標準作業手順書（SOP）
文書番号と版数、目的、適用範囲、役割分担、必要な資材、確認事項と注意事項つきの番号付き手順、記録、改訂履歴をそろえた管理用の作業手順書です。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通
- 韓国 *
- 日本 *
- ドイツ *
* 現地の専門家に確認
テンプレートであり、助言ではありません。
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どんな書式か
標準作業手順書（SOP）は、ある作業を誰が行っても同じやり方で実施できるように、その方法を文書として定め、管理するものです。目的と適用範囲、用語、責任者、必要な資材、順番に並べた手順とその都度の確認事項・注意事項、作業の結果として残る記録を記載し、改訂履歴には何がいつ変わり、誰が承認したかを残します。
この書式はISO 9001系をはじめ多くの品質システムで使われる順序に沿っているため、すでにお持ちの文書体系に組み込みやすくなっています。上部の文書管理欄には、番号、版数、状態、施行日、次回見直し日、担当者、承認者を記入します。責任表は簡易的なRACI方式で、実施担当（R）、結果の責任者（A）、相談先（C）、報告先（I）に印を付けます。手順の表には、手順ごとに確認事項と注意事項を書く欄が別にあります。認証を受けた文書ではなく書式にすぎず、番号体系、承認、保存期間は社内の文書管理規程によって決まります。
使う場面
- ひとつの作業を複数の人が行い、誰がやっても結果が同じになるようにしたいとき
- 監査、新人教育、顧客からの点検依頼が来る前に、作業のやり方を文書に整理するとき
- 問題が起きたため、改善した作業方法を文書として確定したいとき
- 既存の手順書を改訂し、改訂履歴をはっきり残したいとき
書き方
- 文書管理欄に番号、版数、状態、施行日、担当者、承認者を記入します。番号は会社で使っている体系に合わせてください。
- 目的は1～2文で、適用範囲は読み手が自分に関係するかひと目で分かるように書きます。
- 新しい同僚が知らなそうな用語だけを書き出し、役割ごとに実施・責任・相談・報告の該当欄に印を付けます。
- 手順は実際に行う順に、1行に1つの動作で書き、完了を確かめる方法と注意事項を添えます。
- 作業で残る記録と関連文書を書きます。改訂のときは改訂履歴の表に1行追加します。
- レビューと承認の署名用に印刷するか、文書管理システム用にWordまたはExcelで保存します。
よくある間違い
- 1行に複数の動作を混ぜて書き、確認事項がどの動作に対するものか分からなくしてしまうこと
- 確認事項を書き忘れること。完了を確かめる方法のない手順は、助言にすぎません。
- 役割ではなく個人名を書き、担当者が替わった時点で文書が古くなってしまうこと
- 内容を変えたのに版数を上げず、改訂履歴に1行追加しないこと
- 他の拠点の手順をそのまま写し、工具・様式・名称が自社と合っているか確認しないこと
- 会社のあらゆる規則を1つの文書に詰め込み、関連文書へのリンクにしないこと
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
- 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
- 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
- ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- レッジャー
- バナー
- エグゼクティブ
- クラシック
- モダン
- 公文書
- ミニマル
- サイドバンド
- コンパクト
- 枠付き書式
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- SOP、作業指示書、方針はどう違いますか。
- 方針は会社が何を目指すかを示し、SOPは作業やプロセスをどう実施するかを説明します。作業指示書は、特定の設備や作業台向けの、より範囲を絞った手順中心の文書です。会社によって呼び方は緩やかで、この書式はどのレベルでも使えます。
- 役割ごとにR・A・C・Iをすべて付ける必要がありますか。
- いいえ。通常は役割ごとに1～2個です。実施担当が複数いる場合でも、結果に責任を持つ役割はひとつに決めておいてください。
- この書式を使えばISO 9001の認証を受けたことになりますか。
- いいえ。ISO 9001系のシステムでよく使われる要素を含んでいるだけで、認証は会社全体のマネジメントシステムと第三者の審査によって決まります。QuoteBillの書式は一般的な書式であり、法律・規制・審査に関する助言ではありません。
- 1つの手順はどれくらいの長さが適切ですか。
- 読み返さなくても実行できる短さが目安です。動作は1つ、確認事項は明確に、注意事項は事故や手戻りのおそれがあるときだけ書きます。説明が長くなる手順は関連文書に移し、参照だけを残します。
- 写真や図面を入れることはできますか。
- 書式の中には入れられません。図面や写真資料は関連文書の欄に名称で記載してください。ページ内に画像が必要な場合は、Wordファイルで保存してそこへ追加します。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 4か国の書式があります：国際共通、韓国、日本、ドイツ。デザインは12種類。
書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。