Proformarechnung für Anlagenbau mit Anzahlung
Proformarechnung für Anlagen mit Anzahlung: Engineering, Anlagenteile, Ersatzteile und Überwachung getrennt bepreist, dazu Anzahlungsanteil.
Vorlagen nach Branche
- Detail-Engineering und Freigabezeichnungen
- Skid-Wasseraufbereitungsanlagen, 3 Sätze
- Ersatzteilpaket für zwei Betriebsjahre
- Montageüberwachung und Inbetriebnahme, je Ingenieurtag
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Detail-Engineering und Freigabezeichnungen“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Montageüberwachung und Inbetriebnahme, je Ingenieurtag“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Käufer von Prozessanlagen zahlen selten bei Lieferung. Sie leisten bei Vertragsschluss eine Anzahlung, oft gegen eine Bankgarantie des Lieferanten, und den Rest nach Meilensteinen. Die Proformarechnung ist das Papier, gegen das die Finanzabteilung des Käufers diese Anzahlung überweist. Die Vorlage trennt Engineering, die Anlage selbst, Ersatzteile und Überwachung, sodass jede Meilensteinzahlung die Positionen benennen kann, die sie begleicht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Detail-Engineering und Freigabezeichnungen, Skid-Wasseraufbereitungsanlagen, 3 Sätze, Ersatzteilpaket für zwei Betriebsjahre, Montageüberwachung und Inbetriebnahme, je Ingenieurtag: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Detail-Engineering und Freigabezeichnungen
- Listen Sie die Zeichnungen und Berechnungen auf, die der Käufer freigeben muss; eine an die Freigabe gebundene Zahlung bleibt hängen, wenn die Liste vage ist.
- Skid-Wasseraufbereitungsanlagen, 3 Sätze
- Nennen Sie Leistung, Anzahl der Sätze und den Inhalt jedes Skids; spätere Änderungen des Umfangs lassen sich gegen eine klare erste Zeile leichter bepreisen.
- Ersatzteilpaket für zwei Betriebsjahre
- Legen Sie die Ersatzteile nach Betriebsstunden oder per nummerierter Liste fest und sagen Sie, ob sie mit der Anlage oder getrennt geliefert werden.
- Montageüberwachung und Inbetriebnahme, je Ingenieurtag
- Bestimmen Sie Tagessatz, enthaltene Tage und wer Reise und Unterkunft trägt; zusätzliche Tage werden dann zum selben Satz berechnet.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie die Vertragsnummer, geben Sie die Anzahlung als Anteil der Gesamtsumme an und binden Sie die übrigen Zahlungen an Meilensteine wie Freigabe der Zeichnungen, Versand und Inbetriebnahme.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Detail-Engineering und Freigabezeichnungen“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Skid-Wasseraufbereitungsanlagen, 3 Sätze“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Ersatzteilpaket für zwei Betriebsjahre“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Montageüberwachung und Inbetriebnahme, je Ingenieurtag“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel: die Anzahlung für ein Wasseraufbereitungspaket
Die Zahlen sind ein Beispiel und enthalten keine Steuer, weil die Anlage ausgeführt wird. Ein Lieferant bepreist das Engineering, drei Aufbereitungsskids, ein Ersatzteilpaket für zwei Jahre und zwanzig Ingenieurtage Überwachung. Der Vertrag setzt die Anzahlung auf 20 % der Gesamtsumme fest.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Detail-Engineering und Freigabezeichnungen | 1 × 38.000,00 € | 38.000,00 € |
| Skid-Wasseraufbereitungsanlagen, 3 Sätze | 3 × 64.000,00 € | 192.000,00 € |
| Ersatzteilpaket für zwei Betriebsjahre | 1 × 14.500,00 € | 14.500,00 € |
| Montageüberwachung und Inbetriebnahme, je Ingenieurtag | 20 × 780,00 € | 15.600,00 € |
| Gesamt | 260.100,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 260.100,00 €, die Proforma lautet über 260.100,00 €. Die Rechnung über die Anzahlung verlangt später 20 % dieser Summe; der Rest folgt den Meilensteinen des Vertrags und verweist jeweils auf diese Positionen.
Häufige Fehler bei einer Proforma für Anlagen mit Anzahlung
- Die Vertragsreferenz weglassen, sodass die Finanzabteilung des Käufers die Anzahlung nicht dem Vertrag zuordnen kann.
- Nur die Anzahlung zeigen und den Gesamtpreis verbergen, von dem sie ein Anteil ist.
- Einen Termin für die Garantie zusagen, bevor die Bank deren Wortlaut bestätigt hat.
- Die Anlage als eine Sammelzeile führen, sodass jede spätere Umfangsänderung schwer zu bepreisen ist.
- Geschätzte Überwachungstage wie feste behandeln und zusätzliche Tage ohne genannten Satz berechnen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Nummer und Datum der Proformarechnung
- Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
- Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
- Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
- Gültigkeitsdatum
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
- Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wo trage ich die Vertragsnummer ein?
Im Feld für die Vertragsreferenz, damit sie auf der Proforma gedruckt wird, und noch einmal in den Bedingungen neben der Anzahlung. Die Finanzabteilung des Käufers ordnet Zahlungen meist einem Vertrag zu, nicht einer einzelnen Proforma.
Zeigt die Proforma nur die Anzahlung oder den ganzen Preis?
Den ganzen Preis. Die Anzahlung ist ein Anteil davon und steht in den Bedingungen, etwa ein fester Prozentsatz bei Unterzeichnung; die Rechnung über die Anzahlung verlangt dann nur diesen Anteil.
Wie bepreise ich Überwachungstage, die noch nicht feststehen?
Setzen Sie eine geschätzte Tageszahl zum festen Tagessatz an und sagen Sie, dass darüber hinaus geleistete Tage zum selben Satz berechnet werden. Dann wissen beide Seiten, dass die erste Zahl eine Schätzung ist.
Gehört die Anzahlungsgarantie auf die Proforma?
Erwähnen Sie sie in den Bedingungen mit Betrag und Wirksamkeitsdatum. Die Garantie stellt Ihre Bank gesondert aus; klären Sie den Wortlaut mit ihr, bevor Sie einen Termin zusagen.
Was gilt, wenn sich der Umfang nach der Anzahlung ändert?
Stellen Sie eine geänderte Proforma mit neuer Nummer aus, die die geänderten Zeilen zeigt und die ersetzte nennt. Die bereits gezahlte Anzahlung wird gegen die neue Gesamtsumme verrechnet.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Proformarechnung für Anlagenbau mit Anzahlung“ auch: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer und Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung. Für Angebote in einer anderen Währung: Währungsrechner.