입고 확인서(GRN) 양식
창고와 매장이 입고 물품을 구매 주문서와 대조해 기록하는 입고 확인서 양식입니다. 주문 수량, 실제 입고 수량, 부족분과 파손을 적고 서명하세요.
업종별 템플릿
- 골판지 상자 (600×400×400mm)
- 스트레치 필름 (폭 500mm 롤)
- 팔레트 라벨 (1,000매 롤)
- 포장 테이프 (48mm)
작성 가이드
진행 예시
피킹과 포장
예시: "골판지 상자 (600×400×400mm)"부터 나머지 항목까지 주문과 대조해 수량을 세고, 나중에 보낼 품목은 따로 적어 둡니다.
납품서와 함께 발송
운송장 번호와 포장 개수를 적은 납품서를 화물 안에 넣거나 겉면에 붙이고, "포장 테이프 (48mm)"도 목록에 있는지 확인합니다.
인수 서명 받기
받는 사람에게 인수자란에 서명과 날짜를 받고, 서명한 사본을 납품 증빙으로 보관합니다.
입고 확인서는 공급자가 아니라 물건을 받는 쪽이 작성합니다. 하역장 담당자가 트럭에서 내린 물품을 세어 구매 주문서와 비교하고, 재고로 등록하기 전에 차이를 기록합니다. 회계 담당자는 나중에 공급자 청구서를 이 문서와 대조하므로, 여기 적힌 부족분은 대금에서 빠집니다. 이 양식은 주문 품목을 행별로 나열하고 실제 입고 수량, 상태, 인수자 서명을 적을 자리를 둡니다.
작성할 항목
- 납품물과 작업 항목
- 골판지 상자 (600×400×400mm), 스트레치 필름 (폭 500mm 롤), 팔레트 라벨 (1,000매 롤), 포장 테이프 (48mm): 항목마다 실제로 출고한 수량을 기록하고, 가격은 적지 않습니다.
- 골판지 상자 (600×400×400mm)
- 묶음으로 들어온 상자는 묶음 라벨의 수량으로 세고, 한 묶음은 풀어서 표시된 수량이 맞는지 확인하세요.
- 스트레치 필름 (폭 500mm 롤)
- 심지 라벨에서 롤 폭을 확인하세요. 500mm 주문에 450mm 롤이 왔다면 부족분이 아니라 오배송입니다.
- 팔레트 라벨 (1,000매 롤)
- 라벨은 롤 단위로 세므로, 심지가 눌렸거나 포장이 젖은 롤은 정상 입고로 세지 말고 따로 적으세요.
- 포장 테이프 (48mm)
- 테이프는 36개들이 박스로 오는 경우가 많으니 박스와 낱개를 나눠 적어 주문 단위와 맞추세요.
- 주문과 납품
- 이 납품이 속한 주문 번호나 청구서 번호, 납품일, 물품을 받을 장소를 적습니다.
- 운송 정보
- 포장 개수, 운송사나 배송 방법, 운송장 번호를 적습니다.
- 구체적으로 확인할 범위
- 하역장에서 센 수량을 구매 주문서와 품목별로 대조해 적고, 부족분과 파손은 서명 전에 기록하며, 공급자 납품서 번호를 함께 남깁니다.
발송 전 확인 사항
- "골판지 상자 (600×400×400mm)" 항목을 포장할 때 세었고, 그 수량이 주문과 맞나요?
- "스트레치 필름 (폭 500mm 롤)" 항목이 부족하게 나간다면 나머지가 언제 얼마나 가는지 적었나요?
- 받는 쪽이 도착할 때 "팔레트 라벨 (1,000매 롤)" 항목을 이 문서와 대조할 수 있나요?
4개 더 보기
- "포장 테이프 (48mm)" 항목을 포장할 때 세었고, 그 수량이 주문과 맞나요?
- 납품 장소, 포장 개수, 이 납품이 속한 주문 번호나 청구서 번호를 확인합니다.
- 항목마다 주문과 대조해 수량을 세고, 나중에 보낼 품목은 빼지 말고 따로 적습니다.
- 거래처가 요청하지 않는 한 가격은 적지 않습니다. 가격은 청구서에 들어갑니다.
작성 예시: 수량이 모자라게 온 포장재 입고
수치는 예시입니다. 성수기를 앞두고 창고가 포장재를 주문했는데, 상자만 주문보다 100개 적게 실려 왔고 나머지 품목은 모두 주문대로 왔습니다.
| 항목 | 출하 / 주문 | 남은 수량 |
|---|---|---|
| 골판지 상자 (600×400×400mm) | 400 / 500 | 100 |
| 스트레치 필름 (폭 500mm 롤) | 24 / 24 | 0 |
| 팔레트 라벨 (1,000매 롤) | 10 / 10 | 0 |
| 포장 테이프 (48mm) | 72 / 72 | 0 |
| 합계 | 506 / 606 | 100 |
주문 606개 가운데 506개가 입고되었고 100개는 주문서에 미입고로 남습니다. 입고 담당자는 서명하기 전에 부족분을 적고, 공급자 청구서는 606개가 아니라 506개로 지급합니다.
입고 확인서에서 자주 하는 실수
- 트럭에서 내린 물품을 세지 않고 구매 주문서의 수량을 그대로 옮겨 적는 것
- 팔레트 랩을 풀기도 전에 운송사 서류에 이상 없이 받았다고 서명하는 것
- 대체품을 주문 품목 코드로 입고하면서 바뀐 내용을 적지 않는 것
- 파손된 상자를 일단 입고 수량에 넣고 나중에 정리하려는 것
- 주문 번호 없이 보관해 청구서와 대조할 수 없게 하는 것
문서에 들어가야 하는 항목
납품서에 아래 항목이 들어 있으면 거래처 승인과 신고 자료 정리가 쉬워집니다.
- 우리 회사의 상호와 주소
- 고객의 이름과 납품 장소
- 납품서 번호와 납품일
- 이 납품이 속한 주문 또는 청구서
- 품목별 납품 수량
- 포장 개수와 운송사 또는 운송장 번호
- 받는 사람의 서명과 날짜를 적는 칸
이 문서는 가격 없이 수량만 표시하므로, 항목 열 구성을 가격과 합계로 바꾸지 않는 한 세금이 나타나지 않습니다.
자주 묻는 질문
입고 확인서에는 운전기사와 우리 입고 담당자 중 누가 서명하나요?
받아들인 내용의 기록이므로 입고 담당자가 서명합니다. 운전기사가 부족분에 동의하지 않으면 그 기재 옆에 함께 서명받거나, 서명을 거부했다고 적어 두세요.
수량이 모자라게 왔으면 기록만 하나요, 반송하나요?
쓸 수 있는 물품이면 도착한 수량만 기록하고 받습니다. 모자란 수량은 주문서에 미입고로 남깁니다. 반송은 잘못 온 물품이나 파손품만 하고, 반품으로 표시하세요.
납품 후 언제까지 작성해야 하나요?
물품을 진열하거나 재고로 등록하기 전에 작성하세요. 상자가 선반에 섞이고 나면 부족분인지 셈 착오인지 가릴 수 없습니다.
공급자에게도 사본을 보내나요?
부족분, 반품, 파손이 있을 때는 사진과 함께 사본을 보내세요. 나중에 요청할 대금 조정의 근거가 됩니다.
한 트럭에 실려 온 구매 주문 두 건을 확인서 한 장에 적어도 되나요?
권하지 않습니다. 주문서마다 한 장씩 작성해야 공급자 청구서를 행을 나누지 않고 확인서 한 장과 맞출 수 있습니다.
이 템플릿의 세금은 어떻게 계산되나요?
이 문서는 가격 없이 수량만 표시하므로, 항목 열 구성을 가격과 합계로 바꾸지 않는 한 세금이 나타나지 않습니다.
납품서에 가격을 적나요?
보통은 적지 않습니다. 납품서는 받는 쪽이 확인할 수 있도록 보낸 물품을 나열하는 문서이고, 가격은 청구서에 적습니다. QuoteBill도 항목 열을 가격 표시로 바꾸지 않는 한 가격을 넣지 않습니다.
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입고 확인서(GRN) 양식 작성 전에 읽어 볼 글은 청구서 종류와 쓰임: 견적서·프로포마·영수증·크레딧 노트, 청구서 작성법: 10가지 항목과 계산 예시입니다. 이 납품이 답한 주문은 이 문서에 적습니다: 구매 발주서 양식.