プロジェクト進捗報告書
領域ごとの状況を文字と図形で示し、マイルストーン別の進捗と全体の進捗率、コストの状況、実施内容と予定、課題、必要な判断をまとめた進捗報告書です。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通
テンプレートであり、助言ではありません。
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どんな書式か
プロジェクト進捗報告書は、プロジェクトに出資している人や、プロジェクトに依存している人に、現在の位置を伝える文書です。うまくいっていること、そうでないこと、実施したこと、次にやること、そして読み手に求めることを書きます。短く、定期的で、正直であることに価値があります。読み手が1分で、自分に何か対応が必要かどうかを判断できるようにします。
この書式は、領域（スコープ、スケジュール、コスト、品質、リスク）ごとに状況と傾向を、文字と図形（丸・三角・四角）で示します。そのため、白黒印刷や色の区別がつきにくい読み手にも読めます。全体の状況は、自分で選ばない限り、各領域で最も悪いものになります。マイルストーンごとに計画日・見込日・進捗率を入力すると、遅れの日数、全体の進捗率、計画との差が計算されます。コストの状況、実施内容と今後の予定、課題・リスクの表、必要な判断で1枚が完成します。版は国際共通の1つです。一般的な書式であり、法務・会計上の助言ではありません。
使う場面
- スポンサー、運営委員会、お客様に、毎週・隔週・毎月報告するとき
- ゲートレビューやマイルストーン会議で、プロジェクトの現状を1枚で示す必要があるとき
- プロジェクトマネージャーが交代し、新任者が現状を把握する必要があるとき
- 読み手が前回の期間と比べられるよう、形式を固定したいとき
書き方
- プロジェクト、報告期間、作成日を入力します。作成者は保存済みの情報から入ります。
- まず1〜2文の要約を書き、領域ごとに状況と傾向を選んで、短い理由を添えます。
- マイルストーンごとに見込日と進捗率を更新します。未着手のものは0を入力します。
- 報告期間の終わりの計画進捗率を入力すると、計画との差と最大の遅れが自動で表示されます。
- コストの状況、実施内容と今後の予定を書き、課題・リスク・判断事項を担当者と期限つきで挙げます。
- 印刷するか、WordやExcelのファイルで保存して送付します。
よくある間違い
- すべて緑で報告していて、突然赤になること。早めに黄を示すことが、この報告書の価値です。
- 理由のない状況表示。「黄」だけでは読み手に何も伝わりません。理由を1行添えます。
- 全体の進捗率を正確な値だと考えること。マイルストーンの単純平均なので、小さなものの中に非常に大きなものが1つあると、実際より良く見えることがあります。
- 必要な判断を書き落とすこと。読み手が動かない限り進まないことは、何を、誰が、いつまでにかを書きます。
- 計画日をこっそり書き換えること。計画日はそのままにして見込日だけを変えると、遅れが見えるままになります。
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- レッジャー
- バナー
- エグゼクティブ
- クラシック
- モダン
- 公文書
- ミニマル
- サイドバンド
- コンパクト
- 枠付き書式
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- 進捗報告書はどのくらいの頻度で送るべきですか。
- 判断によって結果がまだ変えられる頻度に合わせます。動きの速いプロジェクトは毎週、ゆっくりしたものは隔週か毎月が目安です。読み手が期間を一目で比べられるよう、毎回同じ形式を使ってください。
- 全体の状況はどのように決まりますか。
- 初期設定では、各領域で最も悪い状況になります。判断が異なる場合は、全体の状況の項目で自分で選んでください。選んだ値が自動の値に代わります。
- 全体の進捗率はどう計算されますか。
- 進捗率が入力されたマイルストーンの単純平均です。何も入力していないマイルストーンは除かれるため、未着手のものは0を入力してください。マイルストーンの規模が大きく異なる場合は、要約にその旨を書いてください。
- 遅れと最大の遅れとは何ですか。
- マイルストーンの遅れは、見込日から計画日を引いた日数です。正の数なら遅れ、負の数なら前倒しです。最大の遅れは、その中で最も大きい値です。
- 状況を色で示す必要がありますか。
- いいえ。状況は文字と図形で書かれるので、色には依存しません。組織で色付きのセルを使いたい場合は、Wordのファイルで追加できます。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 1か国の書式があります：国際共通。デザインは12種類。
書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。