年間契約・分納の発注書テンプレート

進め方の例

1. 見積書との照合

   例：仕入先の見積書から「乾燥ナラ板材 27mm：契約数量（m³）」を取り、数量、単価、仕様をそのまま写します。

2. 承認と送付

   「引取までの仕入先ヤード保管（月単位）」を含む全明細の納品日と納品先を確認し、承認者欄に署名して発注書を送付します。

3. 受け入れと照合

   品物が届いたら発注書と照合し、支払い前に仕入先の請求書を発注番号と突き合わせます。

記載する項目

納品物と作業項目

乾燥ナラ板材 27mm：契約数量（m³）, 乾燥ブナ板材 32mm：契約数量（m³）, 木工所の木取り表に合わせた切断（引取1回あたり）, 引取までの仕入先ヤード保管（月単位）：仕入先の見積どおりに、各明細の数量、単位、合意した単価を記載します。

乾燥ナラ板材 27mm：契約数量（m³）

期間全体の契約数量を書き、四半期ごとの配分の見込みを備考に添えます。仕入先はその配分を見て乾燥の予定を組みます。

乾燥ブナ板材 32mm：契約数量（m³）

樹種が違えば最低発注量も納期も違うことがあります。「広葉樹」とひとまとめにせず、樹種ごとに契約数量を分けて書きます。

木工所の木取り表に合わせた切断（引取1回あたり）

引取りの回数に手数料を掛けたものがこの行です。見込みの回数を書いておけば、予定より多く指示した分も同じ料金で扱えます。

引取までの仕入先ヤード保管（月単位）

無料の保管が1年間続くことはまれです。含まれる月数とその後の月額を書いておくと、使わない木材の保管料が知らないうちに積み上がることを防げます。

仕入先と見積書

仕入先の名称と、この発注で受け入れる見積書の番号を記載し、各価格がどの見積りによるものか分かるようにします。

納品の条件

納品日、納品先の住所、配送方法、品物を受け取る担当者を記載します。

具体的に確認する範囲

約束する総数量または総額、対象期間、単価を維持する期間、1回の引取指示で求められる最小量と最大量を書きます。

送付前の確認事項

• 「乾燥ナラ板材 27mm：契約数量（m³）」の仕様・数量・単価は仕入先の見積と一致していますか。
• 「乾燥ブナ板材 32mm：契約数量（m³）」の納期と受取担当者は決まっていますか。
• 「木工所の木取り表に合わせた切断（引取1回あたり）」の支出は予算の責任者が承認していますか。