Quittungsvorlage für Vereinsbeiträge
Quittungsvorlage für Vereinsbeiträge: Jahresbeitrag, Aufnahmegebühr und Beitrag für Ausflüge, mit dem Mitglied, dem Zeitraum und dem Kassenwart, der kassiert.
Vorlagen nach Branche
- Jahresbeitrag
- Aufnahmegebühr
- Beitrag für Ausflug und Veranstaltung
Quittung für Mitgliedsbeiträge schreiben
Beispielhafter Ablauf
Beitrag eintragen
Beginnen Sie mit „Jahresbeitrag“: das Jahr, den von der Mitgliederversammlung festgelegten Betrag und das Mitglied, das gezahlt hat.
Weitere Zahlungen ergänzen
Ergänzen Sie Aufnahmegebühr und Veranstaltungszeilen bis „Beitrag für Ausflug und Veranstaltung“, jeweils mit eigenem Betrag, und streichen Sie Zeilen, die das Mitglied nicht gezahlt hat.
Übergeben und verbuchen
Geben Sie dem Mitglied die Quittung, behalten Sie die Durchschrift und tragen Sie die Zahlung mit der Quittungsnummer ins Kassenbuch des Vereins ein.
Kassenwarte von Vereinen, Nachbarschaftsinitiativen und Elterngruppen stellen diese Quittung bei Treffen, an der Haustür oder nach einer Überweisung aus, oft für Mitglieder mit unterschiedlichen Beitragssätzen. Maßstab ist die Mitgliederliste: Jede Quittung passt zu einem Namen darauf, und jede Kopie kommt ins Kassenbuch. Das Geld gehört dem Verein, nicht dem Kassenwart; eine lückenlose Spur von Quittungen erlaubt dem Nachfolger, die Kasse ohne Rückfragen zu übernehmen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Jahresbeitrag, Aufnahmegebühr, Beitrag für Ausflug und Veranstaltung: Führen Sie Jahresbeitrag, einmalige Aufnahmegebühr und Beiträge für Ausflüge oder Veranstaltungen auf eigenen Zeilen, damit das Mitglied sieht, wofür jeder Betrag war.
- Jahresbeitrag
- Zahlen Mitglieder unterschiedliche Sätze, etwa ermäßigt für Schüler oder Senioren, nennen Sie den Satz in der Zeile.
- Aufnahmegebühr
- Berechnen Sie sie einmal, auf der ersten Quittung eines neuen Mitglieds, und lassen Sie sie bei späteren Beitragsquittungen weg.
- Beitrag für Ausflug und Veranstaltung
- Nennen Sie Ausflug oder Veranstaltung mit Datum; fällt sie aus, zeigt die Zeile, wem wie viel zu erstatten ist.
- Verein und Kassenwart
- Nennen Sie den Namen des Vereins, wie die Mitglieder ihn kennen, die Anschrift oder den Kontakt für Vereinsangelegenheiten und den Namen des Kassenwarts oder Vorstandsmitglieds, das das Geld angenommen hat.
- Mitglied und Zeitraum
- Schreiben Sie den Namen des Mitglieds wie in der Mitgliederliste, das Jahr oder die Monate, für die der Beitrag gilt, und bei einem Familienbeitrag den Haushalt oder die Kinder, die er umfasst.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie das Mitglied, das Jahr oder den Zeitraum des Beitrags, den Verein und den Kassenwart, der ihn angenommen hat, und führen Sie Spenden und Veranstaltungsbeiträge getrennt vom Mitgliedsbeitrag.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Jahresbeitrag“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Aufnahmegebühr“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Beitrag für Ausflug und Veranstaltung“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
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- Nummerieren Sie die Quittungen für das ganze Jahr in einer Reihe und legen Sie die Durchschrift zum Kassenbuch.
- Führen Sie Spenden, Veranstaltungsbeiträge und den Mitgliedsbeitrag auf getrennten Zeilen, weil der Verein sie meist getrennt abrechnet.
- Prüfen Sie den Betrag vor der Übergabe gegen die Mitgliederliste und vermerken Sie, wer nur einen Teil gezahlt hat.
Beispiel: ein Jahresbeitrag
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein neues Mitglied tritt im April bei und zahlt Jahresbeitrag, Aufnahmegebühr und den Sommerausflug in einer Zahlung.
- Zeilen: Jahresbeitrag, Aufnahmegebühr und Ausflug, je eine Zeile.
- Zahlung: Das Mitglied hat beim Treffen im April 96,00 € bar gezahlt.
- Rest: Für das Jahr ist nichts mehr offen, der Restbetrag ist 0,00 €.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Jahresbeitrag | 1 × 36,00 € | 36,00 € |
| Aufnahmegebühr | 1 × 10,00 € | 10,00 € |
| Beitrag für Ausflug und Veranstaltung | 1 × 50,00 € | 50,00 € |
| Rechnungssumme | 96,00 € | |
| Erhalten | 96,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Die drei Zeilen ergeben 96,00 €. Gezahlt wurden 96,00 €, der Restbetrag ist 0,00 €. Legen Sie die Durchschrift mit ihrer Nummer zum Kassenbuch.
- Schreiben Sie das Jahr, für das der Beitrag gilt, nicht nur das Zahlungsdatum: Ein im März gezahlter Beitrag kann für das Jahr ab April sein.
- Sammeln mehrere Personen Beiträge ein, bekommt jede einen eigenen nummerierten Block, damit sich jede Quittung zuordnen lässt.
- Tritt ein Mitglied im Laufe des Jahres aus, vermerken Sie nach der Satzung, ob der Beitrag erstattet wird.
Typische Fehler bei der Beitragsquittung
- Nur „Beitrag“ ohne Jahr schreiben, sodass das Mitglied nicht belegen kann, für welches Jahr es gezahlt hat.
- Spenden, Ausflugsgeld und Beitrag in einem Betrag zusammenfassen.
- Den Namen der Person weglassen, die das Geld angenommen hat.
- Auf jedem Block neu nummerieren, sodass zwei Quittungen dieselbe Nummer tragen.
- Keine Durchschrift behalten, sodass das Kassenbuch keinen Beleg hat.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Quittungsvorlage für Vereinsbeiträge: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Zeilen der Vorlage (Jahresbeitrag, Aufnahmegebühr, Beitrag für Ausflug und Veranstaltung) und ändern Sie sie in die Beiträge, die Ihr Verein erhebt. Ergänzen Sie dann Vereinsnamen, Mitglied, Zeitraum und eine noch nicht vergebene Quittungsnummer.
Wer unterschreibt die Quittung?
Wer das Geld angenommen hat, meist der Kassenwart oder ein anderes Vorstandsmitglied. Schreiben Sie Name und Funktion unter den Vereinsnamen, damit das Mitglied weiß, an wen es sich später wenden kann.
Kann eine Quittung eine ganze Familie umfassen?
Ja, wenn der Beitrag je Haushalt erhoben wird. Nennen Sie den Haushalt oder alle Mitglieder, die er umfasst, und führen Sie Beiträge je Person auf eigenen Zeilen.
Ein Mitglied zahlt in Raten. Was schreibe ich?
Stellen Sie für jede Zahlung eine Quittung aus, mit dem erhaltenen Betrag und dem, was für das Jahr noch offen ist. Markieren Sie den Beitrag erst nach der letzten Rate als bezahlt.
Darf ich die Quittungen am Computer aufbewahren?
Ja. Speichern Sie jede Quittung über den Druckdialog als PDF und legen Sie die Dateien unter ihrer Nummer neben dem Kassenbuch ab.
Und wenn ein Mitglied eine Spendenquittung möchte?
Führen Sie die Spende getrennt vom Beitrag auf einer eigenen Zeile und nennen Sie sie Spende. Ob eine Spende steuerlich absetzbar ist und welcher Beleg dafür nötig ist, hängt vom Verein ab; versprechen Sie es auf dieser Quittung nicht.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Quittungsvorlage für Vereinsbeiträge“ auch: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung und Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung. Zum Prüfen von Summe und Steuer: MwSt.- und GST-Rechner.