Neukundenformular
Ein Formular zur Aufnahme neuer Kundschaft: Firma und Ansprechpersonen, Rechnungs- und Steuerangaben, Bedarf, Zeichnungsberechtigte, Hinweis zur Datenverwendung und eine einfache Checkliste der angeforderten Unterlagen.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Neukundenformular erfassen Sie einmal zu Beginn, damit beim ersten Rechnungslauf niemand dieselben Fragen noch einmal stellen muss. Es hält fest, wer der Kunde ist, mit wem Sie sprechen, wohin und wie Sie abrechnen, was der Kunde braucht, wer auf seiner Seite unterschreiben oder freigeben darf und worüber der Kunde bei der Verwendung seiner Daten informiert wurde.
Diese Vorlage fasst das auf zwei Seiten zusammen. Ihre eigenen Firmendaten kommen aus den gespeicherten Angaben; die Daten des Kunden einschließlich seiner Steuernummer tragen Sie nur für dieses Dokument ein, sie werden nicht in Ihre gespeicherten Firmendaten übernommen. Der Abschnitt zur Datenverwendung hält fest, dass der Kunde informiert wurde; die Einwilligung in Werbe-E-Mails ist eine eigene, freiwillige Zeile, die nicht vorangekreuzt ist. Eine kurze Checkliste notiert, welche Unterlagen Sie angefordert und gesehen haben. Sie ist Ihre eigene Aufzeichnung – keine Identitätsprüfung und keine Compliance-Prüfung.
Wann Sie es brauchen
- Sie nehmen einen neuen Kunden für eine Dienstleistung, eine laufende Betreuung oder regelmäßige Lieferungen auf.
- Sie möchten Ansprechperson für Rechnungen, Zahlungsbedingungen und Steuerangaben haben, bevor die erste Rechnung rausgeht.
- Sie müssen wissen, wer auf Kundenseite Verträge unterzeichnen oder Rechnungen freigeben darf.
- Sie möchten auf einer unterschriebenen Seite festhalten, worüber der Kunde zu seinen Daten informiert wurde.
So füllen Sie es aus
- Prüfen Sie oben Ihre eigenen Angaben; sie kommen aus den gespeicherten Firmendaten.
- Tragen Sie Kunden, Hauptansprechperson und Ansprechperson für die Buchhaltung ein. Steuer- und Registernummern übernehmen Sie aus aktuellen Unterlagen des Kunden.
- Wählen Sie Rechnungsversand und Zahlungsbedingungen. Weicht die Rechnungsanschrift ab, nehmen Sie das Häkchen heraus und tragen sie ein.
- Schreiben Sie auf, was der Kunde braucht, welche Ziele er hat und wann es losgehen soll. Nennen Sie die Zeichnungsberechtigten und mögliche Grenzen.
- Haken Sie an, worüber der Kunde informiert wurde, vermerken Sie die gesehenen Unterlagen und drucken Sie zur Unterschrift oder laden Sie Word herunter.
Häufige Fehler
- Die Werbe-Einwilligung vorab anzukreuzen. Die Einwilligung muss der Kunde selbst erteilen; kreuzen Sie sie nur auf seinen Wunsch an.
- Die Checkliste für eine Identitätsprüfung zu halten. Sie notiert, was Sie angefordert und gesehen haben, und prüft niemanden.
- Nummern aus alten Rechnungen abzuschreiben statt aus aktuellen Unterlagen.
- Nicht festzuhalten, wer Rechnungen freigibt, was später die Zahlung verzögert.
- Das unterschriebene Formular dort abzulegen, wo jeder es sieht. Es enthält personenbezogene Daten und Steuernummern.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Formular mit Rahmen
- Ledger
- Kompakt
- Banner
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Modern
- Förmlich
- Seitenband
- Klassisch
- Minimal
- Executive
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Wird die Steuernummer des Kunden in meinen Einstellungen gespeichert?
- Nein. Sie ist ein Feld nur dieses Dokuments. Wie alles andere steckt sie in einem Entwurf oder gespeicherten Stand dieses Dokuments, gelangt aber nie in Ihre gespeicherten Firmendaten.
- Macht das Häkchen bei der Datenverwendung die Verarbeitung rechtmäßig?
- Es hält nur fest, dass der Kunde über die Verwendung seiner Angaben informiert wurde. Ob und auf welcher Grundlage Sie Daten verarbeiten dürfen, hängt von Land und Zweck ab. Dies ist eine allgemeine Vorlage, keine Rechtsberatung.
- Kann der Kunde das Formular selbst ausfüllen?
- Ja. Drucken Sie es aus oder senden Sie die Word-Datei; der Kunde füllt seinen Teil aus und unterschreibt. Den internen Teil füllen Sie danach aus.
- Ist die Checkliste eine KYC-Prüfung?
- Nein. Sie ist eine Aufzeichnung der Unterlagen, die Sie angefordert und gesehen haben. Wer gesetzliche Identifizierungspflichten hat, muss die jeweiligen Vorschriften einhalten; dieses Formular erfüllt sie nicht.
- Was ändert sich je nach Land?
- Die abgefragten Kennnummern, der Rechnungsweg und die Formulierungen zu Daten und Erklärungen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.