Abschlagsrechnung Vorlage
Abschlagsrechnung als Vorlage für Bauaufträge: Abschnitt als Anteil der Auftragssumme abrechnen, Nachträge getrennt aufführen, bisherige Summe zeigen.
Vorlagen nach Branche
- Abschlag 2: Rohbau und Dachstuhl (35 % der Auftragssumme)
- Genehmigter Nachtrag 3: zusätzliche Fensteröffnung
- Bauleitung vor Ort, je Tag
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Abschlag 2: Rohbau und Dachstuhl (35 % der Auftragssumme)“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Bauleitung vor Ort, je Tag“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die ausgeführten Mengen, Baustellenfotos, die vereinbarten Prüfergebnisse und offene Restarbeiten.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Mit einer Abschlagsrechnung rechnen Sie einen fertiggestellten Abschnitt eines größeren Bauauftrags ab, etwa den Rohbau eines Hauses oder ein Geschoss beim Innenausbau. Statt Material und Arbeitsstunden einzeln aufzuführen, verlangt sie den vereinbarten Anteil der Auftragssumme, sobald der Abschnitt erreicht ist. Die Vorlage trennt Abschnitt, genehmigte Nachträge und Baustellenkosten, damit der Auftraggeber die Forderung mit dem Zahlungsplan im Vertrag abgleichen kann.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Abschlag 2: Rohbau und Dachstuhl (35 % der Auftragssumme), Genehmigter Nachtrag 3: zusätzliche Fensteröffnung, Bauleitung vor Ort, je Tag: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Abschlag 2: Rohbau und Dachstuhl (35 % der Auftragssumme)
- Bezeichnen Sie den Abschnitt wie im Zahlungsplan des Vertrags und nennen Sie den Prozentsatz; danach prüft der Auftraggeber die Forderung.
- Genehmigter Nachtrag 3: zusätzliche Fensteröffnung
- Berechnen Sie nur Nachträge, die schriftlich beauftragt wurden, und nennen Sie die Nachtragsnummer, damit sie zur Anordnung passt.
- Bauleitung vor Ort, je Tag
- Zählen Sie nur die Bauleitungstage dieses Abschnitts aus dem Bautagebuch; Tage aus einer früheren Abschlagsrechnung gehören nicht hierher.
- Baustelle und Aufmaß
- Halten Sie Anschrift, Arbeitsbereiche, Flächen, Längen oder Stückzahlen und die Zugangszeiten fest.
- Material und Bauabschnitte
- Benennen Sie Material, Lohn, Demontage, Entsorgung und Wiederherstellung sowie das Abschlusskriterium je Bauabschnitt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie den Bauabschnitt und seinen Anteil an der Auftragssumme, führen Sie genehmigte Nachträge in eigenen Zeilen und geben Sie die bisher abgerechnete Summe an.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Abschlag 2: Rohbau und Dachstuhl (35 % der Auftragssumme)“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Genehmigter Nachtrag 3: zusätzliche Fensteröffnung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Bauleitung vor Ort, je Tag“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, wie Mengenänderungen nach Aufmaß oder Planänderung freigegeben werden.
- Klären Sie vom Kunden beigestelltes Material und Vorleistungen anderer Gewerke.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: der zweite Abschnitt eines Hausbaus
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Bauunternehmen rechnet den Rohbau mit 35 % einer Auftragssumme von 88.000 € ab, dazu einen genehmigten Nachtrag und sechs Tage Bauleitung.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Abschlag 2: Rohbau und Dachstuhl (35 % der Auftragssumme) | 1 × 30.800,00 € | 30.800,00 € |
| Genehmigter Nachtrag 3: zusätzliche Fensteröffnung | 1 × 1.450,00 € | 1.450,00 € |
| Bauleitung vor Ort, je Tag | 6 × 85,00 € | 510,00 € |
| Zwischensumme | 32.760,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 6.224,40 € | |
| Gesamt | 38.984,40 € | |
Die drei Positionen ergeben 32.760,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 6.224,40 €; für diesen Abschnitt werden 38.984,40 € angefordert. Der erste Abschnitt und die erhaltenen Zahlungen stehen in den Anmerkungen, nicht in den Positionen.
Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen
- Den nächsten Abschnitt abrechnen, bevor er fertig ist, sodass der Auftraggeber nach dem Zahlungsplan ablehnen kann.
- Bauleitungstage oder Material wiederholen, die schon in einer früheren Abschlagsrechnung standen.
- Nachträge aufnehmen, die niemand schriftlich beauftragt hat.
- Auftrag und Abschnittsnummer weglassen, sodass die Forderung nicht zuzuordnen ist.
- Nur diesen Abschnitt zeigen, sodass niemand die bisher abgerechnete Summe sieht.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie zeige ich, was auf frühere Abschlagsrechnungen gezahlt wurde?
Tragen Sie unter den Positionen die Auftragssumme, die bisher abgerechnete Summe und die erhaltenen Zahlungen ein. Die Positionen selbst betreffen nur diesen Abschnitt, so wird nichts doppelt gezählt.
Darf ich einen nur teilweise fertigen Abschnitt abrechnen?
Nur wenn der Vertrag es vorsieht. Sonst warten Sie, bis der Abschnitt fertig ist, oder vereinbaren schriftlich einen kleineren Prozentsatz und nennen ihn in der Position.
Wohin gehört ein Sicherheitseinbehalt?
Sieht der Vertrag einen Einbehalt vor, nennen Sie Satz und einbehaltenen Betrag in den Anmerkungen, neben dem Betrag, den der Auftraggeber jetzt zahlen soll.
Braucht jeder Abschnitt eine neue Rechnungsnummer?
Ja. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und eigenem Datum; nennen Sie Auftrag und Abschnitt, damit der Kunde sie der Reihe nach ablegen kann.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Abschlagsrechnung Vorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.