ホテルの法人向け売掛残高明細書テンプレート

進め方の例

1. 期間中の書類を集める

   例：「フォリオ88214：営業部 3泊」をはじめ、期間中にこの取引先と交わした請求書、領収書、クレジットノートを古い順に記載します。

2. 残高の確認

   「フォリオ88309：会議参加者 2泊」を含む各行のあとの残高が、この取引先に関する自社の帳簿と一致しているか確認します。

3. 送付とフォロー

   未払残高と支払条件を記載して明細書を送り、支払期日を過ぎた請求書はフォローします。

記載する項目

納品物と作業項目

フォリオ88214：営業部 3泊, フォリオ88251：会議室と昼食, フォリオ88214の入金, フォリオ88309：会議参加者 2泊：請求書、入金、クレジットを日付順に、書類番号とともに記載します。

フォリオ88214：営業部 3泊

フォリオ番号、予約時の宿泊者名、到着日と出発日を書きます。出張担当者はこの三つで照合します。

フォリオ88251：会議室と昼食

会議は参加者ではなく行事名と日付を書きます。費用は主催部署が負担します。

フォリオ88214の入金

会社は承認されたものからフォリオごとに支払うことが多いので、入金は精算したフォリオに対応させて書きます。

フォリオ88309：会議参加者 2泊

今週終わった宿泊は明細書に載せられますが、支払条件が定める日までは期日前です。

対象期間と前期繰越

明細書の作成日と対象期間を記載し、前回の明細書の残高を前期繰越として引き継ぎます。

請求額と入金

請求書は請求額に、入金とクレジットノートは入金・クレジットに、それぞれの書類に記載された金額のまま記入します。「保存した書類から追加」を使うと、この取引先の保存済みの書類から金額を取り込めます。

具体的に確認する範囲

法人の勘定に振り替えたフォリオごとに番号、宿泊者や行事、日付を書き、会社が使う注文番号や予約番号があればあわせて書きます。

送付前の確認事項

• 「フォリオ88214：営業部 3泊」に、元の書類の番号と金額を記載していますか。
• 「フォリオ88251：会議室と昼食」に関する入金は、入金日にすべて記録しましたか。
• 取引先の帳簿でも「フォリオ88214の入金」を同じ金額で見つけられますか。