Bestellung von Software-Lizenzen Vorlage
Bestellvorlage für Software-Lizenzen und Abos: Nutzerplätze, Support und Einrichtung getrennt, mit Lizenzmetrik, Laufzeit und Verlängerungsregel.
Vorlagen nach Branche
- Team-Tarif, namentliche Nutzer, 12 Monate (Lizenzen)
- Premium-Support als Zusatz, 12 Monate
- Einrichtung und Datenübernahme, je Tag
- Single-Sign-On-Modul, jährlich
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „Team-Tarif, namentliche Nutzer, 12 Monate (Lizenzen)“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Single-Sign-On-Modul, jährlich“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Software zu kaufen heißt nicht, eine Packung zu kaufen. Bestellt wird ein Nutzungsrecht, gezählt in Plätzen, für eine festgelegte Laufzeit und meist unter den Lizenzbedingungen des Herstellers. Deshalb muss eine Lizenzbestellung sagen, wie Nutzer gezählt werden, wann die Laufzeit beginnt und endet und was bei der Verlängerung gilt; eine vage Zeile bringt heute einen Preis und im nächsten Jahr eine Überraschung. Die Vorlage führt Plätze, Support und Einrichtung in getrennten Positionen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Team-Tarif, namentliche Nutzer, 12 Monate (Lizenzen), Premium-Support als Zusatz, 12 Monate, Einrichtung und Datenübernahme, je Tag, Single-Sign-On-Modul, jährlich: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- Team-Tarif, namentliche Nutzer, 12 Monate (Lizenzen)
- Sagen Sie, ob ein Platz eine namentliche Person oder ein teilbarer Zugang ist; der Austausch eines Ausgeschiedenen ist in manchen Tarifen frei und in anderen ein neuer Platz, nennen Sie also die Regel des Anbieters.
- Premium-Support als Zusatz, 12 Monate
- Schreiben Sie die Supportzeiten und die zugesagte Reaktionszeit der Zusatzoption auf und ob sie für alle Plätze gilt oder nur für eine benannte Gruppe von Administratoren.
- Einrichtung und Datenübernahme, je Tag
- Grenzen Sie die Tage ein: was aus welchem System in welcher Zahl übernommen wird. An einer offenen Einrichtungsposition geht ein Budget zuerst verloren.
- Single-Sign-On-Modul, jährlich
- Prüfen Sie, ob Ihr Tarif das Modul enthält oder zulässt; manche Anbieter verkaufen Single Sign-on nur in der höchsten Stufe.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie die Lizenzmetrik (namentliche oder gleichzeitige Nutzer), die Anzahl, Beginn und Ende der Laufzeit und ob sie sich von selbst verlängert.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Team-Tarif, namentliche Nutzer, 12 Monate (Lizenzen)“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Premium-Support als Zusatz, 12 Monate“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Einrichtung und Datenübernahme, je Tag“ freigegeben?
4 weitere anzeigen
- Entspricht „Single-Sign-On-Modul, jährlich“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel: vierzig Plätze für ein Jahr mit Support und Einrichtung
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Unternehmen kauft 40 namentliche Plätze für zwölf Monate, die Support-Option, drei Tage Einrichtung und ein Single-Sign-On-Modul.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Team-Tarif, namentliche Nutzer, 12 Monate (Lizenzen) | 40 × 144,00 € | 5.760,00 € |
| Premium-Support als Zusatz, 12 Monate | 1 × 1.800,00 € | 1.800,00 € |
| Einrichtung und Datenübernahme, je Tag | 3 × 600,00 € | 1.800,00 € |
| Single-Sign-On-Modul, jährlich | 1 × 960,00 € | 960,00 € |
| Zwischensumme | 10.320,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.960,80 € | |
| Gesamt | 12.280,80 € | |
Die vier Positionen ergeben 10.320,00 €; die Steuer zu 19 % beträgt 1.960,80 €, die Bestellsumme also 12.280,80 €. Beweglich ist die Platzzeile: Fünf weitere Plätze im sechsten Monat wären eine zweite Bestellung über diese fünf mit demselben Ablaufdatum wie die erste.
Häufige Fehler bei einer Lizenzbestellung
- „40 Lizenzen“ schreiben, ohne zu sagen, ob namentliche Nutzer oder gleichzeitige Zugänge gemeint sind.
- Den Beginn offen lassen, sodass die Laufzeit mit dem Bestelldatum startet, während die Einrichtung noch Wochen entfernt ist.
- Die Kündigungsfrist einer automatischen Verlängerung verpassen und ein zweites Jahr zahlen.
- Ein Modul kaufen, das der Tarif nicht aufnimmt, und erst dann erfahren, dass eine höhere Stufe nötig ist.
- Die Einrichtungstage nicht eingrenzen, sodass aus einem Festpreis eine Abrechnung nach Aufwand wird.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Soll die Bestellung den Beginn der Lizenzlaufzeit nennen?
Ja, entweder ein festes Datum oder „ab Freischaltung“, dazu das Ende. Dauert die Einrichtung drei Wochen und läuft die Laufzeit ab Bestelldatum, zahlen Sie Monate, die Sie nicht nutzen. Viele Käufer wählen deshalb die Freischaltung.
Wie füge ich mitten in der Laufzeit Plätze hinzu?
Bestellen Sie die zusätzlichen Plätze in einer zweiten Bestellung mit Verweis auf die erste Nummer und gleichem Ablaufdatum, und lassen Sie den Rest des Jahres anteilig berechnen. Ein gemeinsames Ablaufdatum macht die Verlängerung zu einer einzigen Entscheidung.
Gehört eine automatische Verlängerung in die Bestellung?
Halten Sie fest, ob die Lizenz sich verlängert, mit welcher Frist Sie kündigen müssen und ob der Verlängerungspreis gedeckelt ist. Bedingungen von Anbietern verlängern oft stillschweigend; eine Zeile in der Bestellung legt die Kündigungsfrist in Ihren Kalender statt in den des Anbieters.
An wen gehen Schlüssel und Adminrechte?
Eine Person oder ein Funktionspostfach, das Schlüssel, Adminrechte und Mitteilungen des Anbieters erhält. Nennt die Bestellung niemanden, geht die Freischaltung an die Person, die unterschrieben hat, und die kann als Erste das Unternehmen verlassen.
Ersetzt diese Bestellung die Lizenzbedingungen des Anbieters?
In der Regel nicht: Die Bedingungen des Anbieters bestimmen weiter, wie die Software genutzt werden darf. Nennen Sie in den Anmerkungen die geprüfte Fassung und schriftlich vereinbarte Änderungen Ihrer Rechtsabteilung. Das ist keine Rechtsberatung.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist eine Bestellung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Mit der Bestellung fordert der Käufer Waren oder Leistungen zu vereinbarten Preisen an; mit der Rechnung fordert der Lieferant die Zahlung. Geben Sie die Bestellnummer auf der Rechnung an, damit sich beide abgleichen lassen.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Bestellung von Software-Lizenzen Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.