versandkosten als Vorlage: nicht eingehaltenen Expresszuschlag, doppelte Versandgebühr bei Sammelsendung oder irrtümlichen Zuschlag erstatten.
Vorlagen nach Branche
- Expresszuschlag: Paket kam zwei Tage zu spät
- Versandgebühr der zweiten Bestellung, gemeinsam verschickt
- Zuschlag für entlegene Gebiete, irrtümlich berechnet
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Rechnung und Grund bestimmen
Beispiel: Suchen Sie für „Expresszuschlag: Paket kam zwei Tage zu spät“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Betroffene Positionen mindern
Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Zuschlag für entlegene Gebiete, irrtümlich berechnet“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.
Senden und ausgleichen
Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.
Versandkosten werden häufiger erstattet als Ware. Ein Kunde hat für Lieferung am nächsten Tag bezahlt und drei Tage gewartet, zwei Bestellungen im Abstand einer Stunde gingen in einem Paket hinaus, oder der Bestellvorgang hat einen Zuschlag für eine Adresse berechnet, für die er nicht gilt. Diese Gutschrift erstattet nur den Versandanteil der ursprünglichen Rechnung, mit Bestellnummer und Grund in jeder Zeile; der Warenwert bleibt unverändert berechnet.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Expresszuschlag: Paket kam zwei Tage zu spät, Versandgebühr der zweiten Bestellung, gemeinsam verschickt, Zuschlag für entlegene Gebiete, irrtümlich berechnet: nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
- Expresszuschlag: Paket kam zwei Tage zu spät
- Nennen Sie zugesagten und tatsächlichen Liefertag; die Sendungsverfolgung des Paketdienstes klärt die meisten Fragen.
- Versandgebühr der zweiten Bestellung, gemeinsam verschickt
- Gehen zwei Bestellungen in einem Paket, erstatten Sie die zweite Versandgebühr und nennen beide Bestellnummern.
- Zuschlag für entlegene Gebiete, irrtümlich berechnet
- Einen irrtümlichen Zuschlag beheben Sie auch im Bestellvorgang oder in der Preistabelle, sonst folgt nächste Woche dieselbe Erstattung.
- Ursprüngliche Rechnung
- Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
- Ausgleich
- Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Bestellung und erstattete Versandkosten, geben Sie den Grund in einer Zeile an, etwa ein verpasster Expresstermin oder eine Sammelsendung, und lassen Sie den Warenwert unberührt.
Vor dem Versand prüfen
- Gehört „Expresszuschlag: Paket kam zwei Tage zu spät“ zu den korrigierten Positionen, zum Preis der ursprünglichen Rechnung?
- Ist die gutgeschriebene Menge oder der Betrag für „Versandgebühr der zweiten Bestellung, gemeinsam verschickt“ nicht höher als berechnet?
- Weiß der Kunde, warum „Zuschlag für entlegene Gebiete, irrtümlich berechnet“ gutgeschrieben wird: Rücksendung, Preisänderung oder Stornierung?
3 weitere anzeigen
- Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
- Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
- Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Expresszuschlag: Paket kam zwei Tage zu spät | 1 × 24,00 € | 24,00 € |
| Versandgebühr der zweiten Bestellung, gemeinsam verschickt | 1 × 9,50 € | 9,50 € |
| Zuschlag für entlegene Gebiete, irrtümlich berechnet | 1 × 12,00 € | 12,00 € |
| Zwischensumme | 45,50 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 8,65 € | |
| Gesamt | 54,15 € | |
Gutschrift netto 45,50 €, zurückgerechnete Umsatzsteuer 8,65 €, Gutschrift gesamt 54,15 €.
- Korrigierte Rechnung: INV-2026-1204.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Gutschrift enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben
Häufige Fragen
Gehört zur erstatteten Versandgebühr auch Umsatzsteuer?
Wurde auf die Versandkosten Steuer berechnet, schreiben Sie sie wie bei jeder Gutschrift anteilig mit gut. In vielen Systemen folgt der Versand dem Steuersatz der versandten Ware; bei gemischten Bestellungen prüfen Sie den Satz je Zeile.
Der Paketdienst hat die Verspätung verursacht. Erstatte ich trotzdem?
Maßgeblich ist Ihr Versprechen an den Kunden, nicht wer die Verspätung verursacht hat. Erstatten Sie nach Ihren Bedingungen und machen Sie den Schaden gesondert beim Paketdienst geltend.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 45,50 € netto 8,65 €, zusammen 54,15 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Gutschrift für Versandkosten Vorlage“ auch: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuer, die mit der Ware gutgeschrieben wird: MwSt.- und GST-Rechner.