Bestellung von Arbeitskleidung Vorlage
Bestellvorlage für Dienst- und Arbeitskleidung: Größenverteilung je Teil, Farbnummern, Logoplatzierung, Stickprogramm und Starttermin für das Tragen.
Vorlagen nach Branche
- Poloshirts, marine, Logostickerei, Größen S–XXL
- Arbeitshosen, anthrazit, mit Knieschutztaschen
- Warnschutzjacken, orange, Firmenname aufgedruckt
- Stickprogramm für das Logo, einmalig
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „Poloshirts, marine, Logostickerei, Größen S–XXL“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Stickprogramm für das Logo, einmalig“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Arbeitskleidung muss Menschen passen, nicht einem Lagerregal; die Menge in der Zeile ist deshalb nur die halbe Angabe. Der Lieferant braucht auch Größen, genaue Farbe, Logodatei und einen Termin, denn in falsch bemessenen Hemden kann niemand zur Arbeit antreten. Diese Bestellung führt die Teile mit Größenverteilung auf, berechnet das Stickprogramm einmal und lässt in den Anmerkungen Platz für Mustervorlage und Umtauschfrist.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Poloshirts, marine, Logostickerei, Größen S–XXL, Arbeitshosen, anthrazit, mit Knieschutztaschen, Warnschutzjacken, orange, Firmenname aufgedruckt, Stickprogramm für das Logo, einmalig: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- Poloshirts, marine, Logostickerei, Größen S–XXL
- Tragen Sie die Größenverteilung in die Anmerkungen ein, etwa S 6, M 18, L 22, XL 10, XXL 4, und planen Sie je Größe ein bis zwei Reserveteile für Neueinsteiger ein.
- Arbeitshosen, anthrazit, mit Knieschutztaschen
- Marken schneiden Hosen unterschiedlich; lassen Sie sich die Größentabelle geben und prüfen Sie sie an zwei, drei Beschäftigten, bevor Sie die ganze Menge bestellen.
- Warnschutzjacken, orange, Firmenname aufgedruckt
- Verlangen Ihre Baustellenregeln eine bestimmte Warnschutzklasse, schreiben Sie diese in die Position statt nur „Warnschutz“; das Etikett des Lieferanten sollte dazu passen.
- Stickprogramm für das Logo, einmalig
- Legen Sie die Logodatei und ihre Größe in Millimetern bei; das Stickprogramm wird einmal berechnet, ein späteres neues Logo kostet wieder.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie je Kleidungsstück die Größenverteilung, die Farbnummer, Ort und Größe des Logos und den Tag, ab dem die Belegschaft die neue Kleidung tragen soll.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Poloshirts, marine, Logostickerei, Größen S–XXL“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Arbeitshosen, anthrazit, mit Knieschutztaschen“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Warnschutzjacken, orange, Firmenname aufgedruckt“ freigegeben?
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- Entspricht „Stickprogramm für das Logo, einmalig“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel: ein Team mit sechzig Leuten einkleiden
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Bauunternehmen bestellt 60 Poloshirts, 40 Arbeitshosen und 25 Warnschutzjacken sowie das einmalige Stickprogramm für sein Logo.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Poloshirts, marine, Logostickerei, Größen S–XXL | 60 × 17,00 € | 1.020,00 € |
| Arbeitshosen, anthrazit, mit Knieschutztaschen | 40 × 32,00 € | 1.280,00 € |
| Warnschutzjacken, orange, Firmenname aufgedruckt | 25 × 48,00 € | 1.200,00 € |
| Stickprogramm für das Logo, einmalig | 1 × 85,00 € | 85,00 € |
| Zwischensumme | 3.585,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 681,15 € | |
| Gesamt | 4.266,15 € | |
Die vier Positionen ergeben 3.585,00 €; die Steuer zu 19 % beträgt 681,15 €, die Bestellsumme also 4.266,15 €. Das Stickprogramm steht in einer einzigen Zeile, bei einer Nachbestellung im nächsten Jahr genügen daher die ersten drei Zeilen, solange das Logo gleich bleibt.
Häufige Fehler bei einer Bestellung von Arbeitskleidung
- Je Teil nur eine Menge ohne Größenverteilung angeben und den Lieferanten raten lassen.
- Das Logo nur am Bildschirm freigeben, ohne es gestickt auf Stoff gesehen zu haben.
- Das Logo ändern, nachdem das Stickprogramm erstellt wurde, und bei der nächsten Bestellung erneut Einrichtung zahlen.
- „Warnschutz“ schreiben, wo die Baustellenregeln eine bestimmte Klasse nennen.
- Als Starttermin für die Kleidung ein Datum nennen, das vor der Lieferzeit des Lieferanten liegt.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wie gebe ich Größen an, wenn noch nicht gemessen wurde?
Nennen Sie in den Anmerkungen eine geschätzte Verteilung und vereinbaren Sie eine Umtauschfrist, etwa 14 Tage für ungetragene Teile. Oder bestellen Sie zuerst einen kleinen Anprobesatz und die volle Menge erst nach den Rückmeldungen.
Wird das Stickprogramm bei jeder Nachbestellung berechnet?
Normalerweise einmal je Motiv, die Stickdatei bleibt beim Lieferanten. Schreiben Sie „Programm hinterlegt“ in die Anmerkungen; ein geändertes oder skaliertes Logo gilt als neues Motiv und wird erneut berechnet.
Soll ich vor der Serie ein Muster verlangen?
Bei allem mit Logo ja. Lassen Sie ein besticktes Teil fertigen und geben Sie es schriftlich frei, mit Garnfarbe, Position und Größe, bevor der Rest anläuft; 60 Hemden zu korrigieren kostet ein Vielfaches von einem.
Wie führe ich Namen auf den Teilen auf?
Fügen Sie eine Liste bei, eine Zeile je Teil mit Namen in der gewünschten Schreibweise, Größe und Artikel. Beschriftete Teile lassen sich kaum umtauschen, prüfen Sie die Schreibweise daher mit jeder Person, bevor die Liste rausgeht.
Wie bleiben die Farben bei Nachbestellungen gleich?
Nennen Sie die Farbnummer des Lieferanten für Stoff und Garn, bitten Sie nach Möglichkeit um dieselbe Färbecharge und legen Sie eine Toleranz fest. Marine aus zwei Chargen wirkt nebeneinander im Teamfoto wie zwei Farben.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Bestellung von Arbeitskleidung Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.