イベント音響・映像機材レンタルの発注書テンプレート

進め方の例

1. 見積書との照合

   例：仕入先の見積書から「スタンド付きパワードスピーカー ペア（2日間）」を取り、数量、単価、仕様をそのまま写します。

2. 承認と送付

   「現場の音響・映像スタッフ（1時間あたり）」を含む全明細の納品日と納品先を確認し、承認者欄に署名して発注書を送付します。

3. 受け入れと照合

   品物が届いたら発注書と照合し、支払い前に仕入先の請求書を発注番号と突き合わせます。

記載する項目

納品物と作業項目

スタンド付きパワードスピーカー ペア（2日間）, ワイヤレスハンドマイク 4本セット（2日間）, 5,000ルーメンのプロジェクターと3mスクリーン（2日間）, 現場の音響・映像スタッフ（1時間あたり）：仕入先の見積どおりに、各明細の数量、単位、合意した単価を記載します。

スタンド付きパワードスピーカー ペア（2日間）

会場の広さと参加人数を伝えてレンタル会社にスピーカーの規模を決めてもらい、スタンド、ケーブル、ミキサーが日額に含まれるかを尋ねます。

ワイヤレスハンドマイク 4本セット（2日間）

納品のたびに新しい電池と予備の一組を頼みます。スピーチの途中で電池が切れるハンドマイクは、聴衆の記憶に残る失敗です。

5,000ルーメンのプロジェクターと3mスクリーン（2日間）

会場の照明とスクリーンの大きさに合う明るさ（ルーメン）を選び、打ち合わせでノートパソコンの出力端子の種類を伝えて、合うアダプターを用意してもらいます。

現場の音響・映像スタッフ（1時間あたり）

最低拘束時間、設営とサウンドチェックの開始時刻、時間外の料金を書きます。時間の大半は開場の前に使われます。

仕入先と見積書

仕入先の名称と、この発注で受け入れる見積書の番号を記載し、各価格がどの見積りによるものか分かるようにします。

納品の条件

納品日、納品先の住所、配送方法、品物を受け取る担当者を記載します。

具体的に確認する範囲

納品から回収までのレンタル期間、会場と搬入時刻、使える電源、機材が手元にある間の紛失・破損の責任を誰が負うかを書きます。

送付前の確認事項

• 「スタンド付きパワードスピーカー ペア（2日間）」の仕様・数量・単価は仕入先の見積と一致していますか。
• 「ワイヤレスハンドマイク 4本セット（2日間）」の納期と受取担当者は決まっていますか。
• 「5,000ルーメンのプロジェクターと3mスクリーン（2日間）」の支出は予算の責任者が承認していますか。