Rechnung für beglaubigte Übersetzungen
Rechnung für beglaubigte Übersetzungen von Urkunden: Seiten, Bestätigungsvermerk, weitere beglaubigte Ausfertigungen und Rückversand getrennt aufführen.
Vorlagen nach Branche
- Übersetzung einer Urkunde, je Seite
- Bestätigungsvermerk des Übersetzers
- Weitere beglaubigte Ausfertigung
- Rückversand per Einschreiben
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Übersetzung einer Urkunde, je Seite“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Rückversand per Einschreiben“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die freigegebenen Fassungen und eine Dateiliste und bestätigen Sie Nutzungsumfang und abgeschlossene Korrekturen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Wer eine Geburtsurkunde, ein Zeugnis oder ein Urteil für ein Visum, eine Hochschule oder das Standesamt übersetzen lässt, braucht meist mehr als den Text. Die Stelle verlangt oft den Vermerk eines ermächtigten Übersetzers, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist, manchmal mehrere beglaubigte Ausfertigungen, und die Originale müssen sicher zurück. Diese Vorlage führt alles in eigenen Zeilen und nennt jede Urkunde, damit der Auftraggeber die Kosten belegen kann.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Übersetzung einer Urkunde, je Seite, Bestätigungsvermerk des Übersetzers, Weitere beglaubigte Ausfertigung, Rückversand per Einschreiben: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Übersetzung einer Urkunde, je Seite
- Zählen Sie Seiten wie im Angebot, nach Ausgangsseite oder Normzeilen, und nennen Sie jede Urkunde einzeln.
- Bestätigungsvermerk des Übersetzers
- Den Bestätigungsvermerk berechnen Sie meist einmal je Auftrag; verlangt die Stelle ihn je Urkunde, vermerken Sie das.
- Weitere beglaubigte Ausfertigung
- Zählen Sie nur Ausfertigungen, die über den ersten beglaubigten Satz hinaus bestellt wurden.
- Rückversand per Einschreiben
- Schicken Sie Originale per Einschreiben zurück und setzen Sie das tatsächlich bezahlte Porto ein.
- Menge und Ausgabeformat
- Halten Sie Seiten, Motive, Wortzahl oder Laufzeit fest sowie die Endformate und ob offene Quelldateien enthalten sind.
- Abstimmung und Nutzungsumfang
- Legen Sie fest, wer den Entwurf freigibt, wie viele Korrekturschleifen vorgesehen sind, für welche Medien und wie lange genutzt wird und wer Fremdmaterial beschafft.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Zählen Sie die Seiten wie im Angebot, führen Sie Bestätigungsvermerk und jede weitere beglaubigte Ausfertigung in eigenen Zeilen und nennen Sie jede übersetzte Urkunde.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Übersetzung einer Urkunde, je Seite“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Bestätigungsvermerk des Übersetzers“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Weitere beglaubigte Ausfertigung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
4 weitere anzeigen
- Steht bei „Rückversand per Einschreiben“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Vereinbaren Sie, ab wann ein Richtungswechsel nach der Entwurfsfreigabe als Zusatzarbeit gilt.
- Prüfen Sie getrennt, ob offene Quelldateien und finale Lieferdateien enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: drei Seiten für einen Visumantrag
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Übersetzer übertrug eine zweiseitige Geburtsurkunde und ein einseitiges Führungszeugnis für einen Visumantrag, versah den Auftrag mit einem Vermerk, fertigte zwei weitere beglaubigte Ausfertigungen und schickte die Originale per Einschreiben zurück.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Übersetzung einer Urkunde, je Seite | 3 × 45,00 € | 135,00 € |
| Bestätigungsvermerk des Übersetzers | 1 × 25,00 € | 25,00 € |
| Weitere beglaubigte Ausfertigung | 2 × 15,00 € | 30,00 € |
| Rückversand per Einschreiben | 1 × 9,00 € | 9,00 € |
| Zwischensumme | 199,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 37,81 € | |
| Gesamt | 236,81 € | |
Die Positionen ergeben 199,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 37,81 €; zu zahlen sind 236,81 €. Weil beide Urkunden in der Positionsbeschreibung stehen, kann der Auftraggeber zeigen, wofür er bezahlt hat.
Häufige Fehler bei Rechnungen für beglaubigte Übersetzungen
- Seiten anders zählen als im Angebot, sodass der Betrag nicht mehr zur Erwartung passt.
- Für jede Urkunde einen eigenen Vermerk berechnen, obwohl das Angebot einen je Auftrag vorsah.
- Kennnummern aus den Urkunden auf die Rechnung übernehmen.
- Notargebühren ohne Beleg und ohne Hinweis auf die Auslage hinzufügen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Die Behörde hat die Form der Übersetzung abgelehnt. Wer bezahlt die Nacharbeit?
Hatte der Auftraggeber Ihnen die Vorgaben der Stelle genannt und Sie haben sie verfehlt, bessern Sie kostenlos nach. Waren die Vorgaben neu oder geändert, berechnen Sie die Nacharbeit in einer eigenen Position mit Begründung.
Soll die übersetzte Urkunde auf der Rechnung genannt werden?
Ja, mit Art und Inhaber, etwa die Geburtsurkunde der Antragstellerin, ohne persönliche Kennnummern abzuschreiben. So ordnet der Auftraggeber die Rechnung den eingereichten Unterlagen zu.
Darf ich für handschriftliche oder schwer lesbare Vorlagen mehr verlangen?
Wenn Ihr Angebot einen Zuschlag dafür vorsah, führen Sie ihn mit den betroffenen Seiten in einer eigenen Position. Ohne diese Vereinbarung bleibt es beim angebotenen Seitenpreis.
Gehört eine notarielle Beglaubigung auf diese Rechnung?
Nur wenn Sie sie organisiert und die Notargebühr für den Auftraggeber bezahlt haben. Diesen Betrag führen Sie zum Selbstkostenpreis getrennt von Übersetzung und Bestätigungsvermerk.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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Lesen Sie zu „Rechnung für beglaubigte Übersetzungen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.