계열사 간 비용 정산 청구서 양식
계열사끼리 공유 인력, 사무실, 소프트웨어 비용을 정산하는 청구서 양식입니다. 배분 기준과 마진 여부, 근거 약정을 함께 적으세요.
업종별 템플릿
- 급여·인사 공유 서비스 (3개월)
- 사무실 공간 분담분 120㎡ (원가)
- 그룹 공용 소프트웨어 라이선스 14명
작성 가이드
진행 예시
범위와 수량 확인
예시: "급여·인사 공유 서비스 (3개월)"의 승인 내역과 작업 기록을 대조해 이번 청구에 포함할 수량을 확인합니다.
납품과 검수 기록
"그룹 공용 소프트웨어 라이선스 14명"까지 항목별 완료 여부를 확인합니다. 납품 기록과 승인된 수량을 대조하고 인수 담당자를 기록합니다.
청구 내역 전달
최종 청구 내역, 납품 참조와 지급 기한을 고객에게 전달하고 입금 시 해당 청구서 번호로 대조합니다.
여러 회사로 이뤄진 그룹에서는 한 회사가 공용 직원을 고용하거나 사무실을 임차하거나 소프트웨어를 사고, 다른 계열사가 함께 쓰는 일이 많습니다. 계열사 간 정산 청구서는 그 비용을 실제로 혜택을 본 회사로 옮겨 각 회사의 장부가 실제 사용분을 보여 주게 합니다. 서로 특수관계인 만큼 어떤 약정에 따른 것인지, 비용을 어떻게 나눴는지, 마진을 붙였는지를 청구서가 스스로 설명해야 합니다.
작성할 항목
- 납품물과 작업 항목
- 급여·인사 공유 서비스 (3개월), 사무실 공간 분담분 120㎡ (원가), 그룹 공용 소프트웨어 라이선스 14명: 실제 제공한 수량과 작업 기간을 기록합니다.
- 급여·인사 공유 서비스 (3개월)
- 공유 서비스는 서비스 약정에 정한 대로 월 단위로 청구하고, 월 금액에 마진이 들어 있는지 밝히세요.
- 사무실 공간 분담분 120㎡ (원가)
- 임차료는 면적이나 인원으로 나누고, 그 기준과 수치를 적으며, 임대차 계약 번호를 함께 보관하세요.
- 그룹 공용 소프트웨어 라이선스 14명
- 라이선스는 기간 말 사용자 목록 기준으로 1인당 청구하세요. 확인할 수 없는 사용자 수는 감사 때 질문을 부릅니다.
- 수량과 계산 단위
- 시간, 개수, 프로젝트 중 실제 합의한 단위를 쓰고 단가와 수량을 함께 기록합니다.
- 거래 참조와 일정
- 발주 번호, 작업 기간, 납품일을 넣어 같은 고객의 다른 작업과 구분합니다.
- 구체적으로 확인할 범위
- 두 계열사와 정산 근거가 되는 약정을 밝히고, 비용마다 배분 기준을 보여 주며, 마진을 더했는지 원가 그대로인지 적습니다.
발송 전 확인 사항
- "급여·인사 공유 서비스 (3개월)" 항목에 처음 견적한 수량이 아니라 실제로 공급한 수량이 적혀 있나요?
- "사무실 공간 분담분 120㎡ (원가)" 항목의 단가가 고객이 동의한 금액이고, 바뀐 부분은 승인을 받았나요?
- "그룹 공용 소프트웨어 라이선스 14명" 항목은 완료와 검수가 끝났나요, 아니면 다음 청구서로 넘겨야 하나요?
3개 더 보기
- 추가 작업은 최초 범위와 구분하고 승인 기록을 확인합니다.
- 경비는 포함 항목과 별도 청구 항목을 구분하고 증빙과 대조합니다.
- 발주 또는 승인 기록과 완료 내역을 대조하고 지급 기한 및 이미 받은 금액을 확인합니다.
작성 예시: 한 분기의 공유 비용을 자회사에 정산하기
금액은 예시이며 세율은 10%입니다. 모회사가 서비스 약정에 따라 자회사의 급여·인사 업무를 월 185만 원에 대신 처리하고, 자회사가 쓰는 120㎡의 사무실 공간을 분기 원가인 ㎡당 2만 1천 원으로, 사용자 14명의 소프트웨어 라이선스를 1인당 3만 8천 원으로 정산합니다.
- 공유 서비스: 약정대로 월 185만 원 × 3개월.
- 공간: 평면도상 120㎡에 분기 ㎡당 원가를 곱합니다.
- 라이선스: 분기 말 사용자 목록의 14명.
| 항목 | 수량 × 단가 | 금액 |
|---|---|---|
| 급여·인사 공유 서비스 (3개월) | 3 × 1,850,000원 | 5,550,000원 |
| 사무실 공간 분담분 120㎡ (원가) | 120 × 21,000원 | 2,520,000원 |
| 그룹 공용 소프트웨어 라이선스 14명 | 14 × 38,000원 | 532,000원 |
| 공급가액 | 8,602,000원 | |
| 부가가치세 (10%) | 860,200원 | |
| 합계 | 9,462,200원 | |
세 행의 합계는 8,602,000원, 세율 10%의 세액 860,200원을 더해 자회사가 낼 금액은 9,462,200원입니다. 비고에는 약정명을 적고, 공간과 라이선스는 원가 그대로, 서비스료에는 합의한 마진이 들어 있다고 밝힙니다.
계열사 간 정산 청구서에서 자주 하는 실수
- 서면 약정 없이 정산 청구서를 발행하는 것
- 수치로 다시 계산할 수 없는 배분 기준을 쓰는 것
- 원가 그대로 넘길 비용에 마진을 붙이거나, 서비스에는 마진을 빠뜨리는 것
- 하나의 납세자로 묶여 있지 않은 계열사 사이에 세금을 빠뜨리는 것
- 한 회사에서만 비용을 기록하고 상대 회사에 청구서를 보내지 않아 두 장부가 어긋나는 것
문서에 들어가야 하는 항목
청구서에 아래 항목이 들어 있으면 거래처 승인과 신고 자료 정리가 쉬워집니다.
- 공급자의 상호, 주소, 사업자등록번호
- 공급받는 자의 상호와 주소
- 작성일자와 중복되지 않는 문서 번호
- 품목별 수량, 단가, 금액
- 공급가액과 세액을 구분한 표시, 그리고 합계 금액
- 결제 조건: 지급 기한, 계좌 정보 또는 결제 수단
- 세금계산서로 발행할 때는 공급자와 공급받는 자의 사업자등록번호, 작성일자, 공급가액과 부가가치세액을 각각 구분해 적어야 합니다.
이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다.
세율 공식 출처: National Tax Service: VAT overview
자세한 요건: 세금계산서 필수 기재사항과 전자세금계산서
자주 묻는 질문
계열사 간 정산에도 마진을 붙여야 하나요?
많은 세무 당국은 특수관계 회사 사이의 가격이 독립된 당사자끼리 정할 가격과 같기를 기대합니다. 그래서 서비스에는 마진을, 그대로 넘기는 비용에는 마진 없이 정하기도 합니다. 나라와 비용 종류마다 규칙이 다르니 전문가의 조언을 받고 계산 방법을 약정에 남기세요.
같은 그룹 회사끼리도 부가가치세를 붙이나요?
각 회사가 별개의 납세자이므로 대개 붙입니다. 다만 나라에 따라 여러 회사를 하나의 납세자로 묶어 등록하는 제도가 있고, 면세 거래도 있습니다. 그룹의 등록 방식을 확인하고 청구서의 세율을 그에 맞추세요.
정산 청구서는 얼마나 자주 발행하나요?
약정에 정한 대로, 흔히 월이나 분기마다 발행합니다. 정기적으로 청구해야 연말에 큰 금액을 한꺼번에 고치는 대신 연중에도 각 회사의 실적이 현실에 가깝게 유지됩니다.
청구서를 뒷받침할 자료는 무엇인가요?
계열사 간 약정, 배분 기준별 계산표, 급여 요약표·임대차 계약서·라이선스 청구서 같은 원가 자료입니다. 감사인과 세무 조사관은 보통 이 자료를 함께 요구하므로 청구서와 같이 보관하세요.
상대 계열사가 배분 방식에 이의를 제기하면요?
고친 배분 기준을 서면으로 합의한 뒤, 청구서를 고치지 말고 차액만큼 크레딧 노트를 발행하세요. 그래야 두 회사의 장부가 같은 이력을 유지합니다.
이 템플릿의 세금은 어떻게 계산되나요?
이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다. 편집기가 공급가액과 세액, 합계를 나누어 관리하며, 수량이나 단가, 국가 설정을 바꾸면 세 값을 다시 계산합니다.
이 템플릿은 무료인가요?
네. 계정 없이도 이 양식을 채워 인쇄하거나 PDF로 저장할 수 있고, 결제 단계나 문서 워터마크가 없습니다. 계정에 저장하거나 엑셀·워드 파일로 받으려면 무료 계정이 필요합니다.
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계열사 간 비용 정산 청구서 양식 작성 전에 읽어 볼 글은 청구서 작성법: 10가지 항목과 계산 예시, 청구서 번호 매기는 법: 연도·일련번호 예시와 정정 기록입니다. 세금 줄 계산에는 이 도구를 쓰세요: VAT·GST 계산기.