Schlussrechnung nach Anzahlung Vorlage
Schlussrechnung nach einer Anzahlung als Vorlage: den Rest der Vertragssumme berechnen, genehmigte Zusätze aufführen und die Anzahlung nachvollziehbar nennen.
Vorlagen nach Branche
- Restbetrag: 70 % von Vertrag C-118, Badsanierung
- Handtuchheizkörper, vor Ort genehmigter Zusatz
- Container für den Abbruchschutt
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Restbetrag: 70 % von Vertrag C-118, Badsanierung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Container für den Abbruchschutt“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie den Liefernachweis mit den freigegebenen Mengen ab und halten Sie fest, wer die Leistung abgenommen hat.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Die Schlussrechnung ist die letzte Rechnung eines Auftrags, der mit einer Anzahlung begann. Ihre Aufgabe ist eine Rechnung, die der Kunde nachvollziehen kann: Vertragssumme, bereits vorab berechneter Betrag, jetzt fälliger Rest und alles, was unterwegs vereinbart wurde. Die Vorlage berechnet den Restanteil in einer Zeile, darunter genehmigte Zusätze und ungeplante Kosten, und lässt die Anmerkungen für Vertragssumme und frühere Rechnungsnummer.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Restbetrag: 70 % von Vertrag C-118, Badsanierung, Handtuchheizkörper, vor Ort genehmigter Zusatz, Container für den Abbruchschutt: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Restbetrag: 70 % von Vertrag C-118, Badsanierung
- Nennen Sie den Restprozentsatz und die Vertragsnummer; der Kunde gleicht sie mit der bereits bezahlten Anzahlungsrechnung ab.
- Handtuchheizkörper, vor Ort genehmigter Zusatz
- Berechnen Sie einen Zusatz nur mit Datum oder Bezug der Freigabe, damit er nicht wie eine stille Ausweitung des Auftrags wirkt.
- Container für den Abbruchschutt
- Kosten, die niemand kalkuliert hat, etwa für Schutt, brauchen einen Satz zur Ursache, bevor der Kunde sie akzeptiert.
- Menge und Abrechnungseinheit
- Verwenden Sie die vereinbarte Einheit – Stunden, Stück oder Pauschale – und halten Sie Menge und Einzelpreis gemeinsam fest.
- Beleg- und Terminangaben
- Nennen Sie Bestellnummer, Leistungszeitraum und Lieferdatum, damit sich dieser Auftrag von anderen Aufträgen desselben Kunden unterscheidet.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Berechnen Sie den Rest des Vertrags nach der Anzahlung, führen Sie während der Arbeit vereinbarte Zusätze getrennt auf und nennen Sie Vertragssumme und Anzahlungsrechnung in den Anmerkungen.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Restbetrag: 70 % von Vertrag C-118, Badsanierung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Handtuchheizkörper, vor Ort genehmigter Zusatz“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Container für den Abbruchschutt“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Weisen Sie Zusatzarbeiten getrennt vom ursprünglichen Umfang aus und prüfen Sie deren Freigabe.
- Trennen Sie enthaltene von gesondert berechneten Auslagen und gleichen Sie sie mit den Belegen ab.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: Abschluss einer Badsanierung nach 30 % Anzahlung
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Badsanierer hat einen Vertrag über 9.600 € geschlossen und vor Beginn 30 % Anzahlung, also 2.880 €, erhalten. Am Ende kamen ein vom Kunden vor Ort genehmigter Zusatz und ein nicht kalkulierter Container hinzu.
- Rest: 70 % von 9.600 € sind 6.720 €, berechnet mit der Vertragsnummer.
- Zusatz und Container: je eine Zeile, der Zusatz mit dem Datum der Freigabe.
- Anmerkungen: Vertragssumme 9.600 €, Nummer und Zahlungsdatum der Anzahlungsrechnung.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Restbetrag: 70 % von Vertrag C-118, Badsanierung | 1 × 6.720,00 € | 6.720,00 € |
| Handtuchheizkörper, vor Ort genehmigter Zusatz | 1 × 340,00 € | 340,00 € |
| Container für den Abbruchschutt | 1 × 180,00 € | 180,00 € |
| Zwischensumme | 7.240,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.375,60 € | |
| Gesamt | 8.615,60 € | |
Die Zeilen ergeben 7.240,00 €, dazu 1.375,60 € Umsatzsteuer zu 19 %; angefordert werden 8.615,60 €. Mit der Anzahlung hat der Kunde die Vertragssumme und die beiden Zusätze bezahlt, nichts davon doppelt.
Häufige Fehler bei der Schlussrechnung
- Den ganzen Vertragspreis noch einmal berechnen, ohne die Anzahlung abzuziehen.
- Eine unbezahlte Anzahlungsrechnung als bezahlt behandeln und das Konto zu früh schließen.
- Die Nummer der Anzahlungsrechnung weglassen, sodass der Kunde beide nicht zuordnen kann.
- Genehmigte Zusätze in der Restzeile verstecken, wo niemand sie sieht.
- Auf den mit der Anzahlung schon versteuerten Anteil erneut Umsatzsteuer berechnen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Zeigt die Schlussrechnung den Gesamtpreis oder nur den Rest?
Beides geht, solange der Kunde folgen kann. Diese Vorlage berechnet den Restanteil und nennt Vertragssumme und Anzahlung in den Anmerkungen. Manche Steuerordnungen verlangen, dass jede Anzahlung mit ihrem Steuerbetrag abgezogen wird; klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Form Sie brauchen.
Was, wenn die Anzahlung höher war als der Rest?
Stellen Sie keine Rechnung mit negativem Betrag aus. Schließen Sie den Auftrag mit einer Gutschrift über die Differenz ab, nennen Sie die Anzahlungsrechnung und erstatten oder verrechnen Sie den Betrag wie vereinbart.
Der Kunde hat die Anzahlungsrechnung nie bezahlt. Und jetzt?
Behandeln Sie sie nicht als bezahlt. Berechnen Sie hier den Restanteil und lassen Sie die Anzahlungsrechnung offen; ein kurzer Hinweis, dass sie noch aussteht, verhindert, dass der Kunde die Schlussrechnung für alles hält.
Darf ich die Schlussrechnung schicken, solange Mängel offen sind?
Nur wenn der Vertrag die Arbeit zu diesem Zeitpunkt als fertig ansieht. Sind noch Punkte offen, warten Sie oder vereinbaren schriftlich einen Einbehalt bis zur Beseitigung und vermerken ihn in den Anmerkungen.
Wohin gehören telefonisch genehmigte Zusätze?
In eigene Zeilen mit dem Datum des Gesprächs, am besten mit einer kurzen schriftlichen Bestätigung. In der Restzeile versteckte Zusätze sind das Erste, was ein Kunde beanstandet.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
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