Kulanzgutschrift Vorlage
Kulanzgutschrift als Vorlage: eine verspätete Lieferung oder Unannehmlichkeit durch Gutschrift einzelner Positionen ausgleichen, mit Bezug auf die Beschwerde.
Vorlagen nach Branche
- Montagezeit: 2 von 6 Stunden erlassen
- Lieferkosten erlassen wegen verspäteter Ankunft
- Servicevertrag im ersten Jahr kostenlos
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Rechnung und Grund bestimmen
Beispiel: Suchen Sie für „Montagezeit: 2 von 6 Stunden erlassen“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Betroffene Positionen mindern
Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Servicevertrag im ersten Jahr kostenlos“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.
Senden und ausgleichen
Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.
Manchmal ist an der Leistung rechtlich nichts auszusetzen, und trotzdem hatte der Kunde Ärger: Der Monteur kam fünf Tage zu spät, ein Rückruf blieb aus, ein Lieferfenster wurde zweimal verpasst. Eine Kulanzgutschrift gleicht das aus, indem sie bestimmte Positionen der ursprünglichen Rechnung mindert. Positionen statt einer runden Summe zu wählen hält die Buchhaltung sauber und zeigt dem Kunden genau, was erlassen wurde und warum.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Montagezeit: 2 von 6 Stunden erlassen, Lieferkosten erlassen wegen verspäteter Ankunft, Servicevertrag im ersten Jahr kostenlos: nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
- Montagezeit: 2 von 6 Stunden erlassen
- Schreiben Sie einen Teil einer Position gut, etwa Arbeitsstunden, statt eine Rabattzeile zu erfinden, die die ursprüngliche Rechnung nie hatte.
- Lieferkosten erlassen wegen verspäteter Ankunft
- Lieferkosten zu erlassen ist eine klare Geste, wenn sich die Beschwerde um die Lieferung selbst drehte.
- Servicevertrag im ersten Jahr kostenlos
- Ein kostenloser Servicevertrag mindert eine bereits berechnete Position; wurde er nie berechnet, bieten Sie ihn ohne Gutschrift an.
- Ursprüngliche Rechnung
- Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
- Ausgleich
- Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Beschreiben Sie die Unannehmlichkeit sachlich, verknüpfen Sie die Gutschrift mit Rechnung und Positionen, die sie mindert, und sagen Sie, ob damit die Beschwerde erledigt ist.
Vor dem Versand prüfen
- Gehört „Montagezeit: 2 von 6 Stunden erlassen“ zu den korrigierten Positionen, zum Preis der ursprünglichen Rechnung?
- Ist die gutgeschriebene Menge oder der Betrag für „Lieferkosten erlassen wegen verspäteter Ankunft“ nicht höher als berechnet?
- Weiß der Kunde, warum „Servicevertrag im ersten Jahr kostenlos“ gutgeschrieben wird: Rücksendung, Preisänderung oder Stornierung?
3 weitere anzeigen
- Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
- Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
- Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.
Rechenbeispiel: Ausgleich für eine fünf Tage verspätete Montage
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Rechnung INV-2026-0931 berechnete sechs Montagestunden zu 75 €, Lieferkosten von 90 € und einen Servicevertrag für das erste Jahr zu 140 €. Der Monteur kam fünf Tage zu spät; der Betrieb erlässt aus Kulanz zwei Arbeitsstunden, die Lieferung und den Servicevertrag.
- Arbeitszeit: 2 der 6 Stunden zu 75 € gutgeschrieben.
- Lieferung und Servicevertrag: jeweils vollständig gutgeschrieben.
- Anmerkungen: die Beschwerde, die Worte „aus Kulanz“ und ob die Sache damit erledigt ist.
| Position | Gutgeschrieben / berechnet × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Montagezeit: 2 von 6 Stunden erlassen | 2 / 6 × 75,00 € | 150,00 € |
| Lieferkosten erlassen wegen verspäteter Ankunft | 1 / 1 × 90,00 € | 90,00 € |
| Servicevertrag im ersten Jahr kostenlos | 1 / 1 × 140,00 € | 140,00 € |
| Gutschrift ohne Steuer | 380,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 72,20 € | |
| Gutschrift gesamt | 452,20 € | |
| Ursprüngliche Rechnung | 809,20 € | |
| Restbetrag der Rechnung | 357,00 € | |
Die Gutschrift beträgt 380,00 €, die Steuer 72,20 €, zusammen 452,20 €. Die ursprüngliche Rechnung lautete über 809,20 €; für die übrige Montage bleiben 357,00 € zu zahlen.
Häufige Fehler bei Kulanzgutschriften
- Eine runde Summe ohne Bezug zu Positionen oder Anlass gutschreiben.
- Die Gutschrift wie das Eingeständnis eines Mangels formulieren, obwohl sie Kulanz ist.
- Für dieselbe Beschwerde zweimal entschädigen, einmal per Gutschrift und einmal per Rabatt.
- Die Steuer auf die erlassenen Positionen nicht mit gutschreiben.
- Nicht sagen, ob die Gutschrift ausgezahlt oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Gutschrift leichter freigeben und ablegen.
- Eine eigene Nummer und das Ausstellungsdatum
- Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung
- Der Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung
- Die korrigierten Positionen mit Menge und Betrag
- Die zurückgenommene Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag der Korrektur
- Der Ausgleich: Erstattung oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung
- Eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung) nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und den Korrekturbetrag samt Umsatzsteuer. Die Bezeichnung „Gutschrift“ meint umsatzsteuerlich die Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Gesteht eine Kulanzgutschrift einen Fehler ein?
Die Formulierung zählt. Beschreiben Sie die Unannehmlichkeit, nicht einen Mangel, und bezeichnen Sie die Gutschrift als Kulanz. Könnte aus der Beschwerde ein Anspruch werden, lassen Sie sich beraten, bevor Sie etwas schriftlich festhalten; dies ist keine Rechtsberatung.
Mindert eine Kulanzgutschrift die Umsatzsteuer?
Mindert sie das Entgelt für die berechnete Leistung, wird die Steuer wie bei jeder Gutschrift anteilig gutgeschrieben, so wie in dieser Vorlage. Ein Geschenk ohne Bezug zu einer Rechnung wird anders behandelt; klären Sie diesen Fall mit Ihrer Steuerberatung.
Kann die Kulanz stattdessen ein Rabatt auf den nächsten Auftrag sein?
Ja. Dann braucht es jetzt keine Gutschrift: Setzen Sie den Rabatt auf die nächste Rechnung und nennen Sie dort die Beschwerde. Beides zugleich würde den Kunden doppelt entschädigen.
Wie halte ich fest, dass der Kunde die Gutschrift angenommen hat?
Bitten Sie um eine kurze Antwort, dass die Beschwerde erledigt ist, und legen Sie sie zur Gutschrift. Ein Satz in den Anmerkungen, dass die Gutschrift die Beschwerde erledigt, macht die Einigung für beide Buchhaltungen sichtbar.
Wer sollte eine Kulanzgutschrift freigeben?
Legen Sie je Person eine Grenze fest und vermerken Sie die Freigabe in den Anmerkungen oder intern. Nicht freigegebene Kulanz gehört zu den ersten Fragen eines Prüfers oder Geschäftspartners.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Warum eine Rechnungskorrektur ausstellen, statt die Rechnung zu ändern?
Eine versendete Rechnung steht in den Büchern beider Seiten. Ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, der Nummer der ursprünglichen Rechnung und dem Grund mindert oder storniert sie, sodass beide Buchführungen nachvollziehbar bleiben.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Kulanzgutschrift Vorlage“ auch: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben und Offene Rechnung: Erinnerung, Teilzahlung, Kontoauszug. Für die Steuer, die mit der Ware gutgeschrieben wird: MwSt.- und GST-Rechner.