경비 실비 청구서 양식
고객을 위해 먼저 낸 교통비, 숙박비, 차량 주행 비용을 청구하는 경비 실비 청구서 양식입니다. 날짜와 증빙을 항목마다 붙여 적으세요.
업종별 템플릿
- 고객사 방문 철도 요금 (왕복)
- 숙박 2박 (증빙 첨부)
- 약정 단가에 따른 차량 주행 거리 (km)
작성 가이드
진행 예시
범위와 수량 확인
예시: "고객사 방문 철도 요금 (왕복)"의 승인 내역과 작업 기록을 대조해 이번 청구에 포함할 수량을 확인합니다.
납품과 검수 기록
"약정 단가에 따른 차량 주행 거리 (km)"까지 항목별 완료 여부를 확인합니다. 검토한 자료 버전과 최종 보고서 또는 업무 기록을 고객에게 인계합니다.
청구 내역 전달
최종 청구 내역, 납품 참조와 지급 기한을 고객에게 전달하고 입금 시 해당 청구서 번호로 대조합니다.
교통비, 숙박비, 차량 주행 비용은 컨설턴트나 계약자의 보수와 별도로 돌려받기로 합의하는 경우가 많지만, 장부에는 영수증 더미로 쌓입니다. 경비 실비 청구서는 그 더미를 고객이 승인할 수 있는 행으로 바꿉니다. 무엇을, 어느 날, 왜 썼는지입니다. 보수 청구서와 따로 보내면 고객이 다른 예산으로 처리할 수 있고, 비용으로 이익을 남기지 않는다는 점도 분명해집니다.
작성할 항목
- 납품물과 작업 항목
- 고객사 방문 철도 요금 (왕복), 숙박 2박 (증빙 첨부), 약정 단가에 따른 차량 주행 거리 (km): 실제 제공한 수량과 작업 기간을 기록합니다.
- 고객사 방문 철도 요금 (왕복)
- 출장마다 날짜와 구간을 적고 승차권을 첨부하세요. 왕복은 출장 1회당 한 행으로 씁니다.
- 숙박 2박 (증빙 첨부)
- 숙박비는 영수증 금액으로 청구하되, 미니바처럼 고객의 출장 규정이 제외하는 비용은 빼세요.
- 약정 단가에 따른 차량 주행 거리 (km)
- 주행 거리와 약정한 km당 단가를 적으세요. 구간과 날짜가 있으면 고객이 거리를 확인할 수 있습니다.
- 과업과 검토 자료
- 검토 대상, 자료 버전, 고객이 제공할 자료와 제공 기한을 적습니다.
- 작업 시간과 납품 기준
- 시간제 또는 고정 보수의 기준, 회의 횟수, 결과물 형식과 검토 횟수를 명시합니다.
- 구체적으로 확인할 범위
- 비용마다 날짜와 영수증을 적고, 원가 그대로인지 합의한 수수료를 붙였는지 밝히며, 보수 청구서와는 따로 청구합니다.
발송 전 확인 사항
- "고객사 방문 철도 요금 (왕복)" 항목에 처음 견적한 수량이 아니라 실제로 공급한 수량이 적혀 있나요?
- "숙박 2박 (증빙 첨부)" 항목의 단가가 고객이 동의한 금액이고, 바뀐 부분은 승인을 받았나요?
- "약정 단가에 따른 차량 주행 거리 (km)" 항목은 완료와 검수가 끝났나요, 아니면 다음 청구서로 넘겨야 하나요?
3개 더 보기
- 회의 준비와 후속 수정이 보수에 포함되는지 확인합니다.
- 추가 조사나 범위 변경의 승인 담당자를 정합니다.
- 발주 또는 승인 기록과 완료 내역을 대조하고 지급 기한 및 이미 받은 금액을 확인합니다.
예시 금액으로 채운 작성 예
아래 금액은 이 템플릿이 어떻게 합산되는지 보여 주려고 만든 예시입니다. 원화 기준 3개 항목에 부가가치세 10%를 적용했습니다.
| 항목 | 수량 × 단가 | 금액 |
|---|---|---|
| 고객사 방문 철도 요금 (왕복) | 3 × 96,000원 | 288,000원 |
| 숙박 2박 (증빙 첨부) | 2 × 140,000원 | 280,000원 |
| 약정 단가에 따른 차량 주행 거리 (km) | 240 × 420원 | 100,800원 |
| 공급가액 | 668,800원 | |
| 부가가치세 (10%) | 66,880원 | |
| 합계 | 735,680원 | |
공급가액 668,800원, 부가가치세 66,880원, 청구 합계 735,680원입니다.
문서에 들어가야 하는 항목
청구서에 들어가야 하는 항목과 각각이 필요한 이유는 아래 가이드에 정리되어 있습니다.
이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다.
세율 공식 출처: National Tax Service: VAT overview
자세한 요건: 세금계산서 필수 기재사항과 전자세금계산서
자주 묻는 질문
다시 청구하는 경비에도 세금을 붙이나요?
그 비용이 순전히 고객을 대신해 낸 대납금인지, 내 용역의 원가인지에 따라 다릅니다. 대납금은 많은 제도에서 세금 없이 그대로 넘기고, 용역의 원가라면 보수와 같은 세율을 따릅니다. 구분이 까다로우니 세율을 넣기 전에 세무 대리인에게 확인하세요.
경비를 보수와 같은 청구서에 넣어도 되나요?
넣을 수는 있지만, 출장 예산이나 규정에 따라 경비를 따로 승인하는 고객에게는 별도 청구서가 편합니다. 숙박비 한 건에 대한 이견 때문에 보수 지급까지 늦어지는 일도 막을 수 있습니다.
이 청구서의 부가가치세는 어떻게 계산하나요?
위 작성 예에서는 공급가액 668,800원에 부가가치세 10%를 적용해 세액이 66,880원, 합계가 735,680원입니다. 수량이나 단가, 국가를 바꾸면 편집기가 세 값을 다시 계산합니다.
엑셀, 워드, PDF로 받을 수 있나요?
네. PDF는 계정 없이도 양식을 채워 인쇄 / PDF로 저장하면 됩니다. 엑셀 파일과 워드 파일은 무료 계정으로 이 페이지에서 내려받으며, 엑셀은 수식이 살아 있어 수량을 바꾸면 세액과 합계가 다시 계산됩니다.
다른 언어나 통화로도 쓸 수 있나요?
네. 문서 언어는 33개 언어 중에서 고를 수 있고, 국가 설정을 바꾸면 통화와 날짜 표기, 세율이 함께 바뀝니다.
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경비 실비 청구서 양식 작성 전에 읽어 볼 글은 청구서 작성법: 10가지 항목과 계산 예시, 청구서 결제 조건 쓰는 법: 지급기한·익월 말 지급·조기 할인입니다. 세금 줄 계산에는 이 도구를 쓰세요: VAT·GST 계산기. 영수증과 주행거리, 가지급금을 먼저 정리하려면 경비/지출 청구서 서식을 여세요.