Protokoll der Vorstands- oder Verwaltungsratssitzung
Förmliches Protokoll einer Gremiensitzung: Teilnehmende, Beschlussfähigkeit, jeder Beschluss mit automatisch gezählten Stimmen, Aufgaben und Unterschriften.
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Fassungen nach Land
- International
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Das Sitzungsprotokoll ist die förmliche Aufzeichnung einer Sitzung des Vorstands, der Geschäftsführung, des Aufsichtsrats oder eines Ausschusses. Es zeigt, wer anwesend war, ob genug Mitglieder für die Beschlussfassung teilgenommen haben, was vorgeschlagen wurde, wie abgestimmt wurde, was beschlossen wurde und wer als Nächstes was erledigt. Fragen Bank, Prüfer, Käufer oder Gericht Jahre später, wer etwas zu welchen Bedingungen genehmigt hat, ist das Protokoll das Dokument, das antwortet.
Die Vorlage strukturiert diese Aufzeichnung. Tragen Sie die Mitglieder ein und haken Sie die Anwesenden ab: Das Formular zählt sie, vergleicht die Zahl mit der gewählten Regel zur Beschlussfähigkeit und zeigt, ob die Sitzung beschlussfähig war. Geben Sie je Beschluss die Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen ein, und das Formular ermittelt nach der gewählten Mehrheitsregel – Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Mehrheit der Anwesenden, Zweidrittelmehrheit oder Einstimmigkeit –, ob der Beschluss angenommen wurde. Interessenkonflikte, festgehaltene abweichende Meinungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen sowie die Unterschriftszeilen runden die Seite ab. Die Länderfassungen folgen den örtlichen Gepflogenheiten: Unterschrift oder Siegel jedes Mitglieds in Korea und Japan, Hinweise zu den Aufbewahrungsregeln in Großbritannien und den USA und in Deutschland eine Abgrenzung zwischen Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung der GmbH.
Wann Sie es brauchen
- Ein Gremium tagt und Sie brauchen eine Aufzeichnung, die Sie Prüfern, Banken, Investoren oder Behörden zeigen können.
- Das Unternehmen genehmigt etwas, worauf sich andere verlassen, etwa einen Haushalt, einen Mietvertrag, ein Darlehen, eine Kapitalmaßnahme oder eine Bestellung.
- Ein Mitglied hat an einem Beschluss ein eigenes Interesse und Sie müssen zeigen, wie damit umgegangen wurde.
- Die Satzung verlangt, dass die Niederschrift vom Vorsitz oder von allen Anwesenden unterzeichnet wird.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie Unternehmen, Datum, Ort und Form der Sitzung ein sowie – falls es eine gab – das Datum der Einladung.
- Führen Sie alle Mitglieder im Amt auf und haken Sie die Anwesenden ab. Weitere Anwesende ohne Stimmrecht tragen Sie gesondert ein.
- Stellen Sie die Regel zur Beschlussfähigkeit und die Mehrheitsregel so ein, wie es Ihre Satzung vorsieht. Die Berechnungen unten folgen diesen beiden Regeln.
- Schreiben Sie jeden Beschluss im tatsächlich gefassten Wortlaut auf und geben Sie die Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen ein.
- Halten Sie Interessenkonflikte und abweichende Meinungen fest und listen Sie Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen auf.
- Drucken Sie das Protokoll aus; Vorsitz und Protokollführung unterschreiben. In manchen Ländern unterschreiben alle Anwesenden.
Häufige Fehler
- Ein Wortprotokoll zu schreiben. Ein Protokoll hält Beschlüsse und wesentliche Gründe fest, nicht wer was gesagt hat.
- Beschlussfähigkeit oder Mehrheit zu schätzen, statt die Satzung zu lesen. Die Berechnung ist nur so richtig wie die eingestellten Regeln.
- Einen angezeigten Interessenkonflikt wegzulassen oder nicht zu vermerken, dass die Person den Raum verlassen hat.
- Das Protokoll erst kurz vor der nächsten Sitzung aus dem Gedächtnis zu erstellen.
- Ein Mitglied, das vor der Abstimmung gegangen ist, bei diesem Beschluss als anwesend zu zählen.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Ledger
- Banner
- Executive
- Klassisch
- Modern
- Förmlich
- Minimal
- Seitenband
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Wie bald sollte das Protokoll geschrieben werden?
- So bald wie möglich, am besten innerhalb weniger Tage, solange die Erinnerung frisch ist. Lassen Sie es vom Vorsitz prüfen und in der nächsten Sitzung genehmigen.
- Worin unterscheiden sich Protokoll und schriftlicher Beschluss?
- Das Protokoll hält eine tatsächlich stattgefundene Sitzung fest. Ein schriftlicher Beschluss (Umlaufbeschluss) dokumentiert eine Entscheidung ohne Sitzung, meist durch Zustimmung aller in Textform oder schriftlich. Es sind getrennte Dokumente, und die Voraussetzungen hängen vom Land und von der Satzung ab.
- Zählen Enthaltungen gegen einen Beschluss?
- Das hängt von der Mehrheitsregel ab. Bei der „Mehrheit der abgegebenen Stimmen“ werden Enthaltungen nicht mitgezählt; bei der „Mehrheit der anwesenden Mitglieder“ gelten sie nicht als Zustimmung und wirken daher wie eine Gegenstimme. Deshalb lässt das Formular die Regel wählen.
- Wie lange sind Protokolle aufzubewahren?
- In vielen Ländern sind Protokolle für die Lebensdauer des Unternehmens oder mindestens eine gesetzliche Frist aufzubewahren; in Großbritannien etwa zehn Jahre, in Japan am Hauptsitz ebenfalls zehn Jahre. Prüfen Sie die für Sie geltende Regel und bewahren Sie die Protokolle sicher auf.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.