法人車両の給油残高明細書テンプレート

進め方の例

1. 期間中の書類を集める

   例：「軽油（車両1〜4号）：612リットル」をはじめ、期間中にこの取引先と交わした請求書、領収書、クレジットノートを古い順に記載します。

2. 残高の確認

   「洗車6回」を含む各行のあとの残高が、この取引先に関する自社の帳簿と一致しているか確認します。

3. 送付とフォロー

   未払残高と支払条件を記載して明細書を送り、支払期日を過ぎた請求書はフォローします。

記載する項目

納品物と作業項目

軽油（車両1〜4号）：612リットル, 尿素水：60リットル, 入金（口座振替）, 軽油（車両1〜4号）：548リットル, 洗車6回：請求書、入金、クレジットを日付順に、書類番号とともに記載します。

軽油（車両1〜4号）：612リットル

期間中のリットル数と平均のリットル単価を書きます。車両管理者は給油機で見た価格と比べます。

尿素水：60リットル

尿素水は価格が別の商品なので、燃料の行に混ぜません。

入金（口座振替）

口座振替は引き落とされた日付と、それが精算した期間とともに記録します。

軽油（車両1〜4号）：548リットル

引落日の後の給油は翌月の残高の始まりです。まだ期日前であることを示します。

洗車6回

洗車などのサービスは会社の給油カードの規程で認められていないことが多いので、お客様が確かめられるよう別に書きます。

対象期間と前期繰越

明細書の作成日と対象期間を記載し、前回の明細書の残高を前期繰越として引き継ぎます。

請求額と入金

請求書は請求額に、入金とクレジットノートは入金・クレジットに、それぞれの書類に記載された金額のまま記入します。「保存した書類から追加」を使うと、この取引先の保存済みの書類から金額を取り込めます。

具体的に確認する範囲

燃料は期間ごと、カードや勘定に登録された車両ごとにまとめ、リットル数とリットル単価を書き、洗車などほかのサービスは別の行にします。

送付前の確認事項

• 「軽油（車両1〜4号）：612リットル」に、元の書類の番号と金額を記載していますか。
• 「尿素水：60リットル」に関する入金は、入金日にすべて記録しましたか。
• 取引先の帳簿でも「入金（口座振替）」を同じ金額で見つけられますか。