Rahmenbestellung mit Abrufen Vorlage
Rahmenbestellung als Vorlage: Jahresmenge zum festen Preis zusagen, Gebühren je Abruf eintragen und jeden Abruf unter einer Bestellnummer fortschreiben.
Vorlagen nach Branche
- Eichenbretter, getrocknet, 27 mm: Rahmenmenge (m³)
- Buchenbretter, getrocknet, 32 mm: Rahmenmenge (m³)
- Zuschnitt nach Stückliste, je Abruf
- Lagerung im Lieferantenlager bis zum Abruf, je Monat
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „Eichenbretter, getrocknet, 27 mm: Rahmenmenge (m³)“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Lagerung im Lieferantenlager bis zum Abruf, je Monat“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Eine Rahmenbestellung verpflichtet den Käufer, über einen Zeitraum, meist ein Jahr, eine Gesamtmenge zu einem vorab festgelegten Preis abzunehmen. Geliefert wird nicht auf einmal, sondern in Abrufen, wenn die Arbeit das Material braucht. Die Vorlage hält die zugesagte Menge, die je Abruf anfallenden Zusatzkosten und das Ende der Laufzeit fest, sodass jeder Abruf unter einer Bestellnummer läuft statt unter einem neuen Angebot.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Eichenbretter, getrocknet, 27 mm: Rahmenmenge (m³), Buchenbretter, getrocknet, 32 mm: Rahmenmenge (m³), Zuschnitt nach Stückliste, je Abruf, Lagerung im Lieferantenlager bis zum Abruf, je Monat: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- Eichenbretter, getrocknet, 27 mm: Rahmenmenge (m³)
- Tragen Sie die Menge für die gesamte Laufzeit ein und die erwartete Verteilung auf die Quartale in die Anmerkungen; danach plant der Lieferant seine Trocknungszeiten.
- Buchenbretter, getrocknet, 32 mm: Rahmenmenge (m³)
- Eine zweite Holzart kann eigene Mindestmengen und Lieferzeiten haben; führen Sie für jede eine eigene Rahmenmenge auf, nicht eine Sammelmenge „Laubholz“.
- Zuschnitt nach Stückliste, je Abruf
- Anzahl der Abrufe mal Gebühr ergibt diese Position, tragen Sie also die erwartete Zahl ein; weitere Abrufe über den Plan hinaus kosten dann dasselbe.
- Lagerung im Lieferantenlager bis zum Abruf, je Monat
- Kostenlose Lagerung hält selten ein ganzes Jahr; nennen Sie die enthaltenen Monate und den Preis danach, damit ungenutztes Holz nicht unbemerkt Lagergeld ansammelt.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie die zugesagte Gesamtmenge oder den Gesamtwert, den Zeitraum, die Preisbindung sowie die kleinste und größte Menge, die ein einzelner Abruf umfassen darf.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Eichenbretter, getrocknet, 27 mm: Rahmenmenge (m³)“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Buchenbretter, getrocknet, 32 mm: Rahmenmenge (m³)“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Zuschnitt nach Stückliste, je Abruf“ freigegeben?
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- Entspricht „Lagerung im Lieferantenlager bis zum Abruf, je Monat“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel: ein Jahr Holz in sechs Abrufen
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Tischlerei sagt für das Jahr 18 m³ Eiche und 12 m³ Buche zu, abgerufen in sechs Lieferungen, mit zwölf Monaten Lagerung im Lager des Lieferanten.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Eichenbretter, getrocknet, 27 mm: Rahmenmenge (m³) | 18 × 1.150,00 € | 20.700,00 € |
| Buchenbretter, getrocknet, 32 mm: Rahmenmenge (m³) | 12 × 980,00 € | 11.760,00 € |
| Zuschnitt nach Stückliste, je Abruf | 6 × 85,00 € | 510,00 € |
| Lagerung im Lieferantenlager bis zum Abruf, je Monat | 12 × 40,00 € | 480,00 € |
| Gesamt | 33.450,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 33.450,00 €, den Höchstbetrag, den die Tischlerei aus dieser Bestellung zahlen kann. Jeder Abruf verbraucht davon einen Teil: Nach drei Abrufen zeigen die Anmerkungen, wie viel jeder Holzart abgerufen ist und wie viel bleibt; der Preis je Kubikmeter bleibt wie geschrieben.
Häufige Fehler bei einer Rahmenbestellung
- Jedem Abruf eine neue Bestellnummer geben, sodass niemand mehr sieht, was von der Zusage übrig ist.
- Das Enddatum weglassen, wodurch Preis und Zusage unbegrenzt weiterlaufen.
- Mehr abrufen als zugesagt, ohne die Bestellung vorher zu ändern.
- Keine Mindestmenge je Abruf festlegen, sodass der Lieferant für jede Anforderung einen halb leeren Lkw schickt.
- Die Lagerklausel vergessen und am Jahresende feststellen, dass für ungenutzte Ware monatlich Lagergeld berechnet wurde.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wie nummeriere ich die einzelnen Abrufe?
Behalten Sie die Nummer der Rahmenbestellung und hängen Sie eine Abrufnummer an, etwa PO-2210 Abruf 3. Notieren Sie jedes Mal abgerufene und noch offene Menge, damit beide Seiten den Rest sehen, ohne das ganze Jahr nachzulesen.
Was passiert, wenn wir die Rahmenmenge nicht ganz abnehmen?
Das richtet sich nach Ihrer Vereinbarung. Halten Sie in den Anmerkungen fest, ob die Restmenge zu einem ermäßigten Satz berechnet, in die nächste Periode übertragen wird oder verfällt. Ohne diesen Satz kann der Lieferant die volle Menge verlangen.
Darf der Lieferant den Preis im Laufe des Jahres erhöhen?
Nur wenn die Bestellung festlegt, wie. Üblich sind ein fester Preis für die ganze Laufzeit oder die Bindung an einen genannten Index mit Prüfdatum. Nennen Sie die Variante, sonst wird bei der ersten Erhöhung gestritten.
Mit wie viel Vorlauf muss ein Abruf kommen?
Schreiben Sie die Frist vom Abruf bis zur Lieferung auf, etwa zehn Werktage, und die kleinste und größte Menge je Abruf. Ein Zuschnitt nach Liste geht nicht über Nacht, und für ein einzelnes Brett fährt kein Lkw.
Gilt die Gesamtzusage als Menge oder als Wert?
Beides ist möglich, nennen Sie aber, was maßgeblich ist. Eine Mengenzusage legt das Volumen fest, der Preis je Kubikmeter steht für sich; eine Wertgrenze begrenzt Ihre Ausgaben, auch wenn sich der Preis bewegt. Die Summe der Positionen zeigt den Wert der geplanten Menge.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa PO-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rahmenbestellung mit Abrufen Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.