Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP)
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe für Anbieter: Hintergrund, Leistungsumfang, Anforderungstabelle, gewichtete Bewertungskriterien mit Summe 100, Termine, Abgabe und Bedingungen.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (englisch Request for Proposal, RFP) schickt ein Auftraggeber an mehrere Anbieter, um zu erfahren, wie sie ein Problem lösen würden und was das kostet. Sie passt, wenn es keinen Listenpreis gibt und Vorgehen wie Preis je nach Anbieter verschieden ausfallen: Softwareentwicklung, Website, Beratung, Gebäudedienste, Logistikverträge. Eine gut aufgebaute Aufforderung sorgt dafür, dass alle Anbieter dieselben Fragen in derselben Reihenfolge beantworten – so vergleichen Sie Inhalte statt Verkaufsreden.
Diese Vorlage fasst die ganze Anfrage auf zwei bis drei Seiten zusammen: Auftraggeber und Ansprechperson, Hintergrund und Ziele, Leistungsumfang, eine Anforderungstabelle mit Priorität und einer Spalte für die Antwort der Bietenden, die Inhalte jedes Angebots, Bewertungskriterien mit einer Gewichtung, deren Summe das Formular für Sie bildet, Termine, Abgabe und Bedingungen. Am Ende steht klar, dass die Aufforderung kein Angebot und keine Verpflichtung zur Vergabe ist.
Wann Sie es brauchen
- Sie kaufen etwas ein, das Anbieter unterschiedlich kalkulieren, etwa Software, eine Website, einen Dienstleistungsvertrag oder einen Umbau.
- Sie möchten drei oder mehr Angebote fair und nach denselben Kriterien vergleichen.
- Sie müssen nachvollziehbar festhalten, warum ein Anbieter gewählt wurde – für Geschäftsleitung, Gremium oder Prüfung.
- Budget und Termin stehen grob fest, und Sie wollen wissen, was Anbieter innerhalb dieses Rahmens vorschlagen.
So füllen Sie es aus
- Prüfen Sie Auftraggeber und Ansprechperson; beide werden aus Ihren gespeicherten Angaben gefüllt.
- Beschreiben Sie Hintergrund und Ziele in wenigen Sätzen, dann den Leistungsumfang: was dazugehört und bei Bedarf, was nicht.
- Tragen Sie die Anforderungen zeilenweise ein und wählen Sie je eine Priorität: Muss, Soll oder Kann.
- Haken Sie an, was jedes Angebot enthalten muss, und legen Sie Kriterien samt Gewichtung fest, bis die Summe 100 zeigt.
- Setzen Sie die Termine für Fragen, Abgabe, Präsentationen und Entscheidung. Wie lange die Angebote gültig bleiben, wird berechnet.
- Prüfen Sie die Vorschau, drucken Sie oder speichern Sie als PDF; als Word-Datei können Bietende direkt in der Tabelle antworten.
Häufige Fehler
- Eine Gewichtung, die 95 oder 120 ergibt und sich später schwer erklären lässt. Die Summe neben der Kriterientabelle zeigt es sofort.
- Anforderungen als Lösung zu formulieren („Produkt X verwenden“) statt als Bedarf – das engt den Wettbewerb ohne Grund ein.
- Alles als „Muss“ zu markieren, sodass die Prioritätsspalte den Bietenden nichts mehr sagt.
- Die Uhrzeit der Frist oder die Art der Einreichung offenzulassen.
- Verschiedene Fassungen an verschiedene Bietende zu senden oder eine Frage zu beantworten, ohne die anderen zu informieren.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Ledger
- Banner
- Executive
- Klassisch
- Modern
- Förmlich
- Minimal
- Seitenband
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Verpflichtet mich die Aufforderung zum Kauf?
- Nein. In den Bedingungen steht, dass die Aufforderung zur Abgabe von Angeboten einlädt, selbst kein Angebot ist und Sie das Verfahren ändern, aussetzen oder beenden können. Für öffentliche Auftraggeber gelten teils eigene Regeln – bitte prüfen Sie diese.
- Soll ich mein Budget nennen?
- Das ist freiwillig. Eine Spanne hilft den Anbietern, realistisch zu planen; ohne Angabe sehen Sie ein breiteres Preisspektrum. Entscheiden Sie nach Art des Vorhabens.
- Können öffentliche Auftraggeber dieses Formular nutzen?
- Es ist eine allgemeine Vorlage für private Auftraggeber und zur Vorbereitung. Öffentliche Stellen müssen meist förmliche Vergabeverfahren und Formulare einhalten, die dieses Blatt nicht ersetzt.
- Wozu dient die Gewichtung?
- Sie gibt an, wie viele Punkte ein Kriterium höchstens bringen kann. Die Tabelle zeigt die Summe, damit Sie sehen, ob sie 100 ergibt; das Bewertungsverfahren selbst beschreiben Sie im entsprechenden Feld.
- Ist das eine Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage. Lassen Sie die Bedingungen bei großen oder regulierten Beschaffungen von einer fachkundigen Person prüfen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.