청구서 종류와 쓰임: 견적서·프로포마·영수증·크레딧 노트

견적서, 프로포마 인보이스, 청구서, 영수증, 크레딧 노트를 발행 시점·발행자·기재 내용·세무상 효과로 비교하고, 한 건의 거래 흐름으로 언제 무엇을 쓰는지 보여 줍니다.

문서가 나오는 순서

대부분의 거래는 견적, 경우에 따라 선결제 요청, 대금 청구, 입금 확인, 그리고 가끔 수정이라는 같은 단계를 거칩니다. 단계마다 다른 문서가 있고 각각 번호를 붙입니다. 뒤의 문서는 앞의 문서를 참조할 뿐 앞의 문서를 고쳐 쓰지 않습니다.

견적서: 주문을 정하기 전에

견적서는 무엇을 얼마에 제공할지 보여 주는 문서이고, 가견적은 금액이 바뀔 수 있음을 전제로 한 견적입니다.

  • 언제: 주문 전에 고객이 비교하고 결정할 수 있도록 냅니다.
  • 누가: 판매자나 시공업체가 요청을 받거나 제안으로 냅니다.
  • 내용: 범위, 수량, 단가, 제외 항목, 유효기간을 적습니다.
  • 세무: 아직 거래가 없으므로 세무상 효과는 없습니다.

프로포마 인보이스: 선적 전 서류

프로포마 인보이스는 나중에 발행할 청구서의 내용을 미리 보여 주는 문서로, 주로 수출입 거래에서 씁니다.

  • 언제: 선결제, 수입 허가, 신용장 개설을 준비할 때 냅니다.
  • 누가: 판매자가 보통 주문 내용이 정해진 뒤에 냅니다.
  • 내용: 예정된 청구 내용을 프로포마임을 알 수 있게 적습니다.
  • 세무: 계약 전 견적 성격의 문서로 세금계산서가 아닙니다.

청구서: 대금 지급을 요청하는 문서

청구서는 합의한 대금의 지급을 요청하는 문서입니다. 국내 과세 거래에서 세무상 근거가 되는 것은 청구서가 아니라 세금계산서입니다.

  • 언제: 납품, 공정 단계 완료, 월말 등 합의한 시점에 냅니다.
  • 누가: 재화나 용역을 공급한 판매자가 냅니다.
  • 내용: 번호, 날짜, 양쪽 상호, 거래 내용, 금액, 지급기한을 적습니다.
  • 세무: 세금계산서를 대신하지 못하므로 과세 거래는 따로 발급합니다.

영수증: 돈을 받았다는 확인

영수증은 대금을 받았음을 확인하는 문서입니다. 3만 원을 넘는 사업 지출의 적격증빙은 카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서입니다.

  • 언제: 입금을 확인한 뒤 결제 한 번마다 한 장씩 냅니다.
  • 누가: 판매자나 임대인처럼 돈을 받은 쪽이 냅니다.
  • 내용: 금액, 결제일, 결제 수단, 낸 사람, 관련 청구서 번호를 적습니다.
  • 세무: 일반 영수증은 3만 원 초과 지출의 적격증빙이 되지 않습니다.

크레딧 노트: 발행한 청구서의 감액

크레딧 노트는 이미 보낸 청구서를 고치지 않고 반품이나 할인만큼 금액을 줄이는 문서입니다.

  • 언제: 반품, 납품 후 할인, 취소, 청구 오류가 있을 때 냅니다.
  • 누가: 원래 청구서를 발행한 판매자가 냅니다.
  • 내용: 자체 번호, 원 청구서, 사유, 감액할 금액과 세액을 적습니다.
  • 세무: 국내 과세 거래의 감액은 수정세금계산서로 반영합니다.

예시: 한 건의 주문 흐름

견적서로 진열대 40개 × 25,000원 = 1,000,000원, 부가가치세 100,000원, 합계 1,100,000원을 제시하고 주문을 받았습니다. 해외 바이어라면 이 단계에서 프로포마 인보이스로 선결제를 받기도 합니다. 납품 뒤 청구서로 1,100,000원을 청구하고, 국내 사업자 거래이므로 세금계산서도 발급합니다.

5개가 파손되어 크레딧 노트로 5개 × 25,000원 = 125,000원과 세액 12,500원, 합계 137,500원을 감액하고 같은 금액의 수정세금계산서를 발급했습니다. 고객은 1,100,000원 − 137,500원 = 962,500원을 지급하고, 그 입금에 대해 영수증을 발급합니다.

QuoteBill에서 문서 이어 만들기

QuoteBill 편집기에서는 견적서로 청구서나 프로포마 인보이스를, 프로포마 인보이스로 청구서를, 청구서로 영수증이나 크레딧 노트를 만들 수 있습니다. 새 문서는 같은 거래처와 품목을 가진 초안이고 원래 문서를 참조하며, 원래 문서는 바뀌지 않습니다.

QuoteBill에서 만든 청구서와 크레딧 노트는 세금계산서나 수정세금계산서가 아니고, 영수증은 적격증빙이 아닙니다. 세금계산서는 홈택스나 전자세금계산서 발급 시스템에서 따로 발급하세요.

참고 자료

무료 견적서·청구서·영수증 양식 140종

  • 무료 견적서 생성기

    프로젝트 기획, 납품, 검토 및 인계 항목을 포함한 견적서입니다.

  • 프로포마 인보이스(PI) 양식

    선적 전에 품목·단가·인도 조건과 유효기간을 알리는 프로포마 인보이스(PI) 양식입니다. 선결제나 수입 허가용으로 쓰고, 정식 인보이스는 따로 발행하세요.

  • 무료 인보이스 생성기

    전문 서비스, 추가 작업, 프로젝트 경비 항목을 포함한 청구서입니다.

  • 영수증 양식

    결제일, 결제 수단, 관련 청구서 번호와 받은 금액을 적는 무료 영수증 양식입니다. 엑셀·워드로 내려받거나 온라인에서 작성해 PDF로 저장하세요.

  • 크레딧 노트 양식

    이미 보낸 인보이스를 감액·취소할 때 원 인보이스 번호와 사유를 적는 크레딧 노트 양식입니다. 국내 세금계산서 거래는 수정세금계산서로 처리합니다.