Übergabedokument
Eine Aufgabe sauber übergeben: laufende Aufgaben mit Stand und nächstem Schritt, Termine, Kontakte, Systeme mit Zugangsbedarf (nie Passwörter), Ablageorte und offene Punkte.
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Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Übergabedokument gibt die Arbeit einer Person an eine andere weiter, damit nichts verloren geht, wenn die erste Person ausscheidet, die Aufgabe wechselt oder länger ausfällt. Das meiste, was jemand über eine Aufgabe weiß, steht nirgends: welche Aufgaben sich wiederholen, welche halb fertig sind, wen man anrufen muss, wo die Dateien liegen, was still auf eine Entscheidung wartet. Ein Übergabedokument ist die Kurzfassung dieses Wissens, geschrieben, bevor es das Haus verlässt.
Dieses Formular konzentriert sich darauf, was die Nachfolge am ersten Tag braucht. Es beginnt mit der Aufgabe in wenigen Sätzen. Dann folgen die laufenden Aufgaben mit Turnus, Stand, Priorität und nächstem Schritt, die anstehenden Termine, die Kontakte und wofür man sie braucht, die Systeme, die die Nachfolge braucht, und wer den Zugang freigibt, die Ablageorte der Dateien sowie offene Punkte mit Hinweisen. Zugänge werden nur mit Namen beschrieben. Das Formular warnt davor, Passwörter, PINs, Wiederherstellungscodes oder Schlüssel einzutragen; sie gehören nur über den Passwortmanager Ihres Unternehmens oder die IT weitergegeben. Beide Personen unterschreiben, eine Führungskraft genehmigt. Die koreanische und die japanische Fassung ergänzen die Genehmigungskästchen und Siegel, die dort üblich sind. Für ein Übergabedokument gibt es keine gesetzliche Standardform, deshalb teilen sich die übrigen Länder eine Fassung, und die eigenen Regeln Ihres Unternehmens haben Vorrang.
Wann Sie es brauchen
- Sie scheiden aus und möchten, dass Ihre Arbeit ohne Sie weiterläuft.
- Sie wechseln die Aufgabe und geben einen Teil Ihrer Aufgaben ab.
- Sie gehen in eine längere Abwesenheit, etwa Elternzeit, und jemand vertritt Sie.
- Ein Projekt oder ein Team bekommt eine neue Verantwortung.
- Sie sind die Nachfolge und möchten wissen, was Sie am ersten Tag fragen sollten.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie ein, wer an wen übergibt, den Anlass, das Übergabedatum und Ihren letzten Tag in der Aufgabe.
- Beschreiben Sie die Aufgabe in wenigen Sätzen: Zweck, Umfang und wer von ihr abhängt.
- Listen Sie jede laufende Aufgabe mit Turnus, Stand, Priorität und dem nächsten Schritt mit Datum auf.
- Ergänzen Sie die anstehenden Termine, die Kontakte und wofür man sie braucht.
- Nennen Sie die Systeme und wer den Zugang freigibt, nur mit Namen, und die Dateien mit ihrem Ablageort.
- Schreiben Sie die offenen Punkte und den Rat auf, den Sie sich selbst geben würden, gehen Sie alles gemeinsam durch, unterschreiben Sie und lassen Sie die Führungskraft genehmigen.
Häufige Fehler
- Passwörter oder Codes ins Dokument zu schreiben; nennen Sie stattdessen das System und wer den Zugang freigibt.
- Aufgaben ohne Stand und nächsten Schritt aufzulisten, sodass die Nachfolge nicht weiß, wo sie anfangen soll.
- Halbfertige und wartende Punkte wegzulassen; gerade sie machen später Ärger.
- Das Dokument am letzten Tag statt Wochen vorher zu schreiben.
- Personenbezogene Daten von Kundschaft oder Kollegen ins Dokument zu kopieren, statt zu sagen, wo sie liegen.
- Das Dokument ohne gemeinsames Gespräch zu übergeben.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Ledger
- Banner
- Executive
- Klassisch
- Modern
- Förmlich
- Minimal
- Seitenband
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Darf ich Zugangsdaten ins Dokument schreiben?
- Nein. Ein Übergabedokument wird weitergereicht und abgelegt, ein Passwort darin können Menschen lesen, die es nicht haben sollen. Schreiben Sie das System und wer den Zugang freigibt auf, und geben Sie Zugangsdaten über den Passwortmanager Ihres Unternehmens oder die IT weiter.
- Wann sollte ich anfangen?
- Sobald Sie Ihren letzten Tag kennen. Ergänzen Sie Punkte, wie sie Ihnen einfallen, und halten Sie das Dokument bis zum Übergabegespräch aktuell. Bei einer komplexen Aufgabe sind einige Wochen nicht zu früh.
- Wie ausführlich sollte es sein?
- So ausführlich, dass eine fähige Person ohne Rückruf weiterarbeiten kann. Verweisen Sie auf längere Anleitungen, statt sie zu kopieren, und nutzen Sie die Hinweisspalten für das, was nur Sie wissen.
- Was bedeuten die Unterschriften?
- Sie halten fest, dass die Übergabe stattgefunden hat und was sie umfasste. Wer wofür verantwortlich ist, regeln Verträge und betriebliche Regeln, nicht dieses Formular. Es ist eine allgemeine Vorlage, keine Rechtsberatung.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 3 Länderfassungen: International, Südkorea und Japan. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.