Abmahnung / Verwarnung
Eine gestufte Verwarnung, die den Sachverhalt, das erwartete Verhalten und die nächsten Schritte nennt, mit Empfangsbestätigung. Jede Länderfassung folgt der dortigen Praxis und enthält Hinweise zum Verfahren.
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Fassungen nach Land
- International
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Verwarnung ist die schriftliche Aufzeichnung eines Problems bei der Arbeit: was geschehen ist, welche Regel oder Pflicht betroffen ist, was der Arbeitgeber stattdessen erwartet und was bei einer Wiederholung folgen kann. Arbeitgeber nutzen sie, um der beschäftigten Person eine faire, klare Gelegenheit zur Korrektur zu geben und festzuhalten, was wann gesagt wurde. Sie ist für sich genommen keine Strafe und ersetzt kein faires Verfahren.
Die Vorlage hat drei Stufen. Die Aktennotiz zur mündlichen Verwarnung bestätigt schriftlich ein Gespräch, das bereits stattgefunden hat. Die schriftliche Verwarnung benennt den Sachverhalt förmlich. Die letzte Verwarnung sagt klar, dass weiteres Fehlverhalten zur Kündigung führen kann. Jedes Schreiben enthält den Sachverhalt, das erwartete Verhalten, optional einen Überprüfungstermin und eine Empfangsbestätigung, mit der die Person den Erhalt bestätigt, nicht ihr Einverständnis. Die Länderfassungen folgen der jeweiligen Praxis: Hinweis auf die Beschäftigung „at will“ mit Empfangsbestätigung in den USA, ein Schreiben im Sinne des ACAS-Kodex mit Gespräch, Begleitrecht und Widerspruch in Großbritannien, die koreanische 경고장, 경위서 und 시말서, die japanische 注意書, 警告書 und 始末書 sowie die deutsche Abmahnung.
Wann Sie es brauchen
- Eine Person hat gegen eine Regel oder Pflicht verstoßen, und Sie möchten Ihre Erwartungen schriftlich festhalten.
- Sie haben bereits mit der Person gesprochen und möchten das Gespräch und Vereinbarungen festhalten.
- Sie folgen einem Stufenverfahren, und der nächste Schritt ist eine schriftliche oder letzte Verwarnung.
- Ihr Land hat dafür ein eigenes Dokument, etwa die deutsche Abmahnung oder die japanische 始末書.
So füllen Sie es aus
- Prüfen Sie die Arbeitgeberdaten und tragen Sie ein, wer das Schreiben ausstellt, mit Funktion.
- Tragen Sie die Person ein und wählen Sie die Stufe: Aktennotiz, schriftliche oder letzte Verwarnung.
- Beschreiben Sie, was geschehen ist, mit Datum und Ort, und nennen Sie die betroffene Regel oder Pflicht.
- Formulieren Sie konkret, was sich ändern muss, ergänzen Sie einen Überprüfungstermin und frühere Gespräche mit Datum.
- Prüfen Sie die Vorschau, drucken Sie das Schreiben aus, übergeben Sie es persönlich und lassen Sie den Empfang bestätigen; behalten Sie eine Kopie.
Häufige Fehler
- Allgemein zu schreiben, etwa „schlechte Einstellung“, statt was wann und wo gesagt oder getan wurde.
- Das Gespräch auszulassen, sodass die Person erst durch das Schreiben von dem Problem erfährt.
- Eine härtere Stufe zu wählen, als die Tatsachen tragen, oder sofort zur letzten Verwarnung zu springen.
- Ähnliche Fälle ohne erklärbaren Grund unterschiedlich zu behandeln.
- Das Schreiben als Kündigung zu verwenden oder um ein in Ihrem Land vorgeschriebenes Verfahren zu umgehen.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Klassisch
- Modern
- Minimal
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Förmlich
- Seitenband
- Banner
- Executive
- Ledger
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Muss ich zuerst mündlich verwarnen?
- Es gibt keine einheitliche Regel. Viele Arbeitgeber arbeiten mit Stufen, und in manchen Ländern wird vor einer verhaltensbedingten Kündigung eine Verwarnung erwartet. Schwere Verstöße können das Überspringen von Stufen rechtfertigen. Prüfen Sie Ihre Richtlinie und die geltenden Regeln und wenden Sie sie jedes Mal gleich an.
- Was, wenn die Person die Empfangsbestätigung nicht unterschreibt?
- Die Unterschrift bestätigt nur, dass das Schreiben empfangen wurde. Verweigert die Person sie, notieren Sie Datum, Uhrzeit und Anwesende bei der Übergabe und behalten Sie eine Kopie. In Deutschland belegen auch die Zustellung durch einen Boten oder ein Einschreiben den Zugang.
- Wie lange bleibt eine Verwarnung in der Akte?
- Das richtet sich nach Ihrer Richtlinie und den örtlichen Regeln. In Großbritannien verfällt eine Verwarnung normalerweise nach einer genannten Frist, etwa 6 oder 12 Monaten, und die britische Fassung lässt diese Angabe zu. Legen Sie sonst die Frist in Ihrer Richtlinie fest, damit jeder Fall gleich behandelt wird.
- Ist die Vorlage eine Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage. Disziplinarmaßnahmen sind ein sensibler Bereich, und die Regeln unterscheiden sich nach Land, Vertrag und Betrieb; lassen Sie das Schreiben von einer fachkundigen Person prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.