Vorlage für Proformarechnungen für Bekleidungsaufträge

Nennen Sie dem Käufer Preis und Bedingungen vor der Lieferung, etwa für eine Vorauszahlung oder eine Einfuhrgenehmigung, und stellen Sie danach die endgültige Rechnung aus.

Vorlagen nach Branche

  • Baumwoll-T-Shirts
  • Kapuzensweatshirts
  • Individuelle Etiketten und Anhänger

Leitfaden zur Erstellung

Eine Proformarechnung nennt Preis und Bedingungen vor der Lieferung, damit der Käufer vorab zahlen oder eine Einfuhrgenehmigung beantragen kann. Sie ersetzt die spätere Rechnung nicht.

Leistungen und Positionen
Baumwoll-T-Shirts, Kapuzensweatshirts, Individuelle Etiketten und Anhänger: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
Lieferbedingungen
Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
Gültigkeit und Vorkasse
Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
Konkret abzustimmender Umfang
Führen Sie Größen und Farben je Modell, Stoff und Grammatur, das Datum der Musterfreigabe und das Versandfenster auf, von dem der Preis ausgeht.
  • Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
  • Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
  • Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.

  1. Ware und Lieferbedingungen festlegen

    Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Baumwoll-T-Shirts“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.

  2. Gültigkeit eintragen und senden

    Prüfen Sie jede Position bis „Individuelle Etiketten und Anhänger“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.

  3. Nach Zahlung oder Versand abrechnen

    Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.

Was auf dem Dokument stehen muss

Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.

  • Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
  • Nummer und Datum der Proformarechnung
  • Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
  • Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
  • Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
  • Gültigkeitsdatum
  • Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
  • Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.

Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates

Häufige Fragen

Vorlage für Proformarechnungen für Bekleidungsaufträge: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Positionen, die die Vorlage mitbringt – Baumwoll-T-Shirts, Kapuzensweatshirts, Individuelle Etiketten und Anhänger – und ersetzen Sie sie durch das tatsächlich Gelieferte. Prüfen Sie danach die Pflichtangaben oben, besonders die Dokumentnummer und die getrennt ausgewiesene Steuer.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann man eine Proformarechnung bezahlen und daraus Vorsteuer ziehen?
Der Kunde kann eine Proformarechnung vorab bezahlen, aber sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug. Nach Zahlung oder Lieferung erstellen Sie aus ihr die Rechnung; die Proformarechnung bleibt unverändert.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Bearbeiten und PDF-Export sind mit einem Konto kostenlos, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Für PDF öffnen Sie die Vorlage und speichern über Drucken / PDF.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.