Ablieferungsnachweis Vorlage
Ablieferungsnachweis als Vorlage für Kuriere und Fahrer: jedes übergebene Packstück, Uhrzeit, Unterschrift und Verweigerungen festhalten.
Vorlagen nach Branche
- Kartons mit gedruckten Broschüren
- Posterrollen
- Palette mit Displayständern, eingeschweißt
- Umschlag mit unterschriebenen Unterlagen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Kommissionieren und verpacken
Beispiel: Zählen Sie „Kartons mit gedruckten Broschüren“ und die übrigen Positionen gegen die Bestellung und vermerken Sie, was später nachgeliefert wird.
Mit Lieferschein versenden
Legen Sie den Lieferschein mit Sendungsnummer und Packstückzahl der Sendung bei oder bringen Sie ihn außen an, und prüfen Sie, ob „Umschlag mit unterschriebenen Unterlagen“ aufgeführt ist.
Empfang quittieren lassen
Lassen Sie den Empfänger die Empfangszeile mit Unterschrift und Datum ausfüllen und bewahren Sie das unterschriebene Exemplar als Liefernachweis auf.
Der Ablieferungsnachweis ist das Blatt, das der Fahrer an der Tür unterschreiben lässt. Später beantwortet er eine Frage: Kam die Ware beim Kunden an, wann und in welchem Zustand. Spediteure und Verkäufer bewahren ihn auf, um Reklamationen wegen fehlender oder beschädigter Sendungen zu klären. Die Vorlage führt jedes Packstück in einer eigenen Zeile und lässt Platz für Uhrzeit, Namen und Unterschrift des Empfängers und einen Vermerk zu verweigerten Teilen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Kartons mit gedruckten Broschüren, Posterrollen, Palette mit Displayständern, eingeschweißt, Umschlag mit unterschriebenen Unterlagen: Halten Sie für jede Position die tatsächlich versandte Menge fest; Preise stehen nicht auf dem Lieferschein.
- Kartons mit gedruckten Broschüren
- Zählen Sie die Kartons beim Abladen und tragen Sie die Zahl ein, die der Empfänger bestätigt, nicht die vom Etikett.
- Posterrollen
- Posterrollen knicken leicht; ist eine eingedrückt, vermerken Sie das neben der Position, bevor der Empfänger unterschreibt.
- Palette mit Displayständern, eingeschweißt
- Notieren Sie bei der Palette, ob die Folie bei der Übergabe unversehrt war; ein jetzt vermerkter Riss schützt beide Seiten.
- Umschlag mit unterschriebenen Unterlagen
- Auch Unterlagen sind eine Position: Oft muss der Absender genau die Übergabezeit des Umschlags belegen.
- Auftrag und Lieferung
- Nennen Sie die Bestell- oder Rechnungsnummer, zu der die Lieferung gehört, das Lieferdatum und die Lieferanschrift.
- Versand
- Geben Sie die Zahl der Packstücke, den Versanddienstleister oder die Versandart und die Sendungsnummer an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Notieren Sie die Übergabezeit, den Namen der unterschreibenden Person in Druckbuchstaben und was verweigert oder abgestellt wurde, damit Sie eine spätere Reklamation wegen Nichtlieferung beantworten können.
Vor dem Versand prüfen
- Wurde „Kartons mit gedruckten Broschüren“ beim Packen gezählt, und stimmt die Zahl mit der Bestellung?
- Falls „Posterrollen“ unvollständig geht: Steht auf dem Schein, wie viel wann folgt?
- Kann der Empfänger „Palette mit Displayständern, eingeschweißt“ bei Ankunft mit diesem Schein abgleichen?
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- Wurde „Umschlag mit unterschriebenen Unterlagen“ beim Packen gezählt, und stimmt die Zahl mit der Bestellung?
- Prüfen Sie Lieferanschrift, Zahl der Packstücke und die Bestell- oder Rechnungsnummer, zu der die Lieferung gehört.
- Zählen Sie jede Position gegen die Bestellung und führen Sie Artikel, die später folgen, gesondert auf, statt sie wegzulassen.
- Lassen Sie Preise weg, sofern der Kunde sie nicht verlangt; sie gehören auf die Rechnung.
Rechenbeispiel: eine Zustellung mit einem verweigerten Karton
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Fahrer bringt einen Druckauftrag in ein Büro: sechs Kartons Broschüren, zwei Posterrollen, eine Palette Displays und einen Umschlag. Ein Karton ist sichtbar nass, und der Kunde verweigert ihn.
| Position | Geliefert / bestellt | Rest |
|---|---|---|
| Kartons mit gedruckten Broschüren | 5 / 6 | 1 |
| Posterrollen | 2 / 2 | 0 |
| Palette mit Displayständern, eingeschweißt | 1 / 1 | 0 |
| Umschlag mit unterschriebenen Unterlagen | 1 / 1 | 0 |
| Gesamt | 9 / 10 | 1 |
Von 10 Packstücken auf der Tourliste wurden 9 übergeben und quittiert; 1 geht mit dem notierten Grund zurück ins Depot. Die Druckerei druckt dann einen Karton nach, statt über den ganzen Auftrag zu streiten.
Häufige Fehler beim Ablieferungsnachweis
- Eine Unterschrift auf ein leeres Formular holen und die Packstücke später eintragen.
- Ein unleserliches Kürzel ohne Namen in Druckbuchstaben akzeptieren.
- Pakete vor der Tür abstellen, ohne zu notieren, wo sie stehen.
- Die Zustellzeit am Schichtende aus dem Gedächtnis eintragen.
- Einen verweigerten Karton nicht vermerken, sodass der Absender ihn dem Kunden berechnet.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Lieferschein leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name und Lieferanschrift des Kunden
- Lieferscheinnummer und Lieferdatum
- Die zugehörige Bestellung oder Rechnung
- Jede Position mit der gelieferten Menge
- Packstücke und Versanddienstleister oder Sendungsnummer
- Eine Zeile für Unterschrift und Datum des Empfängers
Dieses Dokument zeigt nur Mengen ohne Preise; Steuer erscheint erst, wenn Sie die Spalten der Positionen auf Preise und Summen umstellen.
Häufige Fragen
Was, wenn niemand zum Unterschreiben da ist?
Folgen Sie der Anweisung des Absenders: Ablageort, Nachbar oder Rückfahrt ins Depot. Notieren Sie, was gewählt wurde, die Uhrzeit und wo die Ware steht, und eine Fotonummer, falls Sie ein Foto gemacht haben.
Reicht ein unleserliches Kürzel als Unterschrift?
Bitten Sie den Empfänger, seinen Namen in Druckbuchstaben danebenzuschreiben. Erst ein lesbarer Name zeigt dem Absender, wer die Ware angenommen hat.
Wie halte ich einen verweigerten Karton fest?
Zählen Sie ihn in der Position als nicht zugestellt, notieren Sie den genannten Grund und nehmen Sie ihn wieder mit. Der Vermerk sagt dem Absender, was gutzuschreiben oder neu zu senden ist.
Wie lange sollte man Ablieferungsnachweise aufbewahren?
Mindestens so lange, wie ein Kunde Lieferung oder Rechnung noch beanstanden kann. Fragen Sie den Absender, wie lange Vertrag oder Buchhaltung sie brauchen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Dieses Dokument zeigt nur Mengen ohne Preise; Steuer erscheint erst, wenn Sie die Spalten der Positionen auf Preise und Summen umstellen.
Stehen auf einem Lieferschein Preise?
In der Regel nicht. Er listet auf, was versandt wurde, damit der Empfänger es prüfen kann; die Preise stehen auf der Rechnung. QuoteBill lässt sie weg, solange Sie die Spalten der Positionen nicht auf Preise umstellen.
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