박람회 참가업체 프로포마 인보이스 양식
박람회 주최사가 참가업체에 보내는 프로포마 인보이스 양식입니다. ㎡당 부스 임차료, 기본 부스, 전기, 안내서 등재와 부스 확정 입금 기한을 적으세요.
업종별 템플릿
- 전시 공간 12㎡ (㎡당)
- 조립식 기본 부스 패키지
- 전기 인입 및 2kW 전력 공급
- 참가사 안내서 등재 및 출입증
작성 가이드
진행 예시
품목과 인도 조건 확정
예시: "전시 공간 12㎡ (㎡당)"의 수량과 단가를 확정하고 인도 조건, 운송, 보험을 정합니다.
유효기간 설정과 발송
"참가사 안내서 등재 및 출입증"까지 모든 항목을 확인하고 유효기간과 선결제 계좌를 적어 구매자에게 보냅니다.
결제나 선적 후 청구서 발행
구매자가 대금을 내거나 상품이 선적되면 프로포마에서 청구서를 만듭니다. 프로포마는 구매자가 받아들인 조건으로 그대로 남습니다.
해외 참가업체는 자사 재무 부서나 무역 진흥 지원금 담당자가 프로포마를 확인하기 전에는 대금을 보내기 어렵고, 대금이 들어와야 부스가 확정되는 경우가 많습니다. 그래서 이 서류는 전시회 몇 달 전에 먼저 도착합니다. ㎡당 전시 공간 요금, 기본 부스 패키지, 참가업체가 신청해야 하는 서비스에 각각 가격이 붙고, 대기 업체에게 공간이 넘어가는 마감일이 그 옆에 적힙니다.
작성할 항목
- 납품물과 작업 항목
- 전시 공간 12㎡ (㎡당), 조립식 기본 부스 패키지, 전기 인입 및 2kW 전력 공급, 참가사 안내서 등재 및 출입증: 공급할 상품이나 서비스와 수량을 실제로 청구할 단가로 적습니다.
- 전시 공간 12㎡ (㎡당)
- ㎡와 부스 유형을 적으세요. 코너나 아일랜드형처럼 개방된 면이 많을수록 요금이 높으므로 참가업체가 놀라지 않게 해야 합니다.
- 조립식 기본 부스 패키지
- 패키지에 포함되는 것을 나열하세요. 벽체, 상호 간판, 카펫, 카운터, 조명이며 적히지 않은 것은 현장에서 따로 청구됩니다.
- 전기 인입 및 2kW 전력 공급
- 신청한 전력량(kW)과 요금이 인입만 포함하는지 사용량까지 포함하는지 적고, 더 큰 용량을 신청할 수 있는 마감일을 밝히세요.
- 참가사 안내서 등재 및 출입증
- 부스에 딸린 출입증 수와 추가 출입증 가격, 안내서 원고가 도착해야 하는 날짜를 적으세요.
- 인도 조건
- 인도 조건(인코텀즈와 지정 장소 등), 운송 방법, 보험을 누가 드는지 적습니다.
- 유효기간과 선결제
- 가격이 유효한 날짜와, 선결제를 요청한다면 구매자가 입금할 계좌를 적습니다.
- 구체적으로 확인할 범위
- 부스 번호와 크기, 기본 부스에 포함되는 것, 전기·인터넷처럼 따로 신청하는 서비스, 공간을 확정하는 입금 기한과 취소 조건을 적습니다.
발송 전 확인 사항
- "전시 공간 12㎡ (㎡당)" 항목의 수량, 단가, 통화가 구매자의 주문과 일치하나요?
- 구매자의 수입 허가에 필요하다면 "조립식 기본 부스 패키지" 항목 설명에 HS 코드와 원산지를 넣었나요?
- 선결제가 들어오면 "전기 인입 및 2kW 전력 공급" 항목을 적힌 수량대로 선적할 수 있나요?
4개 더 보기
- "참가사 안내서 등재 및 출입증" 항목의 수량, 단가, 통화가 구매자의 주문과 일치하나요?
- 수량, 단가, 통화가 구매자의 주문이나 견적 요청과 일치하는지 확인합니다.
- 수입 허가에 필요하면 품목 설명에 HS 코드와 원산지를 넣습니다.
- 유효기간, 인도 조건, 선결제 계좌와 함께 세금계산서가 아니라는 표시가 들어 있는지 확인합니다.
예시 금액으로 채운 작성 예
아래 금액은 이 템플릿이 어떻게 합산되는지 보여 주려고 만든 예시입니다. 원화 기준 4개 항목에 부가가치세 10%를 적용했습니다.
| 항목 | 수량 × 단가 | 금액 |
|---|---|---|
| 전시 공간 12㎡ (㎡당) | 12 × 285,000원 | 3,420,000원 |
| 조립식 기본 부스 패키지 | 1 × 1,180,000원 | 1,180,000원 |
| 전기 인입 및 2kW 전력 공급 | 1 × 420,000원 | 420,000원 |
| 참가사 안내서 등재 및 출입증 | 1 × 350,000원 | 350,000원 |
| 공급가액 | 5,370,000원 | |
| 부가가치세 (10%) | 537,000원 | |
| 합계 | 5,907,000원 | |
공급가액 5,370,000원, 부가가치세 537,000원, 선결제할 합계 5,907,000원입니다.
문서에 들어가야 하는 항목
프로포마 인보이스에 들어가야 하는 항목과 각각이 필요한 이유는 아래 가이드에 정리되어 있습니다.
이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다.
세율 공식 출처: National Tax Service: VAT overview
자세한 요건: 프로포마 인보이스(PI)란? 커머셜 인보이스와 차이·작성법
자주 묻는 질문
해외 참가업체가 이 프로포마로 무역 진흥 지원금을 신청할 수 있나요?
일부 지원 사업은 전시 전에 프로포마를, 전시 후에 납부 증빙을 요구합니다. 지원 사업에 무엇이 필요한지 물어보고, 부스 번호, 전시 기간, 주최사 정보를 프로포마에 적으세요.
참가업체가 취소하면 참가비는 어떻게 되나요?
조건란에 규칙을 적으세요. 예를 들어 특정 날짜 이후에는 참가비의 일정 비율을 환불하지 않는다는 식입니다. 참가업체는 기다릴 때 잃는 것을 알게 되고, 부스 신청 전에 합의했다는 근거도 남습니다.
이 프로포마 인보이스의 부가가치세는 어떻게 계산하나요?
위 작성 예에서는 공급가액 5,370,000원에 부가가치세 10%를 적용해 세액이 537,000원, 합계가 5,907,000원입니다. 수량이나 단가, 국가를 바꾸면 편집기가 세 값을 다시 계산합니다.
엑셀, 워드, PDF로 받을 수 있나요?
네. PDF는 계정 없이도 양식을 채워 인쇄 / PDF로 저장하면 됩니다. 엑셀 파일과 워드 파일은 무료 계정으로 이 페이지에서 내려받으며, 엑셀은 수식이 살아 있어 수량을 바꾸면 세액과 합계가 다시 계산됩니다.
다른 언어나 통화로도 쓸 수 있나요?
네. 문서 언어는 33개 언어 중에서 고를 수 있고, 국가 설정을 바꾸면 통화와 날짜 표기, 세율이 함께 바뀝니다.
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