Arbeitsauftrag für Fuhrparkwartung
Arbeitsauftrag für Fuhrparkwartung: Inspektion, Verschleißteile und Prüfungen je Fahrzeug, mit Flottennummer, Kilometerstand, Freigaben und Fälligkeit.
Vorlagen nach Branche
- Inspektion B, Transporter 14 bei 60.000 km
- Bremsbeläge vorne, Verschleißgrenze erreicht
- Profiltiefe und Reifendruck, alle Räder
- Wischerblätter, Satz
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Einsatz planen
Beispiel: Beginnen Sie mit „Inspektion B, Transporter 14 bei 60.000 km“, legen Sie den Termin fest, weisen Sie den Techniker zu und notieren Sie, wie der Einsatzort zugänglich ist.
Arbeiten ausführen
Erfassen Sie die tatsächlich angefallene Zeit und das verbrauchte Material, auch für „Wischerblätter, Satz“, sowie alles, was ein gesondertes Angebot erfordert.
Abnehmen und abrechnen
Lassen Sie Techniker und Kunden die Abschlusszeilen unterschreiben und erstellen Sie die Rechnung aus dem Arbeitsauftrag, damit die Positionen übernommen werden.
Ein Fuhrparkleiter will nicht über jeden Bremsbelag informiert werden, wohl aber wissen, dass nichts über einem vereinbarten Betrag ohne Rückfrage gemacht wurde. Dieser Arbeitsauftrag ist für diese Absprache gedacht: ein Fahrzeug je Auftrag, bezeichnet mit Flottennummer, Kennzeichen und Kilometerstand; die planmäßige Inspektion und Verschleißteile an ihrer Grenze als Zeilen mit Preisen; und Zusatzarbeiten über der Freigabegrenze bleiben liegen, bis jemand im Fuhrpark zustimmt. Am Ende steht die nächste Fälligkeit.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Inspektion B, Transporter 14 bei 60.000 km, Bremsbeläge vorne, Verschleißgrenze erreicht, Profiltiefe und Reifendruck, alle Räder, Wischerblätter, Satz: Beschreiben Sie für jede Position die geplanten Arbeiten und das Material mit der erwarteten Zeit oder Menge.
- Inspektion B, Transporter 14 bei 60.000 km
- Bezeichnen Sie die Inspektion nach dem Plan des Herstellers oder des Fuhrparks und notieren Sie den Kilometerstand bei Ankunft.
- Bremsbeläge vorne, Verschleißgrenze erreicht
- Halten Sie die gemessene Belagstärke fest, damit der Fuhrpark sieht, dass der Wechsel fällig und nicht verfrüht war.
- Profiltiefe und Reifendruck, alle Räder
- Geben Sie Profiltiefe und Druck je Rad an; einen Reifen nahe der Grenze melden Sie dem Fuhrpark, statt ihn ungefragt zu wechseln.
- Wischerblätter, Satz
- Kleinteile wie Wischer liegen meist unter der Freigabegrenze; führen Sie sie trotzdem auf, damit die Teilehistorie vollständig bleibt.
- Einsatzort und Termin
- Nennen Sie die Adresse des Einsatzorts, den Termin, die zuständige Person und Hinweise zu Zugang und Sicherheit.
- Zeit und Material
- Erfassen Sie je Position die geleisteten Stunden und das verbrauchte Material, so wie ausgeführt und nicht wie geplant.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Verwenden Sie je Fahrzeug einen Arbeitsauftrag mit Flottennummer, Kennzeichen und Kilometerstand, halten Sie sich bei Zusatzarbeiten an die Freigabegrenze des Fuhrparks und notieren Sie die nächste Fälligkeit.
Vor dem Versand prüfen
- Ist klar, wer „Inspektion B, Transporter 14 bei 60.000 km“ wo und wann erledigt?
- Ist das Material für „Bremsbeläge vorne, Verschleißgrenze erreicht“ aufgeführt und vor Arbeitsbeginn vor Ort?
- Gibt es für „Profiltiefe und Reifendruck, alle Räder“ eine Abnahme, damit die Zeit danach abgerechnet werden kann?
4 weitere anzeigen
- Ist klar, wer „Wischerblätter, Satz“ wo und wann erledigt?
- Prüfen Sie die Adresse des Einsatzorts, den Termin, die zuständige Person sowie Hinweise zu Zugang und Sicherheit.
- Klären Sie mit dem Kunden, welche Arbeiten enthalten sind, und vermerken Sie gesondert, was vor Ort auffällt und ein eigenes Angebot braucht.
- Lassen Sie die Arbeit vom Kunden prüfen und abnehmen, bevor Sie die Rechnung erstellen.
Rechenbeispiel: ein Transporter zur Intervallinspektion
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Werkstatt führt an Transporter 14 die Inspektion B durch, erneuert die vorderen Beläge an der Verschleißgrenze, prüft die Reifen und montiert neue Wischer. Dann fällt die Batterie beim Test durch und kostet mehr, als die Freigabegrenze des Fuhrparks erlaubt.
- Geplant: vier Zeilen innerhalb des Plans.
- Zusatz: Die Batterie wird dem Fuhrparkleiter angeboten, der telefonisch zustimmt.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Inspektion B, Transporter 14 bei 60.000 km | 1 × 210,00 € | 210,00 € |
| Bremsbeläge vorne, Verschleißgrenze erreicht | 1 × 120,00 € | 120,00 € |
| Profiltiefe und Reifendruck, alle Räder | 1 × 15,00 € | 15,00 € |
| Wischerblätter, Satz | 1 × 28,00 € | 28,00 € |
| Gesamt | 373,00 € | |
Die geplanten Arbeiten ergeben 373,00 €. Die Batterie fügt 1 zu 98,00 € hinzu, eine freigegebene Mehrleistung von 98,00 €; die neue Summe beträgt 471,00 €. Name und Uhrzeit der Freigabe stehen neben der Zeile.
Wo Aufträge für Fuhrparkfahrzeuge schiefgehen
- Mehrere Fahrzeuge auf einem Auftrag, sodass sich die Historien mischen.
- Arbeiten über der Freigabegrenze ohne Rückfrage.
- Reifen nahe der Grenze wechseln, ohne den Fuhrpark zu fragen.
- Kilometerstand oder nächste Fälligkeit weglassen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Arbeitsauftrag leichter freigeben und ablegen.
- Nummer und Datum des Arbeitsauftrags
- Name des Kunden und Adresse des Einsatzorts
- Termin und zuständige Person
- Jede Tätigkeit und das benötigte Material
- Zeit oder Menge je Position, dazu Preise, falls ausgewiesen
- Unterschriftszeilen für Ausführenden und Kunden
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Braucht jedes Fahrzeug einen eigenen Arbeitsauftrag?
Ja. Ein Auftrag je Fahrzeug hält die Historien getrennt, und der Fuhrpark kann ihn unter der Flottennummer ablegen, ohne Ihre Unterlagen aufzuteilen.
Wie gehe ich mit einem vom Fahrer gemeldeten Mangel um?
Übernehmen Sie die Beschreibung des Fahrers, notieren Sie Ihren Befund und beheben Sie ihn innerhalb der Freigabegrenze oder fragen Sie vorher nach.
Wer gibt Arbeiten außerhalb des Wartungsplans frei?
Die vom Fuhrpark benannte Person, meist der Fuhrparkleiter. Schreiben Sie Name, Uhrzeit und freigegebenen Betrag neben die Zusatzarbeit.
Was halte ich für die nächste Wartung fest?
Den Kilometerstand oder das Datum, je nachdem, was nach dem Plan des Fuhrparks zuerst eintritt, und alles, was Sie bis dahin zu beobachten empfehlen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa WO-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Arbeitsauftrag für Fuhrparkwartung“ auch: Leistungsbeschreibung (Statement of Work): Aufbau, Beispiel und Angebot in Rechnung umwandeln: Schritt für Schritt. Nach Abschluss des Auftrags und der Abnahme: Vorlage für Abnahmeprotokolle.