제안요청서

제안요청서(RFP)는 발주하는 쪽이 여러 공급사에 보내, 문제를 어떻게 풀고 비용은 얼마인지 제안해 달라고 요청하는 문서입니다. 시스템 구축, 웹사이트 제작, 컨설팅, 시설 관리, 물류 계약처럼 정가가 없어 공급사마다 방식과 가격이 달라지는 일을 맡길 때 씁니다. 제안요청서가 잘 짜여 있으면 공급사들이 같은 질문에 같은 순서로 답하므로, 영업 화술이 아니라 내용으로 제안을 비교할 수 있습니다.

이 서식은 요청 전체를 두세 쪽에 담습니다. 발주처와 문의 담당자, 추진 배경과 목적, 사업 범위, 우선순위를 붙인 요구 사항 표(제안사가 답을 적는 칸 포함), 제안서에 포함할 내용, 배점 합계를 자동으로 계산하는 평가 기준, 일정, 제출 방법, 유의 사항으로 이어지고, 이 문서가 계약의 청약이 아니라는 문장으로 마칩니다.

• 정가가 없어 공급사마다 가격과 방식이 달라지는 일(시스템 구축, 웹사이트, 용역, 공사)을 발주할 때
• 세 곳 이상의 제안을 같은 기준으로 공정하게 비교하고 싶을 때
• 왜 그 업체를 골랐는지 상사나 이사회, 감사에 설명할 근거를 남겨야 할 때
• 예산과 마감만 정해져 있고, 그 안에서 무엇이 가능한지 공급사의 의견을 듣고 싶을 때

1. 발주처와 문의 담당자를 확인합니다. 저장해 둔 회사·개인 정보로 자동 입력됩니다.
2. 추진 배경과 목적을 몇 문장으로 적고, 사업 범위(포함 사항과 필요하면 제외 사항)를 적습니다.
3. 요구 사항을 한 줄에 하나씩 적고 필수·권장·선택 중 우선순위를 고릅니다.
4. 제안서에 포함할 내용을 체크하고, 평가 항목과 배점을 입력해 합계가 100이 되게 맞춥니다.
5. 질의 마감, 제출 마감, 발표, 결과 통보 날짜를 정합니다. 제안 유효 기한은 자동으로 계산됩니다.
6. 미리보기를 확인한 뒤 인쇄하거나 PDF·Word로 저장합니다. 제안사가 요구 사항 표에 답할 수 있도록 Word 파일로 보내는 것도 좋습니다.

• 배점 합계가 95점이나 120점이어서 나중에 점수를 설명하기 어려워지는 경우. 평가 표 옆의 합계로 바로 확인할 수 있습니다.
• 필요를 적지 않고 "특정 제품을 사용할 것"처럼 해법을 못 박아 경쟁 범위를 이유 없이 좁히는 경우
• 모든 요구 사항을 필수로 표시해 우선순위 칸이 아무 정보도 주지 못하게 하는 경우
• 제출 마감 시각과 제출 방법을 분명히 적지 않아 늦은 제출이나 분실이 생기는 경우
• 제안사마다 다른 버전을 보내거나, 한 곳의 질문에만 답하고 나머지에는 알리지 않는 경우

1. 입력
2. 미리보기 확인
3. PDF, Word, Excel로 저장

필요한 나라를 고르세요. 각 서식은 그 나라에서 흔히 쓰는 문구와 형식을 따릅니다. “현지 전문가 확인 권장”이 붙은 서식은 쓰기 전에 현지 규정을 아는 사람이 읽어 보아야 합니다.

• 국제 공통 (XX): 작성 언어: 영어, 한국어, 일본어, 독일어
• 대한민국 (KR): 작성 언어: 한국어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 일본 (JP): 작성 언어: 일본어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 독일 (DE): 작성 언어: 독일어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장