경비/지출 청구서

경비 청구서는 업무를 위해 먼저 쓴 돈을 돌려받기 위한 문서입니다. 출장 교통비, 숙박비, 고객과의 식사, 워크숍 자료 인쇄비처럼 무엇을 언제 얼마에 왜 샀는지 적어서, 경리 담당자가 영수증과 맞춰 보고 지급할 수 있게 합니다. 내용이 분명한 청구서는 처리가 빠르고, 증빙과 지출 목적이 갖춰져 있으면 나중에 확인을 받을 때도 도움이 됩니다.

이 서식은 종이 경비 정산서처럼 쓰도록 만들었습니다. 영수증 한 장에 한 줄씩 적고, 금액은 교통비·숙박비·식비·기타 중 해당하는 칸에 넣으면 행 합계와 항목별 합계, 총액이 계산기 없이 나옵니다. 표 아래에는 자가용 주행거리(거리 × 회사 단가)와 일비(일수 × 하루 단가)를 더하고, 이미 받은 가지급금을 빼면 회사가 지급할 금액 또는 회사에 반환할 금액이 표시됩니다. 모든 값은 입력한 숫자를 더하고 곱한 결과입니다. 세금은 계산하지 않고 회사의 단가도 알지 못하므로, 단가는 직접 입력해야 합니다. 나라를 고르면 열 이름(일본의 계정과목, 독일의 접대 기재란 등), 거리 단위, 결재란이 그 나라 관행에 맞게 바뀝니다.

• 업무 때문에 먼저 돈을 썼고 그 금액을 돌려받고 싶을 때
• 출장 중 쓴 교통비·숙박비·식비를 한 장으로 정리해야 할 때
• 회사가 영수증을 날짜와 항목별로 정리해 제출하라고 할 때
• 가지급금을 받았고 실제 지출과 정산해야 할 때
• 개인사업자로서 사업 경비를 깔끔하게 기록해 두고 싶을 때

1. 이름과 소속은 저장된 정보에서 들어옵니다. 확인한 뒤 지출 목적을 적습니다.
2. 청구 통화를 고릅니다. 다른 통화의 영수증은 먼저 환산하고, 원래 금액은 내용란에 메모합니다.
3. 영수증마다 한 줄씩 날짜, 내용, 증빙 번호를 적고 금액은 해당 항목 칸에 넣습니다.
4. 주행거리와 일비는 회사 규정에서 지급하는 경우에만, 회사가 정한 단가로 입력합니다.
5. 받은 가지급금이 있으면 입력하고, 마지막 두 칸에서 지급받을 금액 또는 반환할 금액을 확인합니다.
6. 영수증을 첨부하고 인쇄하거나 파일로 저장한 뒤 서명해서 결재를 올립니다.

• 한 청구서에 통화를 섞어 합계가 의미 없어지는 것
• 한 금액을 같은 줄의 두 칸에 넣어 두 번 더해지는 것
• 지출 목적을 비우거나 "기타"로만 적는 것. 경리에서 가장 먼저 묻는 부분입니다.
• 같은 출장에 대해 주행거리와 택시비를 함께 청구하는 것
• 회사 규정의 단가 대신 인터넷에서 찾은 단가를 쓰는 것
• 가지급금을 빠뜨려 같은 돈이 두 번 지급되는 것

1. 입력
2. 미리보기 확인
3. PDF, Word, Excel로 저장

필요한 나라를 고르세요. 각 서식은 그 나라에서 흔히 쓰는 문구와 형식을 따릅니다. “현지 전문가 확인 권장”이 붙은 서식은 쓰기 전에 현지 규정을 아는 사람이 읽어 보아야 합니다.

• 국제 공통 (XX): 작성 언어: 영어, 한국어, 일본어, 독일어
• 미국 (US): 작성 언어: 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 영국 (GB): 작성 언어: 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 대한민국 (KR): 작성 언어: 한국어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 일본 (JP): 작성 언어: 일본어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 독일 (DE): 작성 언어: 독일어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장