機材レンタルの取引残高明細書テンプレート

進め方の例

1. 期間中の書類を集める

   例：「レンタル請求書H-2210：移動式足場2週間」をはじめ、期間中にこの取引先と交わした請求書、領収書、クレジットノートを古い順に記載します。

2. 残高の確認

   「H-2210の入金」を含む各行のあとの残高が、この取引先に関する自社の帳簿と一致しているか確認します。

3. 送付とフォロー

   未払残高と支払条件を記載して明細書を送り、支払期日を過ぎた請求書はフォローします。

記載する項目

納品物と作業項目

レンタル請求書H-2210：移動式足場2週間, レンタル請求書H-2231：ミニショベル5日間, 破損費：曲がった足場の筋交い, H-2210の入金：請求書、入金、クレジットを日付順に、書類番号とともに記載します。

レンタル請求書H-2210：移動式足場2週間

レンタル契約番号と機材を運んだ現場を書きます。掛け取引の顧客は複数の現場を同時に動かしていることが多いためです。

レンタル請求書H-2231：ミニショベル5日間

金額が小さくても、別に請求した短期のレンタルは独自の行を保ちます。

破損費：曲がった足場の筋交い

破損費には返却時の点検番号と写真の記録が必要です。ないとたいてい争いになります。

H-2210の入金

お客様の送金通知のとおり、各入金をそれが精算したレンタル請求書と照合します。

対象期間と前期繰越

明細書の作成日と対象期間を記載し、前回の明細書の残高を前期繰越として引き継ぎます。

請求額と入金

請求書は請求額に、入金とクレジットノートは入金・クレジットに、それぞれの書類に記載された金額のまま記入します。「保存した書類から追加」を使うと、この取引先の保存済みの書類から金額を取り込めます。

具体的に確認する範囲

レンタル請求書ごとに契約番号と返却日を書き、破損や清掃の費用は点検番号とともに別の行にし、入金を請求書と照合します。

送付前の確認事項

• 「レンタル請求書H-2210：移動式足場2週間」に、元の書類の番号と金額を記載していますか。
• 「レンタル請求書H-2231：ミニショベル5日間」に関する入金は、入金日にすべて記録しましたか。
• 取引先の帳簿でも「破損費：曲がった足場の筋交い」を同じ金額で見つけられますか。