Patientenkontoauszug Vorlage
Patientenkontoauszug als Vorlage für Praxen: Termine nach Referenz, Zahlungen von Versicherung und Patient sowie der noch offene Eigenanteil.
Vorlagen nach Branche
- Behandlungstermin, Ref. V-2231
- Zahlung der Versicherung, Antrag C-5530
- Zahlung des Patienten per Karte
- Folgetermin, Ref. V-2290
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Behandlungstermin, Ref. V-2231“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Folgetermin, Ref. V-2290“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Wenn eine Privatpraxis, eine Physiotherapie oder eine Zahnarztpraxis den Termin zuerst berechnet und die Versicherung später einen Teil zahlt, weiß der Patient oft nicht, was noch an ihm hängt. Ein Patientenkontoauszug klärt das: jeder Termin als Belastung, die Zahlungen von Versicherung und Patient als Gutschrift und der verbleibende Eigenanteil. Termine stehen nur mit Datum und Referenz darin, denn ein Auszug, der per Post oder E-Mail reist, sollte keine medizinischen Angaben enthalten.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Behandlungstermin, Ref. V-2231, Zahlung der Versicherung, Antrag C-5530, Zahlung des Patienten per Karte, Folgetermin, Ref. V-2290: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Behandlungstermin, Ref. V-2231
- Bezeichnen Sie den Termin nur mit Datum und Referenz; die Einzelheiten der Behandlung stehen auf der Rechnung, die der Patient schon hat.
- Zahlung der Versicherung, Antrag C-5530
- Erfassen Sie die Zahlung der Versicherung mit Antragsnummer, damit der Patient sie mit dem Schreiben der Versicherung abgleichen kann.
- Zahlung des Patienten per Karte
- Zeigen Sie die Zahlung des Patienten mit Datum und Zahlungsart getrennt von der Versicherungszahlung.
- Folgetermin, Ref. V-2290
- Ein nach der letzten Zahlung berechneter Folgetermin eröffnet den nächsten offenen Betrag; nennen Sie die Fälligkeit.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Bezeichnen Sie jeden Termin mit Datum und Referenz statt mit Diagnose, zeigen Sie, was die Versicherung und was der Patient gezahlt hat, und nennen Sie den offenen Eigenanteil.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Behandlungstermin, Ref. V-2231“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Zahlung der Versicherung, Antrag C-5530“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Zahlung des Patienten per Karte“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Folgetermin, Ref. V-2290“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Buchungen unten sind erfunden und zeigen, wie der Saldo läuft: 4 Buchungen in Euro über einen Zeitraum von 45 Tagen.
- 45 Tage vor dem Stichtag: Behandlungstermin, Ref. V-2231, belastet 240,00 €; Saldo 240,00 €
- 30 Tage vor dem Stichtag: Zahlung der Versicherung, Antrag C-5530, gezahlt 168,00 €; Saldo 72,00 €
- 28 Tage vor dem Stichtag: Zahlung des Patienten per Karte, gezahlt 72,00 €; Saldo 0,00 €
- 10 Tage vor dem Stichtag: Folgetermin, Ref. V-2290, belastet 95,00 €; Saldo 95,00 €
Offener Saldo am Ende des Zeitraums: 95,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Welche Patientendaten darf der Auszug zeigen?
Nur was die Abrechnung braucht: Name, Anschrift, Termindaten, Referenzen und Beträge. Gesundheitsdaten sind in den meisten Ländern besonders geschützt; prüfen Sie die Datenschutzregeln für Ihre Praxis, bevor Sie mehr aufnehmen.
Die Versicherung hat weniger gezahlt als erwartet. Wer zahlt den Rest?
Das hängt vom Vertrag des Patienten und von Vereinbarungen Ihrer Praxis mit der Versicherung ab. Zeigen Sie die Versicherungszahlung wie eingegangen und den offenen Eigenanteil; erklären Sie die Differenz nur so weit, wie es das Schreiben der Versicherung tut.
Wie wird der Saldo auf diesem Beleg berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter. Im Rechenbeispiel oben enden die Buchungen bei einem Saldo von 95,00 €.
Was unterscheidet einen Kontoauszug von einer Rechnung?
Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen einzelnen Verkauf. Ein Kontoauszug listet Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften über einen Zeitraum auf und zeigt, was noch offen ist; er ersetzt die Rechnungen nicht.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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Lesen Sie zu „Patientenkontoauszug Vorlage“ auch: Offene Rechnung: Erinnerung, Teilzahlung, Kontoauszug und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Wenn ein Konto überfällig ist, ist der nächste Schritt: Vorlage für Zahlungserinnerungen.