Reparaturannahmeschein für Handys und Tablets
Reparaturannahmeschein: Diagnose, Reparatur, Datensicherung und Extras am Tresen mit Preis erfasst, mit IMEI, Zustand bei Annahme und Zubehör.
Vorlagen nach Branche
- Diagnosepauschale, Handy lädt nicht
- Ladebuchse tauschen
- Datensicherung vor der Reparatur
- Displayschutzfolie aufgebracht
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Einsatz planen
Beispiel: Beginnen Sie mit „Diagnosepauschale, Handy lädt nicht“, legen Sie den Termin fest, weisen Sie den Techniker zu und notieren Sie, wie der Einsatzort zugänglich ist.
Arbeiten ausführen
Erfassen Sie die tatsächlich angefallene Zeit und das verbrauchte Material, auch für „Displayschutzfolie aufgebracht“, sowie alles, was ein gesondertes Angebot erfordert.
Abnehmen und abrechnen
Lassen Sie Techniker und Kunden die Abschlusszeilen unterschreiben und erstellen Sie die Rechnung aus dem Arbeitsauftrag, damit die Positionen übernommen werden.
Am Reparaturtresen entsteht der Arbeitsauftrag, während der Kunde davorsteht, und er wird zu seinem Beleg für das Gerät. Er muss deshalb festhalten, wie das Handy aussah, bevor es jemand öffnete: Kratzer, eine gesprungene Rückseite, ein verbogener Rahmen. Diese Vorlage druckt sich als Reparaturannahmeschein mit den am Tresen vereinbarten Arbeiten und Preisen, der IMEI und dem abgegebenen Zubehör. Den Sperrcode enthält sie nie, und sie sagt, wie eine Reparatur über dem Betrag des Scheins freigegeben wird.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Diagnosepauschale, Handy lädt nicht, Ladebuchse tauschen, Datensicherung vor der Reparatur, Displayschutzfolie aufgebracht: Beschreiben Sie für jede Position die geplanten Arbeiten und das Material mit der erwarteten Zeit oder Menge.
- Diagnosepauschale, Handy lädt nicht
- Schreiben Sie das Fehlerbild mit den Worten des Kunden und ob die Diagnosepauschale bleibt, wenn er die Reparatur ablehnt.
- Ladebuchse tauschen
- Nennen Sie das Teil, ob Original oder kompatibel, und wie lange Sie Gewähr geben.
- Datensicherung vor der Reparatur
- Halten Sie fest, was wohin gesichert wurde oder dass der Kunde keine Sicherung wollte und das Risiko kennt.
- Displayschutzfolie aufgebracht
- Führen Sie kleine Extras getrennt auf, damit der Kunde sie ablehnen kann, ohne die Reparatur zu berühren.
- Einsatzort und Termin
- Nennen Sie die Adresse des Einsatzorts, den Termin, die zuständige Person und Hinweise zu Zugang und Sicherheit.
- Zeit und Material
- Erfassen Sie je Position die geleisteten Stunden und das verbrauchte Material, so wie ausgeführt und nicht wie geplant.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Gerät, Seriennummer oder IMEI und den Zustand bei der Annahme fest, listen Sie mitgegebenes Zubehör auf, notieren Sie nie den Sperrcode und vereinbaren Sie, wie Zusatzarbeiten freigegeben werden.
Vor dem Versand prüfen
- Ist klar, wer „Diagnosepauschale, Handy lädt nicht“ wo und wann erledigt?
- Ist das Material für „Ladebuchse tauschen“ aufgeführt und vor Arbeitsbeginn vor Ort?
- Gibt es für „Datensicherung vor der Reparatur“ eine Abnahme, damit die Zeit danach abgerechnet werden kann?
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- Ist klar, wer „Displayschutzfolie aufgebracht“ wo und wann erledigt?
- Prüfen Sie die Adresse des Einsatzorts, den Termin, die zuständige Person sowie Hinweise zu Zugang und Sicherheit.
- Klären Sie mit dem Kunden, welche Arbeiten enthalten sind, und vermerken Sie gesondert, was vor Ort auffällt und ein eigenes Angebot braucht.
- Lassen Sie die Arbeit vom Kunden prüfen und abnehmen, bevor Sie die Rechnung erstellen.
Rechenbeispiel: ein Handy, das nicht lädt
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Kunde gibt ein Handy ab, das nicht lädt; am Tresen entsteht ein Schein für Diagnose, Ladebuchse, Datensicherung und Schutzfolie. In der Werkstatt findet der Techniker einen aufgeblähten Akku.
- Am Tresen: vier Zeilen mit Preis, die IMEI, die Kratzer am Rahmen und die abgegebene Hülle.
- In der Werkstatt: Der aufgeblähte Akku wird dem Kunden mit Preis gemeldet.
- Freigabe: Der Kunde stimmt per Nachricht zu; die Uhrzeit wird notiert.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Diagnosepauschale, Handy lädt nicht | 1 × 25,00 € | 25,00 € |
| Ladebuchse tauschen | 1 × 59,00 € | 59,00 € |
| Datensicherung vor der Reparatur | 1 × 20,00 € | 20,00 € |
| Displayschutzfolie aufgebracht | 1 × 12,00 € | 12,00 € |
| Gesamt | 116,00 € | |
Der Schein ergibt 116,00 €. Der Akku fügt 1 zu 79,00 € hinzu, eine freigegebene Mehrleistung von 79,00 €; die neue Summe von 195,00 € zahlt der Kunde bei Abholung.
Fehler am Reparaturtresen
- Den Sperrcode des Kunden auf den Schein schreiben.
- Vorhandene Schäden nicht festhalten, sodass sie der Reparatur angelastet werden.
- Eine teurere Reparatur ohne Zustimmung des Kunden ausführen.
- SIM-Karte oder Hülle vergessen, die mit dem Handy kamen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Arbeitsauftrag leichter freigeben und ablegen.
- Nummer und Datum des Arbeitsauftrags
- Name des Kunden und Adresse des Einsatzorts
- Termin und zuständige Person
- Jede Tätigkeit und das benötigte Material
- Zeit oder Menge je Position, dazu Preise, falls ausgewiesen
- Unterschriftszeilen für Ausführenden und Kunden
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Gehört der Sperrcode auf den Annahmeschein?
Nein. Vermerken Sie nur, ob der Kunde das Gerät zum Testen selbst entsperrt oder ob der Test auf das beschränkt bleibt, was ohne Entsperren geht.
Wie halte ich bestehende Schäden fest?
Beschreiben Sie bei der Annahme sichtbare Schäden wie Kratzer, Dellen oder eine gesprungene Rückseite und lassen Sie den Kunden unterschreiben. Ein Foto, auf das die Anmerkungen verweisen, hilft.
Die Reparatur wird teurer als auf dem Schein: Was nun?
Unterbrechen Sie, nennen Sie dem Kunden den neuen Preis und den Grund und machen Sie erst nach seiner Zustimmung weiter. Halten Sie fest, wer wann und wie zugestimmt hat.
Was ist mit SIM-Karte oder Hülle, die mit abgegeben wurden?
Führen Sie jedes Zubehör auf dem Schein auf oder nehmen Sie die SIM-Karte heraus und geben Sie sie am Tresen zurück, damit es bei der Abholung keinen Streit gibt.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie wird aus einem Arbeitsauftrag eine Rechnung?
Öffnen Sie nach Abschluss der Arbeiten den Arbeitsauftrag und erstellen Sie daraus eine Rechnung. Positionen, Kunde und Preise werden übernommen, und der Arbeitsauftrag bleibt als Nachweis dessen, was vereinbart und ausgeführt wurde.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Reparaturannahmeschein für Handys und Tablets“ auch: Leistungsbeschreibung (Statement of Work): Aufbau, Beispiel und Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB. Nach Abschluss des Auftrags und der Abnahme: Vorlage für Abnahmeprotokolle.